Feuille de présence d'assemblée générale

Qu'est-ce qu'une feuille de présence d'assemblée générale (AG) ?

L'assemblée générale vise à assurer une équité dans les droits de chacun des associés et assure une certaine transparence vis à vis des activités du dirigeant. Les associés ou actionnaires sont soumis à une obligation de signifier leur présence en assemblée générale. Lors d'une assemblée générale, la feuille de présence permet de lister les personnes physiques ou morales présentes lors de la séance. Chaque participant, associé, actionnaires ou président, intervenant dans la séance et dans les prises de décisions doit figurer sur la liste avec, en face de son nom, le nombre de voix dont il dispose ainsi que le nombre de parts sociales ou d'actions que chacun possède. C'est grâce à cette feuille et au calcul du nombre total de parts que l'on sait si le quorum (nombre de voix nécessaires à la délibération de l'AG) est atteint et s'il est possible de traiter le sujet à l'ordre du jour. Ainsi, la feuille de présence d'assemblée générale permet de rendre valables et transparentes les décisions de l'ordre du jour qui seront prises ou réfutées lors de l'assemblée générale. Ce document doit être signé par tous les participants afin de les engager sur les décisions votées. Il est ensuite joint au procès-verbal de l'assemblée générale. Il aura une valeur juridique et est généralement prévu par les statuts de la société, qu'elle soit par actions ou non, c'est pourquoi il se doit de respecter certaines conditions de forme.

Est-ce obligatoire de rédiger une feuille de présence pour une AG à annexer au procès verbal (PV) ?

La feuille de présence pour une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire n'est pas toujours obligatoire, contrairement aux réunions. En effet, l'obligation ou non de prévoir ce document est fixée dans les statuts de votre société, copropriété ou association. Cependant, même lorsqu'elle n'est pas obligatoire, la fiche est fortement conseillée, voire indispensable. En effet, le quorum étant indiqué sur la feuille de présence, c'est cet élément qui rendra valables les décisions prises. La feuille de présence est également pratique car le quorum va pouvoir déterminer s'il y a eu certains votes par procuration. Ainsi, c'est un document très utile à intégrer dans les statuts lorsque les votes par procuration sont autorisés, ou que la société ou association compte de nombreux membres. Indexé au procès-verbal de l'assemblée générale, ce document permettra alors de rendre valable la prise de décision auprès des différents actionnaires et aura aussi une valeur juridique. Les statuts peuvent durcir les conditions de rédaction d'une feuille de présence et demander d'y intégrer l'adresse mail de chaque associé ou leur numéro de téléphone, si son existence est facultative son contenu l'est encore plus.

Dans les sociétés par actions la feuille de présence est considérée comme obligatoire, malgré le silence de la loi spécifique aux SAS, le régime général impose la tenue d'une réunion annuelle afin de tenir un compte rendu financier auprès des différents actionnaires.

La feuille de présence devra être conservée au sein du procès verbal et pourra être très utile en cas de litige ou de contrôle fiscal ultérieur.

Comment faire une feuille de présence pour assemblée générale ?

Par sa valeur juridique, la feuille de présence pour une assemblée générale doit respecter des conditions de fond et de forme. Ainsi, plusieurs mentions doivent y figurer afin qu'elle soit bien valable aux yeux de la justice. Dans ce document, doivent figurer le nom et prénom de chaque personne présente à l'assemblée générale, ainsi que le nom et prénom des membres ayant reçu une procuration, face aux noms et prénoms des membres qu'ils représentent.

La feuille de présence est un formulaire considéré comme indispensable et vient systématiquement compléter un procès verbal d'une société par actions notamment. La feuille fait foi dans la présence des votants à l'assemblée quand elle est jointe au PV, qui est obligatoire et opposable autant aux participants qu'aux personnes extérieures à la société.

Ces noms et prénoms doivent être écrits de manière complète, que ce soit pour une personne physique ou pour une personne morale. Dans un souci de fonctionnement démocratique, face aux différents noms, le nombre de voix de chaque membre doit bien figurer sur la feuille de présence. C'est un élément déterminant, car c'est ce nombre qui permet de savoir si le quorum est bien atteint. Enfin, la feuille de présence doit afficher le nombre de membres présents et absents, mais également l'identité des mandataires agissant pour le compte d'une personne morale par exemple. Leur signature est tout aussi nécessaire que les réels associés présents à l'assemblée générale.

En cas de présence de mandataires, il faut impérativement joindre à la feuille de présence la liste détaillée des pouvoirs qui leur ont été transmis par leur mandant, il s'agira d'un proche, d'un membre de la famille de l'associé par exemple. L'intitulé du mandat doit être claire ainsi que sa mission, son identité, l'étendue et surtout la durée de sa mission doit être précisée. Il se peut que le mandataire n'ait pas pour fonction d'assister à n'importe quelle réunion mais une assemblée générale en particulier, il faut le préciser. Tous ces détails feront partie intégrante du procès verbal issu de l'assemblée générale.

Toutes les personnes listées sur la feuille de présence doivent ajouter leur signature sur le document. Il conviendra alors de faire émarger au début de la séance cette feuille à tous les participants. En signant, les participants acceptent d'être présents sur toute la durée de la séance. Or, il est conseillé de prévoir une case pour noter les arrivées tardives ou les départs anticipés des membres. La signature est indispensable et fait office de preuve de la présence à telle date et à tel lieu des associés en cas de contestation pour des décisions indispensables, notamment pour l'approbation des comptes à la clôture de l'exercice.

Enfin, la feuille de présence d'assemblée générale devra être signée par le président de la séance ainsi que le secrétaire. L'employeur devra attester de la présence de chacun avec une certification précisant : "J'atteste sur l'honneur de l'authenticité du document, du nombre de personnes présentes à l'assemblée générale et de leur signature".

La date et le lieu sont évidemment des éléments indispensables à inscrire sur la feuille de présence, de même que les informations concernant la société elle même telles que son immatriculation au RCS, son capital, son siège social.

Tous ces éléments permettent d'assurer la validité juridique de la feuille de présence.

Notre modèle de feuille de présence

Exemple pour une assemblée générale de société (SAS, SCI, SARL, etc.), de copropriétaires ou d'une association

Nous vous proposons un document en téléchargement pour vous offrir un modèle de feuille de présence d'une assemblée générale. Ce document est pré rédigé et contient tous les éléments nécessaires afin que votre feuille de présence respecte les conditions de validité juridique.

Vous pouvez utiliser ce document pour l'indexer à votre procès-verbal d'assemblée générale, que ce soit pour une assemblée générale de copropriété, d'association ou également pour une société telle qu'une SAS, une SCI ou une SARL.

Vous n'aurez alors plus qu'à compléter ce document et à le faire émarger par les participants lors de l'assemblée générale. Ainsi, vous êtes certains que votre feuille de présence affiche toutes les mentions obligatoires pour être valable juridiquement.