Formulaire de vote par correspondance pour personne physique de société

Garantie

Ce document est garanti à jour 18-04-2024

Signature>

Signez votre document éléctroniquement

Microsoft word

Format Word
modifiable

Formulaire de vote par correspondance pour personne physique de société
Télécharger
L'équipe juridique Comod

Ce document a été rédigé, puis est maintenu à jour par :

L'équipe juridique Comod

Icone juriste

Élaboré par des juristes expérimentés

Document éditable

Personnalisable selon vos besoins

Garantie

Garanti à jour et facile à utiliser pour tous

Base de données

Accès illimité à notre base de documents

Logo Comod

Signature électronique avec effet légal

Photo support client

Support client à votre écoute

Le formulaire de vote par correspondance pour personne physique est un document essentiel pour les copropriétaires ou actionnaires ne pouvant assister à une assemblée générale. 

Pour utiliser ce formulaire, l'individu doit d'abord indiquer ses informations personnelles, dont son nom et son domicile. Le formulaire doit être rempli en incluant ses décisions de vote sur chaque question présentée à l'ordre du jour.

Le formulaire doit être envoyé à l'organisateur de l'assemblée générale au moins trois jours ouvrés avant la date de la réunion. Il est essentiel de respecter ce délai, car le vote ne sera compté que si le formulaire est reçu à temps.

Outre le vote sur les résolutions, le formulaire peut aussi inclure la désignation d'un mandataire si le votant souhaite déléguer son vote à une autre personne.

Enfin, bien que le vote par correspondance ne permette pas de participer aux débats de l'assemblée, il reste un moyen efficace de participer aux décisions importantes lorsqu'une présence physique n'est pas possible.

Qu’est-ce qu’un vote ?

L'intention de vote en assemblée générale de société (SARL, SAS, etc.)

Le vote est un droit de gouvernance d'entreprise en Assemblée Générale. Les actionnaires d’une société anonyme disposent de titres au sein de la société qui leur procure un droit de vote. L’importance d’une voix est déterminée en fonction du pourcentage d’actions dont dispose l’actionnaire.

Ainsi à l’occasion d’une assemblée générale, les actionnaires de la SA sont amenés à exercer leur droit de vote. Il arrive toutefois qu’un actionnaire, personne physique ou morale par le biais de son représentant, ou encore un copropriétaire ne soit pas en mesure d’être physiquement présent à la réunion, d'autres modes de vote sont alors prévus comme le vote par correspondance.

En quoi consiste le vote par correspondance ?

Le vote par correspondance à l'initiative d'une personne physique ou morale

L'Article 225-106 du Code de Commerce encadre spécifiquement le vote par correspondance dans le contexte des sociétés commerciales. Cet article dispose qu'un actionnaire peut se faire représenter par un autre actionnaire, par son conjoint ou par le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité. Ainsi, si un actionnaire ne peut être présent physiquement à l'assemblée générale, il peut exprimer son vote par correspondance.

Il convient de noter que pour toute procuration d'un actionnaire sans indication de mandataire, le président de l'assemblée générale émet un vote favorable à l'adoption des projets de résolution présentés ou agréés par le conseil d'administration ou le directoire, et un vote défavorable à l'adoption de tous les autres projets de résolution.

Le vote par correspondance est donc une option importante pour garantir le droit de vote de tous les actionnaires, indépendamment de leur capacité à assister aux réunions. C'est également une méthode pratique pour faciliter la participation des actionnaires, en particulier dans les grandes sociétés avec un grand nombre d'actionnaires. 

L'Article 225-106 du Code de Commerce fournit donc une base légale pour le vote par correspondance, offrant une alternative flexible et accessible pour l'exercice du droit de vote dans les sociétés commerciales.

Le vote par correspondance consiste en un vote à distance suite à une convocation pour l'AG. En effet, l’actionnaire qui n’est pas en mesure de se rendre à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut prendre connaissance du vote et y répondre par courrier postal ou électronique.

L’article L.225.107 alinéa 1er du Code du commerce dispose que chaque actionnaire a le droit de voter par correspondance. Le vote par correspondance est effectué via un formulaire, dont les mentions sont fixées par décret en Conseil d'État. Ce mode de vote ne peut être exclu par les statuts de la société. En effet, toute clause contraire dans les statuts est considérée comme non écrite. Cela renforce le droit de chaque actionnaire de participer aux décisions de la société, indépendamment de sa capacité à assister aux assemblées générales.

Il existe des préalables à respecter pour mettre en place un tel dispositif. La possibilité d’un vote par correspondance doit être prévue dans les statuts, suite à quoi l’actionnaire absent devra donner son accord.

Une fois ces conditions réunies, la société devra prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la réception des documents et informations nécessaires au vote ainsi que la protection du vote de l’actionnaire.

Tous les documents doivent être joints par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans l’hypothèse où le vote a été transmis par courriel électronique, un dispositif de cryptage devra être mis en place pour permettre l’authentification du vote et sa conservation.

Le vote par correspondance est-il comptabilisé ?

Une comptabilisation ordinaire à la date de l'AG

Le vote par correspondance est autant valable qu’un vote effectué physiquement par un actionnaire. Il est comptabilisé en fonction des actions que possède l’actionnaire. Il sera présenté à la date de la réunion et le vote par correspondance inscrit sur la feuille de présence dans une catégorie spécifique.

Lors d’un vote par correspondance, l'actionnaire vote mais ne délibère pas. Cela signifie qu’il ne pourra pas débattre avec les autres actionnaires présents au cours de l’assemblée générale en vue de prendre une décision sur chaque question inscrite à l'ordre du jour. Ce sera néanmoins le président de séance qui procédera au dépouillement des votes dont ceux effectués par correspondance.

Cela s’explique par le fait que l’actionnaire concerné n’est pas physiquement présent et n’a donc pas pu prendre connaissance des points sur lesquels il y a lieu de débattre après le vote. Cela ne modifie en rien la validité du vote effectué par correspondance.

Existe-t-il d’autres alternatives de vote ?

Oui, il existe d’autres alternatives de vote pour l’actionnaire ou l’associé qui ne peut physiquement prendre part à une assemblée générale et donc exercer son droit de vote. Il y a notamment l'alternative de la visioconférence voire de l'audioconférence lorsque l'associé ou le représentant d'une personne morale associée ne peut se déplacer au lieu de l'AG. Ce sera également le cas pour les réunions de copropriétaires où l'un a tout intérêt à exprimer son vote sans pouvoir être présent physiquement. Mais la seule alternative lorsque le principal intéressé n'est pas disponible où que la personne morale n'a aucun représentant à disposition reste le vote par correspondance.

En effet, l’actionnaire ou l’associé pourra télécharger le présent formulaire pour opter pour le vote par correspondance ou donner mandat à une autre personne pour le faire. Le vote par procuration ou par visioconférence est également possible.

Comment remplir le formulaire de vote par correspondance ?

Article 131 et 136 du Décret du 23 mars 1967

Les articles 131 et 136 du Décret du 23 mars 1967 établissent les règles relatives au vote par correspondance dans les sociétés commerciales. L'article 131-3 précise notamment les formes requises pour les signatures électroniques sur les formulaires de vote par correspondance. Quant à l'article 136, il traite des situations où le vote par correspondance est pris en compte. Il est à noter que ces dispositions s'inscrivent dans le cadre plus large du droit de vote des actionnaires et des copropriétaires, et visent à assurer l'équité et la transparence des processus de vote.

Points-clés

  • Vérification des statuts : Assurez-vous que les statuts de votre société ou copropriété permettent le vote par correspondance.
  • Remise du formulaire : Remettez le formulaire de vote à l'organisateur de l'assemblée générale au moins trois jours avant la réunion.
  • Sécurité des votes : Si le vote est transmis par courrier électronique, un dispositif de cryptage doit être mis en place pour authentifier le vote et en garantir la conservation.
  • Alternatives au vote en personne : Si vous ne pouvez pas assister physiquement à l'assemblée générale, envisagez d'autres options telles que le vote par procuration ou par visioconférence.
  • Comptabilisation des votes : Le vote par correspondance est comptabilisé de la même manière que le vote en personne, en fonction du nombre d'actions que possède l'actionnaire ou le copropriétaire.
  • Respect de l'ordre du jour : Répondez à chaque question soumise dans l'ordre du jour en utilisant le formulaire prévu à cet effet.

Modèle/Exemple de formulaire de vote par correspondance. 

Nous proposons un modèle/exemple de formulaire de vote par correspondance annoté, téléchargeable et modifiable afin de permettre aux parties non-juristes de rédiger un tel document avec confiance.

Le présent document s'établit sous la forme d'un modèle-type. Une fois le document téléchargé, il est possible de le modifier en :

  • Insérant les renseignements nécessaires au sein des zones réservées à cet effet ;
  • Intégrant des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du document.


×
Ce document est garanti à jour par notre équipe de juriste expérimentés
  • Ce modèle de document est garanti à jour le
    18avril2024
  • Élaboré et veillé par nos juristes expérimentés
  • Garantie satisfait ou remboursé
×
Signez tous vos documents avec la solution Comod
  • Ce modèle de document peut être accompagné de notre système de signature éléctronique
  • Signature électronique disponible pour tous vos documents
  • Gagnez du temps avec notre signature électronique à valeur légale
×
Modèle de document au format Word, facile à personnaliser
  • Modèle de document entièrement éditable sous Word (format de fichier .docx)
  • Copiez-collez les contenus sans limite
  • Des commentaires dans les documents vous aident pour la compréhension de certains documents complexes