Formulaire de vote par correspondance pour personne physique de société

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Désignation du titulaire des titres

Nom ou dénomination : (nom prénom) ou (forme juridique de la société)

Domicile ou siège social : (adresse) ou (ville)

Propriétaire (1)

Usufruitier(ère) (1)

Nu(e)-propriétaire (1)

De (nombre) actions de la société (nom),

Ainsi que l'atteste l'inscription de ces actions à son compte tenu par la Société.

Le titulaire des titres soussigné,

Après avoir pris connaissance du texte des résolutions proposées au vote de l'Assemblée Générale (nature) susvisée et de l'avis inséré à la fin du présent formulaire, émet le vote suivant pour chacune des dites résolutions.

Commentaire : Il conviendra d’adapter le nombre de résolutions selon le cas.

PREMIÈRE RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

DEUXIÈME RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

TROISIÈME RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

QUATRIÈME RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

CINQUIÈME RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

SIXIÈME RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

SEPTIÈME RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

HUITIÈME RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

NEUVIÈME RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

DIXIÈME RÉSOLUTION (1)

POUR

CONTRE

ABSTENTION

(1) Rayer les mentions inutiles

Fait à (ville), le (date).

Annexe – Dispositions légales et réglementaires

Pouvoir au président de l’Assemblée Générale

En application de l’article L. 225-106 du Code de Commerce (extrait) :

"Pour toute procuration d'un actionnaire sans indication de mandataire, le président de l’assemblée générale émet un vote favorable à l’adoption de projets de résolutions présentés ou agréés par le conseil d’administration ou le directoire, selon le cas, et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolution. Pour émettre tout autre vote, l’actionnaire doit faire choix d’un mandataire qui accepte de voter dans le sens indiqué par le mandant".

Vote par correspondance

En application des dispositions de l'article L. 225-107 du Code de commerce, l'actionnaire est informé que :

- Le présent formulaire de vote devra être reçu par la Société au moins trois jours avant la réunion de l'Assemblée ;

- Ce formulaire vaut pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour ;

- Toute abstention exprimée dans le présent formulaire ou résultant de l'absence d'indication ne sera pas considérée comme un vote exprimé à l'adoption de la résolution concernée ;

- L'indication de deux votes contradictoires au regard d'une même résolution vaudra un vote non exprimé à l'adoption de cette résolution ;

Conformément aux dispositions de l'article 131-3 alinéa 2 du Décret du 23 mars 1967, le formulaire reçu par la Société doit contenir les mentions suivantes :

- Le nom, prénom usuel et domicile de l'actionnaire ;

- Une mention constatant le respect de l'une des formalités prévues au premier alinéa de l'article 136 du Décret du 23 mars 1967, cette mention pouvant figurer sur un document annexé au formulaire ;

- La signature de l'actionnaire ou de son représentant légal ou judiciaire.

En aucun cas, l'actionnaire ne peut retourner à la Société à la fois la formule de procuration et le formulaire de vote par correspondance. En cas de retour des deux documents, la formule de procuration sera prise en considération sous réserve des votes exprimés dans le formulaire de vote par correspondance.

4 – Pouvoir à une personne dénommé

Article L.225-106 du Code de Commerce (extrait) :

“I - Un actionnaire peut se faire représenter par un autre actionnaire, par son conjoint ou par le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité.

Il peut en outre se faire représenter par toute autre personne physique ou morale de son choix :

1° Lorsque les actions de la société sont admises aux négociations sur un marché réglementé

2° Lorsque les actions de la société sont admises aux négociations sur un système multilatéral de négociation qui se soumet aux dispositions législatives ou réglementaires visant à protéger les investisseurs contre les opérations d'initiés, les manipulations de cours et la diffusion de fausses informations dans les conditions prévues par le règlement général de l'Autorité des marchés financiers, figurant sur une liste arrêtée par l'autorité dans des conditions fixées par son règlement général, et que les statuts le prévoient.

II - Le mandat ainsi que, le cas échéant, sa révocation sont écrits et communiqués à la société. Les conditions d'application du présent alinéa sont précisées par décret en Conseil d'Etat.

III - Avant chaque réunion de l'assemblée générale des actionnaires, le président du conseil d'administration ou le directoire, selon le cas, peut organiser la consultation des actionnaires mentionnés à l'article L.225-102 afin de leur permettre de désigner un ou plusieurs mandataires pour les représenter à l'assemblée générale conformément aux dispositions du présent article.

Cette consultation est obligatoire lorsque, les statuts ayant été modifiés en application de l'article L.225-23 ou de l'article L.225-71, l'assemblée générale ordinaire doit nommer au conseil d'administration ou au conseil de surveillance, selon le cas, un ou des salariés actionnaires ou membres des conseils de surveillance des fonds communs de placement d'entreprise détenant des actions de la société. Cette consultation est également obligatoire lorsque l'assemblée générale extraordinaire doit se prononcer sur une modification des statuts en application de l'article L.225-23 ou de l'article L.225- 71. Les clauses contraires aux dispositions des alinéas précédents sont réputées non écrites".

Article L. 225-106-1 du Code de Commerce

“Lorsque, dans les cas prévus aux troisième et quatrième alinéas du I de l'article L. 225-106, l'actionnaire se fait représenter par une personne autre que son conjoint ou le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité il est informé par son mandataire de tout fait lui permettant de mesurer le risque que ce dernier poursuive un intérêt autre que le sien.

Cette information porte notamment sur le fait que le mandataire ou, le cas échéant, la personne pour le compte de laquelle il agit :

1° Contrôle, au sens de l'article L. 233-3, la société dont l'assemblée est appelée à se réunir ;

2° Est membre de l'organe de gestion, d'administration ou de surveillance de cette société ou d'une personne qui la contrôle au sens de l'article L. 233-3 ;

3° Est employé par cette société ou par une personne qui la contrôle au sens de l'article L. 233-3 ;

4° Est contrôlé ou exerce l'une des fonctions mentionnées au 2° ou au 3° dans une personne ou une entité contrôlée par une personne qui contrôle la société, au sens de l'article L. 233-3.

Cette information est également délivrée lorsqu'il existe un lien familial entre le mandataire ou, le cas échéant, la personne pour le compte de laquelle il agit, et une personne physique placée dans l'une des situations énumérées aux 1° à 4°.

Lorsqu'en cours de mandat, survient l'un des faits mentionnés aux alinéas précédents, le mandataire en informe sans délai son mandant. A défaut par ce dernier de confirmation expresse du mandat, celui-ci est caduc.

La caducité du mandat est notifiée sans délai par le mandataire à la société.

Les conditions d'application du présent article sont précisées par décret en Conseil d'Etat.”

Article L. 225-106-2 du Code de Commerce

“Toute personne qui procède à une sollicitation active de mandats, en proposant directement ou indirectement à un ou plusieurs actionnaires, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, de recevoir procuration pour les représenter à l'assemblée d'une société mentionnée aux troisième et quatrième alinéas de l'article L. 225-106, rend publique sa politique de vote.

Elle peut également rendre publiques ses intentions de vote sur les projets de résolution présentés à l'assemblée. Elle exerce alors, pour toute procuration reçue sans instructions de vote, un vote conforme aux intentions de vote ainsi rendues publiques.

Les conditions d'application du présent article sont précisées par décret en Conseil d'État.”

Article L. 225-106-3 du Code de Commerce

“Le tribunal de commerce dans le ressort duquel la société a son siège social peut, à la demande du mandant et pour une durée qui ne saurait excéder trois ans, priver le mandataire du droit de participer en cette qualité à toute assemblée de la société concernée en cas de non-respect de l'obligation d'information prévue aux troisième à septième alinéas de l'article L. 225-106-1 ou des dispositions de l'article L. 225-106-2. Le tribunal peut décider la publication de cette décision aux frais du mandataire.

Le tribunal peut prononcer les mêmes sanctions à l'égard du mandataire sur demande de la société en cas de non-respect des dispositions de l'article L. 225-106-2.”

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Le formulaire de vote par correspondance pour personne physique est un document essentiel pour les copropriétaires ou actionnaires ne pouvant assister à une assemblée générale. 

Pour utiliser ce formulaire, l'individu doit d'abord indiquer ses informations personnelles, dont son nom et son domicile. Le formulaire doit être rempli en incluant ses décisions de vote sur chaque question présentée à l'ordre du jour.

Le formulaire doit être envoyé à l'organisateur de l'assemblée générale au moins trois jours ouvrés avant la date de la réunion. Il est essentiel de respecter ce délai, car le vote ne sera compté que si le formulaire est reçu à temps.

Outre le vote sur les résolutions, le formulaire peut aussi inclure la désignation d'un mandataire si le votant souhaite déléguer son vote à une autre personne.

Enfin, bien que le vote par correspondance ne permette pas de participer aux débats de l'assemblée, il reste un moyen efficace de participer aux décisions importantes lorsqu'une présence physique n'est pas possible.

Qu’est-ce qu’un vote ?

L'intention de vote en assemblée générale de société (SARL, SAS, etc.)

Le vote est un droit de gouvernance d'entreprise en Assemblée Générale. Les actionnaires d’une société anonyme disposent de titres au sein de la société qui leur procure un droit de vote. L’importance d’une voix est déterminée en fonction du pourcentage d’actions dont dispose l’actionnaire.

Ainsi à l’occasion d’une assemblée générale, les actionnaires de la SA sont amenés à exercer leur droit de vote. Il arrive toutefois qu’un actionnaire, personne physique ou morale par le biais de son représentant, ou encore un copropriétaire ne soit pas en mesure d’être physiquement présent à la réunion, d'autres modes de vote sont alors prévus comme le vote par correspondance.

En quoi consiste le vote par correspondance ?

Le vote par correspondance à l'initiative d'une personne physique ou morale

L'Article 225-106 du Code de Commerce encadre spécifiquement le vote par correspondance dans le contexte des sociétés commerciales. Cet article dispose qu'un actionnaire peut se faire représenter par un autre actionnaire, par son conjoint ou par le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité. Ainsi, si un actionnaire ne peut être présent physiquement à l'assemblée générale, il peut exprimer son vote par correspondance.

Il convient de noter que pour toute procuration d'un actionnaire sans indication de mandataire, le président de l'assemblée générale émet un vote favorable à l'adoption des projets de résolution présentés ou agréés par le conseil d'administration ou le directoire, et un vote défavorable à l'adoption de tous les autres projets de résolution.

Le vote par correspondance est donc une option importante pour garantir le droit de vote de tous les actionnaires, indépendamment de leur capacité à assister aux réunions. C'est également une méthode pratique pour faciliter la participation des actionnaires, en particulier dans les grandes sociétés avec un grand nombre d'actionnaires. 

L'Article 225-106 du Code de Commerce fournit donc une base légale pour le vote par correspondance, offrant une alternative flexible et accessible pour l'exercice du droit de vote dans les sociétés commerciales.

Le vote par correspondance consiste en un vote à distance suite à une convocation pour l'AG. En effet, l’actionnaire qui n’est pas en mesure de se rendre à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut prendre connaissance du vote et y répondre par courrier postal ou électronique.

L’article L.225.107 alinéa 1er du Code du commerce dispose que chaque actionnaire a le droit de voter par correspondance. Le vote par correspondance est effectué via un formulaire, dont les mentions sont fixées par décret en Conseil d'État. Ce mode de vote ne peut être exclu par les statuts de la société. En effet, toute clause contraire dans les statuts est considérée comme non écrite. Cela renforce le droit de chaque actionnaire de participer aux décisions de la société, indépendamment de sa capacité à assister aux assemblées générales.

Il existe des préalables à respecter pour mettre en place un tel dispositif. La possibilité d’un vote par correspondance doit être prévue dans les statuts, suite à quoi l’actionnaire absent devra donner son accord.

Une fois ces conditions réunies, la société devra prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la réception des documents et informations nécessaires au vote ainsi que la protection du vote de l’actionnaire.

Tous les documents doivent être joints par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans l’hypothèse où le vote a été transmis par courriel électronique, un dispositif de cryptage devra être mis en place pour permettre l’authentification du vote et sa conservation.

Le vote par correspondance est-il comptabilisé ?

Une comptabilisation ordinaire à la date de l'AG

Le vote par correspondance est autant valable qu’un vote effectué physiquement par un actionnaire. Il est comptabilisé en fonction des actions que possède l’actionnaire. Il sera présenté à la date de la réunion et le vote par correspondance inscrit sur la feuille de présence dans une catégorie spécifique.

Lors d’un vote par correspondance, l'actionnaire vote mais ne délibère pas. Cela signifie qu’il ne pourra pas débattre avec les autres actionnaires présents au cours de l’assemblée générale en vue de prendre une décision sur chaque question inscrite à l'ordre du jour. Ce sera néanmoins le président de séance qui procédera au dépouillement des votes dont ceux effectués par correspondance.

Cela s’explique par le fait que l’actionnaire concerné n’est pas physiquement présent et n’a donc pas pu prendre connaissance des points sur lesquels il y a lieu de débattre après le vote. Cela ne modifie en rien la validité du vote effectué par correspondance.

Existe-t-il d’autres alternatives de vote ?

Oui, il existe d’autres alternatives de vote pour l’actionnaire ou l’associé qui ne peut physiquement prendre part à une assemblée générale et donc exercer son droit de vote. Il y a notamment l'alternative de la visioconférence voire de l'audioconférence lorsque l'associé ou le représentant d'une personne morale associée ne peut se déplacer au lieu de l'AG. Ce sera également le cas pour les réunions de copropriétaires où l'un a tout intérêt à exprimer son vote sans pouvoir être présent physiquement. Mais la seule alternative lorsque le principal intéressé n'est pas disponible où que la personne morale n'a aucun représentant à disposition reste le vote par correspondance.

En effet, l’actionnaire ou l’associé pourra télécharger le présent formulaire pour opter pour le vote par correspondance ou donner mandat à une autre personne pour le faire. Le vote par procuration ou par visioconférence est également possible.

Comment remplir le formulaire de vote par correspondance ?

Article 131 et 136 du Décret du 23 mars 1967

Les articles 131 et 136 du Décret du 23 mars 1967 établissent les règles relatives au vote par correspondance dans les sociétés commerciales. L'article 131-3 précise notamment les formes requises pour les signatures électroniques sur les formulaires de vote par correspondance. Quant à l'article 136, il traite des situations où le vote par correspondance est pris en compte. Il est à noter que ces dispositions s'inscrivent dans le cadre plus large du droit de vote des actionnaires et des copropriétaires, et visent à assurer l'équité et la transparence des processus de vote.

Points-clés

  • Vérification des statuts : Assurez-vous que les statuts de votre société ou copropriété permettent le vote par correspondance.
  • Remise du formulaire : Remettez le formulaire de vote à l'organisateur de l'assemblée générale au moins trois jours avant la réunion.
  • Sécurité des votes : Si le vote est transmis par courrier électronique, un dispositif de cryptage doit être mis en place pour authentifier le vote et en garantir la conservation.
  • Alternatives au vote en personne : Si vous ne pouvez pas assister physiquement à l'assemblée générale, envisagez d'autres options telles que le vote par procuration ou par visioconférence.
  • Comptabilisation des votes : Le vote par correspondance est comptabilisé de la même manière que le vote en personne, en fonction du nombre d'actions que possède l'actionnaire ou le copropriétaire.
  • Respect de l'ordre du jour : Répondez à chaque question soumise dans l'ordre du jour en utilisant le formulaire prévu à cet effet.

Modèle/Exemple de formulaire de vote par correspondance. 

Nous proposons un modèle/exemple de formulaire de vote par correspondance annoté, téléchargeable et modifiable afin de permettre aux parties non-juristes de rédiger un tel document avec confiance.

Le présent document s'établit sous la forme d'un modèle-type. Une fois le document téléchargé, il est possible de le modifier en :

  • Insérant les renseignements nécessaires au sein des zones réservées à cet effet ;
  • Intégrant des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du document.


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