Modèle de convocation des actionnaires (2ème AGE)

Qu'est-ce qu'une convocation des actionnaires ?

Quelle que soit la forme des différentes sociétés, l'AGE (l'Assemblée Générale Extraordinaire) est en principe compétente pour toutes les décisions entraînant principalement une modification des statuts. Même si la tenue d'un registre ou d'une feuille de présence n'est pas obligatoire dans toutes les situations, la signature d'une feuille de présence est toutefois conseillée afin de faciliter la preuve de la régularité des délibérations. Elle est cependant obligatoire si les statuts ont fixé un quorum afin que l'assemblée puisse siéger par exemple.

En conséquence, la convocation des actionnaires est une procédure très importante puisque c'est cela qui permet de pouvoir réunir une assemblée et adopter des décisions très importantes relatives à la vie et au fonctionnement des sociétés. En effet, une AGE peut parfois être obligatoire pour une décision en particulier.

Aussi, l'assemblée ainsi constituée après la convocation se doit de délibérer sur tous les points figurant sur l'ordre du jour. Le président de séance ne peut pas écarter des débats certains points de l'ordre du jour ni lever la séance tant que l'ordre du jour n'est pas épuisé. Toute décision sur une question ne figurant pas à l'ordre du jour pourrait être annulée sauf pour des questions mineures, des incidents de séance ou des questions qui sont la conséquence directe des délibérations inscrites à l'ordre du jour.

Au terme de l'article R. 225-67 du Code de commerce, les modes de convocation prévus pour les SA et les SCA sont les suivants : l'avis de convocation doit être inséré dans un journal habilité à recevoir des annonces légales dans le département du siège social. Si les actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou si ces dernières ne revêtent pas la forme nominative, l'avis de convocation doit également être inséré au Bulletin des annonces légales obligatoires. Enfin, si toutes les actions de la société sont nominatives, les deux insertions prévues précédemment peuvent être remplacées par une convocation faite, aux frais de la société, par lettre simple ou recommandée adressée à chaque actionnaire.

A titre informatif, vous trouverez au sein du présent document proposé ici au téléchargement, un modèle de lettre de convocation des actionnaires à une deuxième AGE avec présence de l'ordre du jour et des formalités à la délibération.

Pourquoi réaliser une convocation des actionnaires à une deuxième assemblée générale extraordinaire ?

La réalisation d'une seconde convocation des actionnaires à une AGE (assemblée générale extraordinaire) apparaît lorsque notamment la réunion à une première assemblée générale extraordinaire n'a pas pu permettre de prendre une décision faute de quorum. Cela signifie donc que la majorité des voix requises n'a pas pu être obtenue.

Or, il est important que les décisions soient prises à une certaine majorité prédéfinie. C'est la raison pour laquelle il est important de recourir à une seconde convocation des actionnaires à une AGE.

Cette convocation doit être claire et précise et mentionner un certain nombre d'informations.

Comment se matérialise une convocation des actionnaires à une deuxième AGE ?

Une convocation des actionnaires à une deuxième AGE se matérialise par une lettre formelle. Cette lettre doit mentionner les raisons de la convocation mais aussi la date et le destinataire.

Elle doit également contenir avec précision l'ordre du jour détaillé mais aussi les modalités de procuration si cela est possible.

Ce type de lettre peut néanmoins être adapté et personnalisé en fonction de différents facteurs particuliers. Aussi, en téléchargeant le présent document présenté ici, vous aurez un modèle de base qui pourra vous être utile afin de rédiger avec simplicité une telle lettre de convocation.