Procès-verbal d'assemblée générale

Accédez à un modèle de PV d'AG, un document essentiel qui consigne toutes les décisions prises lors de chaque réunion. Ce document doit être rédigé avec soin et précision pour garantir la transparence et la bonne gouvernance. Ce modèle vous guidera dans la rédaction de votre Procès-Verbal. Également, ce modèle comprend des commentaires pour vous aider à le rédiger de manière optimale.

Qu'est-ce qu'une assemblée générale ?

Une assemblée générale désigne la réunion des associés ou des actionnaires et des dirigeants d'une entreprise qui a pour objectif la prise de décisions quelqesoit la valeur des décisions à adopter.

Ce type de réunion permet d'encadrer de manière assez stricte le fonctionnement d'une entreprise.

De manière générale, il est à noter qu'il existe plusieurs types d'assemblée générale dans les sociétés.

En effet, il ne faut pas confondre une assemblée générale ordinaire avec une assemblée générale extraordinaire.

Une assemblée générale ordinaire a lieu en principe une fois par an, et à la même période. Elle permet de faire un état des lieux annuel de l'année écoulée dans l'entreprise. Par principe, les membres d'une assemblée générale ordinaire (AGO) doivent être convoqués par le dirigeant. Lors de ce type de réunion, les participants peuvent être amenés à se prononcer sur l'approbation des comptes, l'affectation du résultat, la nomination du Commissaire aux comptes, etc. Autrement dit, l'assemblée se prononce sur les aspects courants de la vie d'une entreprise.

S'agissant d'une assemblée générale extraordinaire (AGE), cette assemblée est réunie pour débattre de questions qui ne revêtent pas de la gestion courante de la vie d'une entreprise. A cet effet, ils peuvent par exemple se prononcer sur la décision d'une transformation de forme sociale de la société, ou encore se prononcer sur la scission ou la fusion de leur entreprise. Aussi, une assemblée générale extraordinaire peut être réunie autant de fois que nécessaire.

Qu'est ce qu'un procès-verbal ou compte rendu d'assemblée générale (PV d'AG) ?

Un PV d'assemblée générale est un document rédigé par écrit qui permet de retranscrire les sujets qui ont été abordés lors de l'assemblée mais aussi d'établir les résultats des délibérations et des votes qui ont eu lieu.

Ce document est important puisqu'il s'agit de la preuve des décisions adoptées. De la même façon, il permet de comprendre la situation dans laquelle se trouve une entreprise.

Enfin, ce type de procès-verbal doit contenir certaines mentions comme par exemple l'objet du jour de la réunion mais aussi les conséquences qu'il peut y avoir.

Toutefois, un procès-verbal d'assemblée générale ne doit pas retranscrire tout ce qui s'est passé durant la réunion. Il y a des éléments qu'il ne faut donc pas négliger mais d'autres qui peuvent être écartés.

Comment faire et rédiger un PV de délibération d'assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) ?

Un PV d'assemblée générale, qu'il s'agisse d'une assemblée ordinaire ou extraordinaire, doit d'abord définir les caractéristiques de la société concernée par la réunion. Suite à cette rédaction, il doit être fait mention des participants. En effet, certaines délibérations ou votes requièrent par exemple un nombre de participants minimum afin de prendre une décision valable. De la même façon, il doit être indiqué les documents qui ont été mis à dispositions de l'assemblée générale et l'ordre du jour doit également figurer sur le procès-verbal.

Finalement, la rédaction d'un procès-verbal d'assemblée générale peut être complexe. Aussi, le document qui est présenté au téléchargement reprend l'ensemble des éléments nécessaires à la rédaction complète et précise d'un procès-verbal d'assemblée générale. En effet, il ne faut pas négliger ni sa rédaction, ni son utilité.

Vous trouverez également sur notre site un modèle de PV plus spécifiques aux SA avec conseil d'administration.

Quelles sont les informations obligatoires à faire figurer sur le procès-verbal d'assemblée générale ordinaire (SAS, SARL, SA, SCI, association etc.) ?

Les informations obligatoires à faire figurer sur le PV d'assemblée générale sont les suivantes :

• La date et le lieu de la tenue de l'assemblée générale
• Le nom prénom et qualité du président de l'assemblée
• Le nom des associés présents ou représentés (avec en annexe une feuille de présence avec les signatures)
• L'ordre du jour
• Le mode de convocation
• Le quorum atteint et résultat des votes
• Un résumé de la discussion
  

Le document en téléchargement comprendra toutes les informations nécessaires à l'établissement d'un procès verbal d'assemblée général valable avec force probante, personnalisable en fonction de la société. L'appréciation de la validité du procès verbal incombera aux juges.

A noter que les procès verbaux d'assemblées générales extraordinaires modifiant les statuts d'une société devront faire l'objet d'un dépôt au greffe du Tribunal de commerce.

En plus de cela il faudra réaliser une feuille de présence afin de noter les personnes présentes, leurs parts ou actions et leurs coordonnées (Nom, Prénom, adresse complète etc.). Vous trouverez un modèle de feuille de présence sur notre site en téléchargement.

Qui rédige le procès-verbal d'une assemblée générale ?

La rédaction du procès-verbal (PV) d'une assemblée générale est généralement confiée à une personne ayant une connaissance approfondie des enjeux et des décisions prises lors de l'assemblée. Dans une société, cette tâche est souvent attribuée aux dirigeants de la société qui, en général, président les assemblées générales. Toutefois, ce rôle peut également être délégué à un professionnel en charge de la gestion juridique de la société, comme un avocat.

Pour les associations, le procès-verbal est généralement rédigé par le secrétaire de l'association et doit être approuvé et signé par le président et le secrétaire. En l’absence de précisions, le procès-verbal de l'assemblée générale d'une association doit être établi par le secrétaire de séance et signé conjointement par le secrétaire et le président de séance.

Enfin, il est essentiel de noter que le procès-verbal doit être établi pendant l'Assemblée Générale et signé par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs, s'il y en a.

Quel délai pour un PV d'AG ?

La question du délai pour établir et signer un PV d'AG peut varier en fonction des circonstances et de la nature de l'assemblée. Cependant, quelques règles générales peuvent être établies. En règle générale, le délai pour l’établissement et la signature du PV d’assemblée générale doit être raisonnable. En cas de copropriété, la notification du PV doit être faite dans un délai d’un mois suivant l'AG. Pour être valable légalement, le PV doit être signé dans les huit jours suivant l'AG. Enfin, le PV d’assemblée générale sur lequel figure l’approbation des comptes sociaux doit être déposé dans le mois qui suit, soit un délai maximum de 7 mois après la fin de l'exercice social.

Comment corriger le Procès-Verbal s’il y a des erreurs ?

Si des erreurs sont constatées dans le Procès-Verbal de l'Assemblée Générale, des corrections peuvent être apportées. Pour rectifier une erreur matérielle manifeste (comme une mauvaise date de tenue de l'assemblée ou une erreur dans les tantièmes des copropriétaires), la première étape est d'en informer le bureau de l'assemblée. Les corrections peuvent être réalisées selon les procédés utilisés dans les actes notariés. Les suppressions, additions et rectifications doivent être clairement indiquées dans le texte du PV, en rayant les mentions à modifier.

Il est également possible de corriger les erreurs liées à la comptabilisation des votes. Dans ce cas, la Cour d'appel a le pouvoir de rectifier le PV, si elle estime que l'erreur affecte la validité d'une résolution. Ces corrections doivent être faites dès que l'erreur est constatée pour éviter toute contestation ultérieure.

Rédaction du Procès-Verbal d'Assemblée Générale : point-clés. 

La rédaction du Procès-Verbal d'Assemblée Générale requiert une attention particulière sur certains points-clés.

• La désignation du rédacteur : Cela peut être le président de la société, un membre de l'organe exécutif ou une personne compétente désignée par ces derniers.

• La préparation préalable : Cela inclut l'établissement d'un modèle de PV comportant les points à aborder lors de l'AG pour faciliter la prise de notes.

• L'identification des participants : Le PV doit préciser qui sont les associés présents, qui préside l'assemblée, et quels documents ont été mis à disposition des associés.

• La retranscription fidèle des décisions : Le PV ne retranscrit pas les discussions dans leur intégralité, mais il doit décrire fidèlement les résolutions prises lors de l'assemblée.

• La publication et l'accessibilité : Une fois rédigé et signé, le PV doit être mis en accès libre pour consultation par les membres.

Ces points-clés permettent d'assurer une rédaction rigoureuse et exhaustive du Procès-Verbal d'Assemblée Générale.

Modèle/Exemple de Procès-Verbal d'Assemblée Générale 

Nous proposons un modèle/exemple de Procès-Verbal d'Assemblée Générale annoté, téléchargeable et modifiable afin de permettre aux parties non-juristes de rédiger un tel document avec confiance.

Le présent document s'établit sous la forme d'un modèle-type. Une fois le document téléchargé, il est possible de le modifier en :

• Insérant les renseignements nécessaires au sein des zones réservées à cet effet ;
• Intégrant des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du document.