Modèle type de procès-verbal pour une incorporation de réserves

Description courte :

Le procès-verbal dressé au cours d'une assemblée générale est un écrit retranscrivant les délibérations qui ont été votées. Vous trouverez au sein du présent document un modèle type de procès-verbal pour une incorporation de réserve téléchargeable et personnalisable.

Nombre de pages : 3
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Qu'est-ce qu'une incorporation de réserves ?

Une incorporation de réserves est un mécanisme qui peut être mis en place par l'intermédiaire d'un procès-verbal dès lors que les conditions afférentes sont remplies. Elle a pour objet de transformer les réserves de la société en capital social. Il est nécessaire que le capital social ait été totalement libéré au préalable et que la société dispose de fonds à incorporer.

Sous quelle forme juridique doit-on rédiger un procès-verbal ?

Le procès-verbal est un document qui s'avère indispensable pour les sociétés, que ce soit au cours d'une assemblée générale extraordinaire, ou pour constater par écrit la transformation d'une société.

Par principe, quelle que soit la forme juridique des sociétés, les procès-verbaux sont généralement dressés sous la forme d'actes sous seing privé, c'est-à-dire sans avoir besoin de recourir à un officier public et ministériel tel qu'un notaire. Les parties peuvent ainsi elles-mêmes mettre par écrit les débats qui ont eu lieu pendant l'assemblée. Cependant, il peut arriver dans certains cas qu'il soit obligatoire d'établir des procès-verbaux en la forme d'actes authentiques, c'est à dire que cette fois-ci un officier public et ministériel devra les rédiger.

Vous pouvez à titre d'exemple, vous aider du présent modèle de document téléchargeable et le compléter avec vos informations en fonction de votre situation.

Comment se matérialise un procès-verbal pour une incorporation de réserves ?

Le procès-verbal doit mentionner certains éléments obligatoires tels que la date et l'heure de rédaction du procès-verbal, l'identité de la société (dénomination, montant du capital, nombre de parts sociales, etc). Il convient également de faire figurer les noms des associés, le nom du gérant. Mais il faut aussi rappeler l'ordre du jour et préciser dans la liste énumérant les sujets de ce dernier, lesquels font l'objet d'une incorporation de réserves.

Le procès-verbal en tant que transcripteur du déroulement de l'assemblée générale, mentionne les actes qui se révèlent importants des membres de la société, tel que le dépôt sur le bureau, par le Président, de documents essentiels (rapport du Commissaire aux comptes, rapport de la gérance, etc).

Il doit apparaître dans le procès-verbal les résolutions avec les réserves, ainsi que les signatures qui dépendent de la forme de la société, mais surtout des statuts. En effet, pour une SARL, la signature du gérant sur le procès-verbal sera suffisante, tandis que pour certains statuts de SARL ou d'autres sociétés, les rédacteurs des statuts vont exiger la signature de l'ensemble des associés présents à l'assemblée, mais ces statuts peuvent être modifiés et seront constatés par un procès-verbal.

Un procès-verbal cristallise les résolutions adoptées par l’assemblée générale, son contenu doit ainsi bien refléter les débats. C'est la raison pour laquelle vous pouvez télécharger le modèle de document proposé ici relatif à un procès-verbal pour une incorporation de réserve.

Qui doit dresser le procès-verbal et dans quel délai ?

Il revient aux membres des organes exécutifs, président ou gérant des sociétés, de dresser les procès-verbaux de leurs assemblées. Mais dans la pratique, souvent, la rédaction du procès-verbal est confiée par l'organe exécutif de la société à un autre rédacteur affecté spécialement à cette mission. En effet, la transcription de l'assemblée est généralement confiée au secrétaire de séance, à la condition qu'il ait été expressément désigné par l'assemblée. Mais il est également possible que cette mission soit attribuée à une personne interne à la société qui a les compétences nécessaires. Il peut arriver que ce soit un tiers à la société qui dresse le procès-verbal tel qu'un avocat.

Pour ce qui est du délai, aucune limitation de temps n'est imposée aux sociétés pour dresser leurs procès-verbaux. Néanmoins, en pratique, il est recommandé de les établir le plus tôt possible après la tenue de l'assemblée.

Pour vous aider dans le respect du formalisme et des informations obligatoires à intégrer dans le procès-verbal, vous pouvez vous servir de l'exemple mis à votre disposition en le téléchargeant ici.