Lettre de refus de candidature

Word
1
page
Certifié par nos
experts juridiques

Description courte :

Quand le processus de recrutement arrive à son terme, la lettre de refus de candidature signifie au candidat qu'il n'a pas été retenu pour le poste à pourvoir. Ce modèle de lettre personnalisable et pré rempli vous facilitera la rédaction de ce refus.

L'équipe juridique Comod

Ce document a été rédigé, puis est maintenu à jour par :
L'équipe juridique Comod

2,28 €
Comment ça marche ?
Trouver Trouver le document dans notre base
Remplir Télécharger et remplir le document
Envoyer Importer votre document sur Comod
Signer Envoyer votre document à signer via comod

À l'issue du processus de recrutement, le responsable des ressources humaines (RRH) sélectionne le futur collaborateur et doit prendre le temps de faire les retours négatifs aux autres candidats. La lettre de refus de candidature lui permet d'annoncer sa décision ; à l'ère du tout digital où l'expérience candidat est au cœur du recrutement, ce courrier au contenu négatif doit refléter respect et bienveillance envers le candidat.

Pourquoi ne pas signifier son refus par téléphone ?

Il est recommandé de signifier un refus de candidature par écrit plutôt que par téléphone afin de garder une trace écrite de cette décision qui devra être argumentée, même si l'appel téléphonique peut sembler davantage humain. Effectivement, les motivations du refus réduisent les risques de litiges, notamment la discrimination à l'embauche.

Peut-on envoyer sa lettre de refus par mail ?

La lettre de refus peut s'envoyer par mail, c'est d'ailleurs la solution privilégiée de la quasi-majorité des RRH ; elle peut s'envoyer aussi par voie postale. La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) n'est pas nécessaire.

Les différents types de lettre de refus

On distingue trois types de lettre de refus de candidature :

  • En réponse à une candidature spontanée
  • En réponse à une offre d'emploi, mais la candidature ne débouchera pas sur un premier entretien
  • Après une étape du processus de recrutement ou à la fin

Le seul point commun de ces trois lettres repose sur une réponse négative. Il convient à chaque fois de remercier, d'argumenter et de personnaliser. La lettre doit être bienveillante et respectueuse dans le cadre d'un échange cordial avec le correspondant, même s'il s'agit d'une lettre sans réponse attendue.

Sa rédaction est d'autant plus importante dans le cadre d'une candidature spontanée où le profil de candidat correspond parfaitement à l'entreprise, mais qu'aucun poste n'est à pourvoir. L'enjeu est d'entretenir sa marque employeur et valoriser l'expérience candidat, afin de le recruter facilement si un poste venait à se libérer suite à une démission, un licenciement ou un congé longue maladie. Il convient à cet effet de préserver l'image d'une entreprise ouverte au recrutement, car le candidat recalé pourtant qualifié peut s'avérer être précieux dans un contexte ultérieur de besoin de personnel.

Exemple de type de courrier de refus d'une demande de candidature spontanée ou non à télécharger

Nous proposons un modèle type de courrier ou email de refus pour vous aider à adapter et à personnaliser votre lettre de refus à une candidature.

Pourquoi annoncer au candidat qu'il n'est pas retenu ?

  • Pour ne pas le blesser

Annoncer à un candidat qu'il ne convient pas au poste prévu n'est pas agréable ; si la lettre ou l'email de refus est mal formulée et sans âme, elle risque de le blesser et le freiner dans ses démarches futures pour postuler à un emploi. Il convient de préserver le caractère cordial de l'échange initialement abordé par le candidat.

  • Pour améliorer la notoriété de l'entreprise et l'expérience candidat

L'expérience candidat, l'image de marque de l'entreprise ainsi que le prestige du profil recherché n'en seront que renforcées ; le candidat n'hésitera pas à partager son ressenti sur ses médias sociaux et envisagera de présenter sa candidature une nouvelle fois pour un autre poste dans cette société. Le ressenti d'un candidat suite à la réception de la lettre de refus peut alors s'avérer être très bénéfique pour la sauvegarde de l'image de l'entreprise ; il possèdera un impact certain si ce même ressenti est partagé par les autres candidats ayant vécu l'expérience.

Comment annoncer au candidat qu'il n'est pas retenu ?

  • Remercier

Remerciez sans utiliser de formule standard. Démarquez-vous et montrez votre gratitude au candidat qui s'est investi pour rejoindre votre entreprise. Le candidat a suscité un vif intérêt pour l'intégration de votre entreprise, il convient en contrepartie de lui rendre la pareille en évitant toute formule expéditive.

  • Rester sincère

Le critère de l'honnêteté est primordial dans l'étaiement des arguments justifiant le refus d'une candidature. Expliquer au candidat qu'il est surqualifié pour le poste à pourvoir peut être pris pour un manque de respect à son égard, sauf si vous le pensez vraiment ; sinon, usez de tact en mentionnant par exemple que vous avez recruté une personne avec plus d'expérience pour les tâches à effectuer ; soyez transparent et détaillez une de ces tâches en mettant en avant les compétences requises qui lui font partiellement défaut.

  • Humaniser le refus

La lettre doit s'adapter et rendre le refus personnel, selon la phase du recrutement jusqu'à laquelle le candidat est arrivé. Adressez-vous à lui personnellement en l'appelant par son nom et signez la lettre de votre nom ; dans tous les cas, veillez à humaniser la lettre de refus.

Un refus bien argumenté présente plusieurs avantages :

  • Améliorer l'expérience candidat et l'image de marque de l'entreprise

D'un point de vue juridique, il n'y a aucune obligation de justifier un refus de candidature ; cependant, le fait d'expliquer vos motivations au candidat et son incompatibilité avec le profil souhaité améliore la marque employeur et clôture l'expérience candidat sur une bonne impression. Ne pas se justifier invite par ailleurs le candidat refusé mal intentionné de porter préjudice à la réputation de l'entreprise, il est préférable d'éviter d'instaurer une forme de mépris vis à vis du candidat.

  • Se protéger contre les litiges en rapport avec des discriminations à l'embauche

Justifier son refus de candidature constitue un acte de prévention contre d'éventuels litiges ultérieurs, notamment si le candidat pense qu'il a été victime d'une discrimination à l'embauche. La lettre offre l'opportunité d'étayer ses propos et d'éviter toute confrontation imprévue avec le candidat si celui ci souhaite se renseigner sur les motifs de refus de sa candidature. Le Code du travail précise qu'un refus à l'embauche ne peut se fonder sur certains critères d'origine, d'opinions politiques, de religion, d'âge, etc. Le non-respect de ces articles de loi constitue une faute et conduit à de lourdes sanctions.