Formulaire de vote par correspondance pour personne physique

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Description courte :

La loi prévoit la possibilité pour les actionnaires d’une société anonyme d’exercer leur droit de vote par correspondance. La présente lettre comporte l’exposé complet d’un vote par correspondance à l’occasion d’une assemblée générale extraordinaire pour la réduction du capital.

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Le vote par correspondance est une alternative trouvée pour garantir l’exercice du droit de vote à l’actionnaire qui ne peut physiquement assister à l’assemblée générale. Il existe d’autres alternatives prévues également.

Le vote est un droit politique. Les actionnaires d’une société anonyme disposent de titres au sein  de la société qui leur procure un droit de vote. L’importance d’une voix est déterminée en fonction du pourcentage d’actions dont dispose l’actionnaire.

Ainsi à l’occasion d’une assemblée générale, les actionnaires de la SA sont amenés à exercer leur droit de vote. Il arrive toutefois qu’un actionnaire ne soit pas en mesure d’être physiquement présent à la réunion, d'autres modes de vote sont alors prévus comme le vote par correspondance.

Le vote par correspondance consiste  en un vote à distance. En effet, l’actionnaire qui n’est pas en mesure de se rendre à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut prendre connaissance du vote et y répondre par courrier postal ou électronique.

Il est disposé à l’article L.225.107 alinéa 1er du code du commerce. Le formulaire de vote indique les projets de résolution qui sont soumis à l'assemblée générale.

Toutefois, il existe des préalables à respecter pour mettre en place un tel dispositif. La possibilité d’un vote par correspondance doit être prévue dans les statuts, suite à quoi l’actionnaire absent devra donner son accord.

Une fois ces conditions réunies, la société devra prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la réception des documents et informations nécessaires au vote ainsi que la protection du vote de l’actionnaire.

Tous les documents doivent être joints par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans l’hypothèse où le vote a été transmis par courriel électronique, un dispositif de cryptage devra être mis en place pour permettre l’authentification du vote et sa conservation.

Le vote par correspondance est autant valable qu’un vote effectué physiquement par un actionnaire. Il est comptabilisé en fonction des actions que possède l’actionnaire.

Lors d’un vote par correspondance, l'actionnaire vote mais ne délibère pas. Cela signifie qu’il ne pourra pas débattre avec les autres actionnaires présents au cours de l’assemblée générale en vue de prendre une décision.

Cela s’explique par le fait que l’actionnaire concerné n’est pas physiquement présent et n’a donc pas pu prendre connaissance des points sur lesquels il y a lieu de débattre après le vote. Cela ne modifie en rien la validité du vote effectué par correspondance.

Oui, il existe d’autres alternatives de vote pour l’actionnaire ou l’associé qui ne peut physiquement prendre part à une assemblée générale et donc exercer son droit de vote.

En effet, l’actionnaire ou l’associé pourra télécharger le présent formulaire pour opter pour le vote par correspondance ou donner mandat à une autre personne pour le faire. Le vote par procuration ou par visioconférence est également possible.  

Le présent document est un modèle de formulaire à télécharger pour l’exercice du droit de vote d’un actionnaire de la société anonyme par correspondance.

Il contient l’ensemble des mentions obligatoires.  

Une fois téléchargé, il est possible de le modifier et d’y ajouter des informations complémentaires.

Pour cela il faut :

  • Insérer des éléments de renseignements au sein des zones de texte réservées à cet effet ;
  • Intégrer des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du document. 

 

A titre indicatif, le site documents.fr propose des modèles de documents relatifs à la société anonyme :