Avis de convocation des actionnaires en AGO

L’AGO doit se tenir dans un délai de six mois suivant la fin de l’exercice comptable et doit être prévue dans les statuts.

En quoi consiste une AGO ?

L’assemblée générale ordinaire est une réunion à laquelle participent les actionnaires de la société. Elle est convoquée normalement par le dirigeant ou le conseil d'administration.

Dans les sociétés anonymes, une assemblée générale annuelle doit être tenue chaque année à l’issue de l’exercice social dans le but de procéder à l’approbation des comptes. Pour ce faire, la société doit adresser la présente lettre à l’ensemble des actionnaires.

L’avis de convocation des actionnaires en AGO est-il obligatoire ?

Oui, l’avis de convocation des actionnaires de la SA en assemblée générale ordinaire est obligatoire. Il permet d’informer les actionnaires de la SA de la tenue de l'AGO.

L’avis doit également faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales. C’est une obligation légale prévue par la loi de 1955 portant sur les annonces judiciaires et légales.

La loi veille au respect de certaines formalités liées à la publicité des avis et autres documents officiels des sociétés. Tout défaut dans la convocation des actionnaires ou dans la publication du présent avis peut entrainer la nullité des décisions qui seront prises en assemblée générale ordinaire.

Qu’est-ce qu’une approbation des comptes ?

L’approbation des comptes est la confirmation de l’exactitude de la gestion comptable et des comptes de la société. Elle permet à la société de vérifier la régularité de ses comptes. Ce contrôle peut être effectué par un commissaire aux comptes.

Lorsque les comptes ont été approuvés par la société au cours de l’assemblée générale ordinaire, ils devront aussi faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales.

Quelles sont les formalités à accomplir pour l’envoi d’un avis de convocation en AGO ?

Concernant la société anonyme, l’avis de convocation en assemblée générale ordinaire est rigoureusement encadré. En effet, certaines mentions obligatoires sont à respecter en plus d’un formalisme particulier.

L’ordre du jour doit toujours être inscrit dans l’avis de convocation afin d’informer les actionnaires du contenu de la réunion. L’insertion dans un journal d’annonces légales et dans certains cas dans le bulletin des annonces légales obligatoires fait partie de la procédure.

La présente lettre devra ensuite être notifiée à tous les actionnaires et personnes habilitées à participer à l’assemblée générale ordinaire, par recommandé avec accusé de réception.

Il existe un délai strict de convocation à respecter. Il s'agit généralement de quinze jours avant la date de tenue de l’assemblée générale. Ces délais doivent bien figurer dans l’avis de convocation inséré dans le journal d’annonces légales.

Tout défaut dans le respect des formalités peut conduire à l’annulation de la tenue de l’AGO ou à la nullité des décisions qui y seront prises.

Pourquoi rédiger une lettre de convocation des actionnaires en AGO ?

Le présent document est un modèle de lettre à télécharger pour convoquer les actionnaires de la société anonyme en assemblée générale ordinaire annuelle en vue de l’approbation des comptes.

La société a l’obligation d’adresser la présente lettre aux actionnaires, au commissaire aux comptes ou à toute autre personne susceptible de participer à l’AGO. Elle doit procéder à la publication de la présente lettre dans un journal d’annonces légales conformément aux dispositions légales.

Tout défaut quant à la procédure d’information et de publicité peut être sanctionné par l’annulation de l’AGO et des décisions prises.

Une fois téléchargé, il est possible de modifier la lettre et d’y ajouter des informations complémentaires.

Pour cela il faut :

• Insérer des éléments de renseignements au sein des zones de texte réservées à cet effet ;
• Intégrer des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du document.