Lettre de demande de remboursement des frais de transport

Qu’est-ce qu’une lettre de demande de remboursement des frais de transport ?

Que dit l'article L.3261-2 du code du travail ?

L'article L.3261-2 du Code du travail évoque le remboursement des frais de transport en affirmant que : " L'employeur prend en charge, dans une proportion et des conditions déterminées par voie réglementaire, le prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. "

Quel est le montant de l'indemnité de transport ?

La prise en charge des frais de transports par l’employeur s’élève à 50% du montant de l’abonnement de transport en commun utilisé par le salarié pour venir jusqu’à son lieu de travail et cela pour 610 euros. Cette prise en charge peut aussi être sur le forfait mobilités durables et ce à hauteur de 330 euros dont 80 euros de prime carburant.

Cette prise en charge est totalement exonérée de cotisations sociales pour les impôts sur le revenu.

Comment faire une demande de remboursement de frais de transport ?

Afin de demander à votre employeur de vous rembourser vos frais de transport, il vous faut envoyer une lettre afin d'exposer les raisons de votre demande. Cela vous permet aussi de signaler à votre employeur les transports empruntés et les montants que vous avez versés pour. Cela vous permettra de faciliter et d'accélérer la procédure de prise en charge des frais de transport.

Que concerne le remboursement des frais de transport ?

Quels transports sont concernés par ce remboursement ?

Les transports concernés sont les services de transports publics tels que :

• Métro
• Bus
• Tramway
• Train
• Location de vélo

Qui est concerné par le remboursement des frais de transport ?

Tous les salariés quels que soient leurs qualifications ou leur type de contrat. Le salarié bénéficiaire peut être un cadre en temps partiel, un employé en temps plein, un apprenti, un stagiaire, etc.

Rappel : Le remboursement des frais de transport est aussi possible pour ceux utilisant d'autres moyens tel que le covoiturage ou une voiture personnelle dans le cas où cela est prévu par la convention collective applicable.

Quels titres de transports sont concernés par le remboursement des frais de transport ?

Le remboursement des frais de transport s'effectue sur les abonnements de transport en commun. Cet abonnement peut être mensuel ou annuel.

Il n'est, cependant, pas possible de demander une prise en charge des frais de transport sur des billets de voyage unique.

Quelles sont les obligations de l’employeur quant aux frais de transport ?

Est-ce que l'employeur est obligé de rembourser les frais de transport/de déplacement ?

La prise en charge des frais de transports engagés par le salarié pour se déplacer jusqu’au lieu de travail est obligatoire.

Comment savoir quand l'employeur prévoit la prise en charge des frais de transport ?

L’employeur doit effectuer ce remboursement des frais de transport mensuellement (même lorsqu'il s'agit d'un abonnement annuel), il doit impérativement intervenir au plus tard à la fin du mois suivant celui de l’achat du titre de transport.

La seule formalité demandée au salarié est de présente un justificatif de paiement du titre de transport.

Qu’est-ce qu’une prime de transport ?

La prime de transport est une prime qui rembourse les dépenses du salarié liées à ses déplacements. Cela peut inclure les frais de transport, d’hébergement, d'alimentation, etc.

Le calcul de cette prime peut se faire sur les frais réels engagés par le salarié ou sur la base d’un barème fixé préalablement par l’employeur.

Le remboursement des frais de transport est-il mentionné sur la fiche de paie ?

Oui, il est même obligatoire que les remboursements des frais de transports soient mentionnés sur la fiche de paie. Une absence de mention peut être passible d’une sanction pénale pour l'employeur.

Comment envoyer une lettre de demande de remboursement de frais de transport ?

Comment se présente une lettre de demande de remboursement de frais de transport ?

Afin de bien présenter votre lettre de demande de remboursement, n’oubliez pas :

• L’entête avec vos informations : nom, prénom, adresse, etc.
• L’entête avec les informations de votre employeur : dénomination sociale, numéro siret/siren, etc. de l’entreprise
• La mention de l’objet de votre lettre et du type d’envoi choisi
• Votre demande formulée de façon claire et efficace tout en restant poli
• Votre signature

Quels documents justificatifs pour le remboursement des frais de transport ?

Pour que votre demande de remboursement de frais de transport soit correctement prise en compte par votre employeur et puisse aboutir, il vous faut l’accompagner d’un justificatif de paiement de l’abonnement de transport que vous souhaitez vous faire rembourser.

Comment utiliser notre exemple/modèle de lettre de demande de remboursement de frais de transport ?

Nous proposons un modèle de lettre de demande de remboursement de frais de transport téléchargeable et modifiable au format Word. Celui-ci est accompagné d’annotations et de commentaires afin de vous accompagner dans la rédaction d’une lettre qui correspond au mieux à votre situation.