Avis de convocation des actionnaires

Qu'est-ce qu'une société de capitaux ?

Une société de capitaux est un type de société différente des sociétés de personnes. Les sociétés de capitaux sont formées par les capitaux des différents actionnaires qui sont nommées des actions.

Les sociétés anonymes et les sociétés (SA) en commandites par actions (SCA) sont les seules sociétés dont les actions pourront être admises sur le marché réglementé, c'est à dire constituer des offres au public.

Par exemple, une SA, société anonyme est une société dite de capitaux. Cette société permet d'entrée en bourse, dont le capital social ne peut être inférieur à 37 000 euros. C'est une société commerciale seulement par la forme, où le nombre d'actionnaires doit être de 7 au minimum. Cette société comme une autre société de capitaux fonctionne avec la mise en place d'assemblées générales extraordinaires, mais aussi une assemblée ordinaire annuelle. La gestion de cette entreprise peut reposer sur deux modes de gestion différents, à savoir :

- un mode de gestion par le conseil d'administration et un directeur général ;

- un mode de gestion avec un directoire et un conseil de surveillance.

L'organe de surveillance a pour principale mission de représenter l'assemblée des actionnaires, mais aussi de réfléchir à la stratégie de l'entreprise. Ce conseil a un pouvoir de contrôle sur les différentes actions de l'entreprise par le pouvoir dirigeant.

La société anonyme à conseil d'administration quant à elle est la forme de société la plus utilisée aujourd'hui. Ce conseil se réunit à chaque fois que l'intérêt de la société le demande, il permet de répondre à toute question primordiale pour le fonctionnement de la société.

Qu'est-ce qu'une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire ?

L'assemblée générale extraordinaire permet de réunir les différents actionnaires d'une société. Celle-ci a pour principale mission de délibérer sur des décisions importantes de la société. Tout comme son nom l'indique, l'assemblée, à la différence de l'assemblée générale ordinaire se rassemble exceptionnellement.

L'assemblée générale ordinaire doit elle être convoquée une fois par an en principe et concerne toutes les autres décisions.

Lorsque la modification des statuts est envisagée, la tenue de l'AGE pourra avoir lieu. Cette réunion a ainsi lieu lorsqu'il est notamment question des points suivants :

- le changement de localisation du siège social de la société ;

- la réduction ou l'augmentation du capital social ;

- la modification de l'objet de la société ;

- la liquidation ou encore la dissolution de cette société.

En fin de réunion, un procès-verbal des délibérations doit être dressé.

Qui convoque et qui est convoqué à l'assemblée générale (SAS, SA, etc.), quelles sont les règles applicables ?

De manière générale ce sera la gérance qui convoquera les actionnaires selon les règles édictées par le code de commerce ou les statuts. Chaque type de société a des modalités de convocation qui pourront varier.

Dans les SAS, SA, etc.

Au sein des sociétés par actions simplifiées, les règles de convocations seront fixées au sein des statuts de la société.

Lorsque les règles ne sont pas régies par les statuts, chaque société de capitaux tel que les sociétés anonymes devront, le cas échéant respecter des règles générales de convocations.

Tel que la règles de la convocation au minimum 15 jours avant la tenue de l'assemblée pour la première convocation et un délai de 6 jours pour la deuxième convocation. Cette convocation devra se faire dans tous les cas par envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception.

Une publication de l'avis de convocation au journal d'annonces légales dans le département du siège social devra être faite. Les actionnaires devront recevoir certains documents obligatoires au moins 15 jours avant la tenue de l'assemblée générale annuelle.

Cette convocation devra impérativement comporter l'ordre du jour pour être valable. Seule les résolutions inscrites à l'ordre du jour pourront faire l'objet d'un vote par les actionnaires. Certaines modalités de convocation pourront être définies par les statuts et il y aura par exemple la possibilité du vote par correspondance. Chaque actionnaire pourra bénéficier du droit d'envoyer des questions écrites concernant l'assemblée générale.

A quelles formalités l'avis de convocation des actionnaires à une assemblée générale doit-il répondre ?

Le droit de convoquer une assemblée générale extraordinaire relève de la seule compétence du représentant légal de la SARL. En cas de cogérance, les statuts précisent si ce droit appartient à chacun des gérants ou s'ils doivent agir collectivement. En l'absence de clause statutaire particulière, chaque gérant doit pouvoir bénéficier de la faculté de convoquer une assemblée sans que les autres cogérants puissent s'y opposer.

Les actionnaires doivent être convoqués au moins 15 jours avant la date de l'assemblée générale extraordinaire. Une lettre recommandée avec accusé de réception prouve la réception de la convocation dans les délais. Cependant une telle assemblée peut parfois être urgente et le délai ainsi raccourci.

Quelle est l'utilité de la lettre de convocation des actionnaires à une réunion d'assemblée générale ?

La lettre de convocation à une assemblée est un élément indispensable à la tenue d'une telle assemblée permettant de voter et de prendre une décision concernant la société. Cette démarche est essentielle afin de regrouper le quorum nécessaire pour la prise d'une quelconque décision. Lorsque ce quorum n'est pas rempli, l'assemblée générale devra se réunir à nouveau.

La lettre pourra ainsi concerner une convocation à une deuxième assemblée permettant de pallier à son défaut de quorum de la première réunion. Les actionnaires convoqués pourront délibérer sur l'ordre du jour.

La lettre encadre aussi l'accès aux assemblées, l'actionnaire peut soit, rentrer aux réunion sur libre accès, ou alors après justification de la qualité d'actionnaire, et ce dès lors que leurs titres sont libérés des versements exigibles et inscrits en comptes à leur nom.

La lettre fait aussi mention des conditions d'une formule de procuration (possibilité d'un formulaire de vote par correspondance également) que les actionnaires devront dûment remplir dans un délai de 3 jours minimum avant la réunion de l'assemblée générale.

Comment vote-t-on en tant qu'actionnaire ?

En tant qu'actionnaire, il faudra soit être présent lors de l'assemblée générale afin de faire savoir votre vote pour ou contre les résolution à l'ordre du jour, soit faire parvenir votre souhait de vote par correspondance ou par voie électronique selon les modalités prévues par les statuts de chaque société. Le vote sera comptabilisé en fonction des actions détenues par chaque actionnaire. Un quorum devra être respecté pour chaque vote.

Que contient la lettre d'avis de convocation à une assemblée générale ?

La lettre de convocation des actionnaires doit impérativement indiquer l'ordre du jour de la réunion. Les questions inscrites à cet ordre du jour doivent être libellées de telle sorte que leur portée et leur contenu apparaissent clairement, sans qu'il y ait lieu de se reporter à d'autres documents.

Il est à noter que les actionnaires ne peuvent pas exiger du gérant l'inscription à l'ordre du jour d'un projet de résolution. A défaut d'accord du gérant, les actionnaires doivent demander au président du tribunal de commerce statuant en référé, la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée et d'en déterminer l'ordre du jour. En plus de l'ordre du jour, la convocation doit mentionner le lieu et la date de la réunion.

Exemple type de modèle de lettre de convocation des actionnaires à une assemblée générale (AGE, ou AGO)

Vous trouverez au sein de ce document, un modèle de lettre afin de signifier un avis de convocation des actionnaires à une assemblée générale personnalisable selon le fait qu'il s'agisse d'une première ou d'une deuxième convocation, ou alors d'une AGE ou d'une AGO.

Ce document est facilement personnalisable au forma Word et vous permettra de n'oublier aucune information importante pour la rédaction d'un tel document.

Qui convoque le commissaire aux comptes ?

Lorsque une société a défini un commissaire aux comptes, afin de vérifier la sincérité des données financières de l'entreprise, celui ci devra recevoir un avis de convocation. L'envoi de la convocation se fera par lettre recommandée avec accusé de réception au même titre que pour les actionnaires de l'entreprise et dans les mêmes conditions de durée.