Convocation à une réunion extraordinaire du CSE

Comment définir ce qu’est une réunion extraordinaire du comité social économique ?

Qu'est-ce qu'une réunion extraordinaire dans le Comité Social Économique d’une société ?

La réunion extraordinaire est une réunion supplémentaire qui peut être demandée afin de s’entendre pour gérer un cas de danger imminent ou grave. Elle sort des réunions habituelles et prévues que sont les réunions ordinaires.

Quelle est la différence entre une réunion ordinaire et une extraordinaire ?

Contrairement aux réunions ordinaires qui se tiennent régulièrement dans le respect du Code du travail, les réunions extraordinaires peuvent se tenir à tout moment dès lors qu’il est démontré qu’elles sont nécessaires.

Quel est le nombre de réunions obligatoires pour le CSE ?

Le nombre de réunions obligatoires du Comité Social Économique est défini par la convention collective applicable au secteur d’activité de l’entreprise. En revanche, il ne peut pas y avoir moins de 6 réunions par an.

Dans le cas où aucune convention collective ou accord ne le prévoit, alors le Comité Social Économique doit se réunir :

• Dans les entreprises employant entre 11 et 49 salariés : au minimum une fois par mois
• Dans les entreprises employant entre 50 et 299 salariés : au minimum tous les deux mois
• Dans les entreprises employant plus de 300 salariés : au minimum tous les trois mois

Tout Comité Social Économique d’entreprise employant plus de 50 salariés se doit de se réunir au minimum quatre fois par an pour évoquer les sujets de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.

Comment mettre en place une réunion extraordinaire ?

Est-il obligatoire de faire une réunion extraordinaire du CSE ?

Il n’y a pas d’obligation à organiser une réunion extraordinaire étant donné que la réunion extraordinaire est par principe exceptionnelle. Cependant, elle est fortement conseillée dans les cas d’urgence.

Quand déclencher une réunion extraordinaire CSE ?

Dès lors qu’un cas d’urgence, quel qu’il soit, est repéré ou signalé à un membre du Comité Social Économique ou à l’employeur.

Comment convoquer/organiser une réunion extraordinaire d'urgence ?

Une convocation à une réunion extraordinaire se fait doit respecter les mêmes conditions qu’une convocation à réunion ordinaire. Une seule condition est à respecter, une réunion extraordinaire demandée doit être organisée avant que soit tenue la prochaine réunion ordinaire.

L’ordre du jour de la réunion doit être prévu en amont afin qu’il puisse être communiqué avec la convocation.

Les personnes convoquées sont le plus souvent les membres du Comité Social Économique mais des professionnels du domaine d’urgence peuvent aussi être invités. L’agent de l’Inspection du travail ou celui des services de Prévention de la sécurité sociale peuvent notamment être invité sur demande de l’employeur ou de la majorité des élus.

La convocation doit intervenir au maximum trois jours avant la tenue de la réunion d’urgence et doit être présentée sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception.

Qui est concerné par une réunion extraordinaire ?

Qui peut et comment demander à organiser une réunion extraordinaire du CSE ? Une réunion extraordinaire peut-elle être à l'initiative de l'employeur ?

La demande d’organiser une réunion extraordinaire peut venir de deux personnes différentes :

• D’un ou plusieurs membres du Comité Social Économique : pour que la demande soit valable, il faut que la majorité des membres titulaires du comité soutiennent cette demande. Il n’y a pas de formalité imposée, il faut cependant que cette demande soit justifiée.
• De l’employeur : Il n’y a pas de condition de validité lorsque cette demande est justifiée. Cependant, la procédure doit être respectée minutieusement (Convocation, ordre du jour, etc.)

Qui décide de la date de réunion du CSE ?

L'employeur fixe les dates et heures des réunions du comité. Il porte par tous moyens (courrier, voie électronique par exemple) ces informations à la connaissance des membres titulaires du CSE.

Qui doit présider une réunion extraordinaire du CSE ?

La réunion extraordinaire doit être présidée par le président du Comité Social Économique ou son suppléant en cas d’absence.

Qui peut assister aux réunions extraordinaires du CSE ? Comment faire en cas d'absence de membre ?

Les personnes pouvant assister aux réunions extraordinaires du Comité Social Économique sont les mêmes que celles qui peuvent assister aux réunions ordinaires, soit :

• Les élus du Comité Social Économique
• Les représentants syndicaux
• L’employeur

Dans le cas où un des membres, quel qu’il soit, est absent, alors celui-ci doit se faire remplacer par un suppléant.

Quels sont les documents qui peuvent intervenir à la suite d’une réunion extraordinaire ?

À quoi sert l'ordre du jour dans une réunion extraordinaire ?

L’ordre du jour est un document rédigé en amont de la réunion, il doit même être joint à la convocation. Le but de ce document est de s’organiser au préalable afin que la discussion, lors de la réunion, ne divague pas trop sur des sujets non-prévus et se consacre à ceux pour lesquels cette réunion exceptionnelle a été organisée.

À quoi sert le procès-verbal (PV) d'une réunion extraordinaire ?

Le procès-verbal est un document qui se créer à la fin d’une réunion. Il est rédigé dans le but de reprendre les différentes étapes de la réunion et de la synthétisées et ce de façon formelle. Cela permet d’avoir une trace de ce qui a été dit et voté lors de la réunion afin de servir de preuve en cas de doute. Pour qu’il puisse avoir une force probante, il doit être signé.

À quoi sert le compte rendu d'une réunion extraordinaire ?

Le compte rendu est un document qui se créer à la fin d’une réunion. Il est rédigé dans le but de reprendre les différentes étapes de la réunion et de la synthétiser de façon neutre et non-officielle. Cela permet d’avoir une trace de ce qui a été dit et voté lors de la réunion pour les absents sans qu’il n’y ait de formalisme à suivre.

Comment mettre en place une convocation à une réunion extraordinaire ?

Comment rédiger une convocation à une réunion extraordinaire ?

Une convocation à une réunion extraordinaire doit être envoyée au moins 3 jours calendaires avant la date prévue pour la tenue de la réunion. Cette convocation doit être envoyée sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception ou mail avec accusé de réception.

Au sein de cette convocation, il doit y avoir les informations suivantes :

• L’ordre du jour, la date
• L’heure et le lieu de la réunion
• Les modalités de procuration dans le cas où la personne ne peut pas assister à la réunion

Toute personne spécialisée dans le domaine de l’ordre du jour causant la nécessité d’une réunion extraordinaire peut aussi être conviée à participer afin de donner son avis de professionnel.

Comment utiliser notre modèle/exemple de convocation à une réunion extraordinaire ?

Notre modèle/exemple de lettre de convocation à une réunion extraordinaire est rédigé avec des trous et des notices pour vous aider à le remplir avec vos informations le plus aisément possible. Ce document téléchargeable et modifiable est sous format Word.