Formulaire de vote par correspondance pour personne physique

Le vote par correspondance est une alternative trouvée pour garantir l’exercice du droit de vote à l’actionnaire qui ne peut physiquement assister à l’assemblée générale. Il existe d’autres alternatives prévues également. La méthode est également disponible pour les personnes morales et leurs représentants qui ne pourraient assister à la tenue de l'AG, ou encore aux copropriétaires absents à la tenue du conseil syndical.

Qu’est-ce qu’un vote ?

L'intention de vote en assemblée générale de société (SARL, SAS, etc.) ou copropriété

Le vote est un droit politique en AG. Les actionnaires d’une société anonyme disposent de titres au sein de la société qui leur procure un droit de vote. L’importance d’une voix est déterminée en fonction du pourcentage d’actions dont dispose l’actionnaire.

Ainsi à l’occasion d’une assemblée générale, les actionnaires de la SA sont amenés à exercer leur droit de vote. Il arrive toutefois qu’un actionnaire, personne physique ou morale par le biais de son représentant, ou encore un copropriétaire ne soit pas en mesure d’être physiquement présent à la réunion, d'autres modes de vote sont alors prévus comme le vote par correspondance.

En quoi consiste le vote par correspondance ?

Le vote par correspondance à l'initiative d'une personne physique ou morale

Le vote par correspondance consiste en un vote à distance suite à une convocation pour l'AG. En effet, l’actionnaire qui n’est pas en mesure de se rendre à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut prendre connaissance du vote et y répondre par courrier postal ou électronique.

Il est disposé à l’article L.225.107 alinéa 1er du code du commerce. Le formulaire de vote indique les projets de résolution qui sont soumis à l'assemblée générale.

Toutefois, il existe des préalables à respecter pour mettre en place un tel dispositif. La possibilité d’un vote par correspondance doit être prévue dans les statuts, suite à quoi l’actionnaire absent devra donner son accord.

Une fois ces conditions réunies, la société devra prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la réception des documents et informations nécessaires au vote ainsi que la protection du vote de l’actionnaire.

Tous les documents doivent être joints par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans l’hypothèse où le vote a été transmis par courriel électronique, un dispositif de cryptage devra être mis en place pour permettre l’authentification du vote et sa conservation.

Le vote par correspondance est-il comptabilisé ?

Une comptabilisation ordinaire à la date de l'AG

Le vote par correspondance est autant valable qu’un vote effectué physiquement par un actionnaire. Il est comptabilisé en fonction des actions que possède l’actionnaire. Il sera présenté à la date de la réunion et le vote par correspondance inscrit sur la feuille de présence dans une catégorie spécifique.

Lors d’un vote par correspondance, l'actionnaire vote mais ne délibère pas. Cela signifie qu’il ne pourra pas débattre avec les autres actionnaires présents au cours de l’assemblée générale en vue de prendre une décision sur chaque question inscrite à l'ordre du jour. Ce sera néanmoins le président de séance qui procédera au dépouillement des votes dont ceux effectués par correspondance.

Cela s’explique par le fait que l’actionnaire concerné n’est pas physiquement présent et n’a donc pas pu prendre connaissance des points sur lesquels il y a lieu de débattre après le vote. Cela ne modifie en rien la validité du vote effectué par correspondance.

Existe-t-il d’autres alternatives de vote ?

Oui, il existe d’autres alternatives de vote pour l’actionnaire ou l’associé qui ne peut physiquement prendre part à une assemblée générale et donc exercer son droit de vote. Il y a notamment l'alternative de la visioconférence voire de l'audioconférence lorsque l'associé ou le représentant d'une personne morale associée ne peut se déplacer au lieu de l'AG. Ce sera également le cas pour les réunions de copropriétaires où l'un a tout intérêt à exprimer son vote sans pouvoir être présent physiquement. Mais la seule alternative lorsque le principal intéressé n'est pas disponible où que la personne morale n'a aucun représentant à disposition reste le vote par correspondance.

En effet, l’actionnaire ou l’associé pourra télécharger le présent formulaire pour opter pour le vote par correspondance ou donner mandat à une autre personne pour le faire. Le vote par procuration ou par visioconférence est également possible.

Quelle particularité pour les copropriétaires ?

Introduit par la loi ELAN depuis 2019, pour que le vote par correspondance soit pris en compte, l'organisateur de l'assemblée générale doit réceptionner le formulaire trois jours francs avant la date de la réunion. Le copropriétaire devra également veiller à remplir le formulaire prévu pour l'ordre du jour et répondre à chacune des questions qui lui sont soumises.

Comment remplir le formulaire de vote par correspondance ?

Le présent document est un modèle de formulaire à télécharger pour l’exercice du droit de vote d’un actionnaire de la société anonyme par correspondance.

Il contient l’ensemble des mentions obligatoires.

Une fois téléchargé, il est possible de le modifier et d’y ajouter des informations complémentaires.

Pour cela il faut :

• Insérer des éléments de renseignements au sein des zones de texte réservées à cet effet ;
• Intégrer des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du document.

A titre indicatif, le site documents.fr propose des modèles de documents relatifs à la société anonyme :

• Avis de convocation des actionnaires ;

• Procès-verbal des délibérations de l’AGE.

Notre modèle de formulaire

Exemple de formulaire de vote par correspondance à télécharger

Vous trouverez au sein de ce document, un modèle de formulaire de vote par correspondance à compléter et téléchargeable au format Word. Ce formulaire est personnalisable selon vos informations personnelles.