Contrat de maintenance de système informatique

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Contrat de maintenance de système informatique
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Qu'est-ce qu'un contrat de maintenance de système informatique ? 

Définition du contrat de maintenance de système informatique 

Le contrat de maintenance informatique est un contrat de louage d’ouvrage défini à l’article 1710 du Code civil. Il peut porter sur différents aspects de l’informatique aussi bien, le matériel, le logiciel que le système informatique. En ce sens, un prestataire s'engage envers un client pour assurer le bon fonctionnement, la surveillance, la maintenance préventive, et éventuellement la réparation des systèmes informatiques de ce dernier.

Les entreprises qui dépendent fortement de leurs systèmes informatiques comme les établissements médicaux, les institutions financières optent souvent pour des contrats de maintenance afin de garantir la disponibilité continue de leurs systèmes et réduire les risques de pannes imprévues. Le contrat de maintenance permet également de budgétiser les coûts de maintenance et d'assistance informatique de manière prévisible.

Quels sont les avantages du contrat de maintenance de système informatique ?

Le contrat de maintenance de système informatique vise à assurer que le fonctionnement des systèmes informatiques répond aux attentes et aux besoins spécifiques du client en les maintenant dans un état opérationnel optimal. 

L'objectif est d'assurer la disponibilité constante des systèmes informatiques et réduire les interruptions de service qui pourraient affecter les activités commerciales ou la productivité.

La maintenance informatique correspond à toute action de dépannage, réparation, révision, réglage, amélioration, entretien, contrôle et vérification des équipements matériels comme immatériels.

La maintenance informatique préventive permet de vérifier les équipements à intervalles réguliers, de détecter et résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs, réduisant ainsi les risques de pannes critiques.

Son champ d’application sera délimité dans le contrat de maintenance liant le client au fournisseur ou prestataire.

Quels types de maintenance pour un système informatif ?

La maintenance préventive, corrective et évolutive

Le prestataire peut soit s’engager à réparer uniquement les erreurs de fonctionnement, soit à les prévenir par des contrôles périodiques. Un autre type de maintenance, dite évolutive, permet de mettre à jour les différents logiciels.

Lorsqu’elle est préventive, la maintenance informatique va avoir pour objectif d'entretenir le système sans panne apparente, et ce, de manière régulière.

Lorsqu’elle est corrective, la maintenance va consister à réparer le problème déjà survenu. Si le prestataire doit en plus aller chercher l’origine du problème pour le réparer, il est question de maintenance curative.

Le contrat de maintenance informatique doit donc préciser quel type de maintenance le client a choisi ou si les obligations du prestataire englobent les deux.

Quels sont les acteurs impliqués dans le contrat de maintenance informatique ? 

Dans un contrat de maintenance informatique, plusieurs acteurs interviennent pour établir et maintenir les services convenus.

Tout d'abord, le prestataire est l'entité spécialisée dans la maintenance informatique. Il est responsable de la bonne exécution des dispositions prévues par le contrat. 

Au sein du prestataire de services informatiques, il peut y avoir différents experts techniques, ingénieurs, techniciens ou spécialistes responsables de la surveillance, de la maintenance et de la résolution des problèmes techniques.

Enfin, le prestataire peut faire appel à des sous-traitants pour certains aspects spécifiques des services de maintenance informatique. Le recours à des sous-traitants peut permettre au prestataire de couvrir un éventail plus large de services ou de bénéficier d'une expertise supplémentaire pour répondre aux besoins spécifiques du client, tout en maintenant la cohérence et la qualité des services offerts dans le cadre du contrat de maintenance informatique. Toutefois, l'implication d'un tiers dans le contrat de maintenance informatique peut être soumis à l'autorisation préalable du client. 

Que contient le contrat de maintenance du système informatique ? Comment rédiger un contrat de maintenance de système informatique ?

Le contrat de maintenance du système informatique, pour être valable, doit nécessairement comporter les dispositions contractuelles suivantes :

  • L'identité, la raison sociale et l'adresse de chacune des deux parties ;
  • Leur numéro d’immatriculation au RCS ;
  • L’adresse du siège social du client et du prestataire ou sa domiciliation ;
  • Les conditions de prestations de service ;
  • Les noms des représentants légaux ;
  • L'organisation du service ; 
  • Une description détaillée de la mission ;
  • Les obligations des parties ;
  • Le prix à payer par le client et les modalités de paiement ;
  • La durée du contrat ;
  • La cession et résiliation éventuelles du contrat ;
  • La loi applicable et les modalités de règlement des litiges. 

Quelles sont les obligations du client ?

Le client doit :

  • Assurer l’accès libre du matériel au prestataire ;
  • Respecter les conditions normales d'utilisation du matériel ;
  • Tenir un registre des anomalies, incidents ou pannes concernant le matériel ;
  • Appliquer strictement les instructions d’utilisation données par le fournisseur ;
  • Garantir la conformité des installations aux normes sécuritaires ;
  • Obtenir l'autorisation préalable écrite du prestataire pour la réparation ou le déplacement du matériel par des tiers.

Le non-respect de ces obligations ou des conditions générales pourra entrainer la rupture du contrat par le prestataire.

Quelles sont les obligations du prestataire ?

Le prestataire doit quant à lui :

  • Accomplir ses opérations de maintenance à savoir l’entretien et le dépannage ;
  • Se conformer au règlement intérieur ;
  • Respecter la confidentialité du contenu de la mission ;
  • Répondre à une obligation d'information, transmettre toute mise en garde et informer de tout ce qui peut être utile à la maintenance du système ;
  • Proposer au client une solution adaptée aux problèmes constatés ;
  • Avertir le client des éventuelles limitations de ces solutions.

L’obligation qui lie le prestataire au client demeure une obligation de moyen, et non de résultat. Il pourra toutefois être tenu responsable en cas de :

  • perte ou destruction des fichiers du client dans l’exécution de son travail, indépendamment d’une quelconque faute du client ;
  • non-respect de ses obligations ;
  • force majeure.

Comment résilier un contrat de maintenance informatique ?

Mettre un terme au contrat : la clause de résiliation 

Chacune des parties pourra résilier le contrat dans le cas où l'autre partie exécute mal ou n'exécute pas ses obligations prévues par le contrat. Ainsi, le client ou le prestataire pourra résilier en motivant ce fait par lettre recommandé avec avis de réception.

Lorsque le prestataire n'exécute pas des missions, le client pourra tout d'abord exercer une mise en demeure de s'exécuter avant de saisir le juge. Lorsque le client n'exécute pas ses obligations de paiement, le prestataire devra effectuer une mise en demeure de payer.

Notre modèle de contrat

Exemple de modèle de contrat de maintenance de système informatique à télécharger au format PDF/Word 

Vous trouverez au sein de ce document un modèle de contrat de maintenance de système informatique à personnaliser selon vos engagements personnels.

Ce document juridique vous proposera un modèle de contrat de maintenance de système informatique à jour de la réglementation particulière en vigueur, vous facilitant sa rédaction.

Sommaire

Article 1 – Objet du contrat

Article 2 – Entretien

Article 3 – Dépannage

Article 4 – Exclusions

Article 5 – Registre des anomalies

Article 6 – Accès au matériel

Article 7 – Obligations du Client

Article 8 – Obligations du Prestataire

Article 9 – Limitation de responsabilité

Article 10 – Durée

Article 11 – Confidentialité

Article 12 – Force majeure

Article 13 – Résiliation

Article 14 – Prix et modalités de paiement

Article 15 – Propriété intellectuelle

Article 16 – Loi applicable et litiges

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