Convention de mise à disposition de locaux

Définition de la convention ou contrat de mise à disposition de locaux

Une convention de mise à disposition de locaux est un contrat conclu entre deux entreprises ou dans le cadre d'une pépinière d'entreprise par exemple où les locaux sont souvent partagés entre plusieurs entreprises. Ils sont ainsi propices à des espaces de coworking et peuvent permettre de partager un certain matériel (imprimantes, standards téléphoniques, secrétariat, fax etc.).

Il arrive de plus en plus souvent qu'une entreprise propose à d'autres entreprises d'occuper une partie de ses locaux vacants, soit pour mutualiser les charges, soit pour créer un incubateur de sociétés en création dans différents types d'activités et engendrer de nouvelles opportunités, et ce, dans de meilleures conditions.

La convention reprend donc toutes les modalités du partage de ces locaux, et doit être la plus exhaustive possible afin de clarifier cette cohabitation le plus clairement possible.

Cela peut être simplement un hangar, mais peut également être beaucoup plus étendu comme le partage du matériel informatique, ou de la salle de réunion, et c'est dans le cas d'un partage étendu que la convention est importante, car elle protège les deux parties. Il faut donc le plus grand soin dans sa rédaction, ou s'inspirer de modèles déjà existants, comme nous le proposons sur notre site.

Mise à disposition de locaux commerciaux, ou pour association, formation, professionnels, avocats etc.

Ce ne sont pas que les entreprises qui peuvent décider de mettre à disposition des locaux commerciaux ou industriels. Les collectivités ont très souvent recours à cette procédure pour héberger les associations de leurs communes, ou inciter des professions libérales à s'installer. C'est une procédure très usitée et qui apporte beaucoup plus de souplesse qu'un bail commercial.

Cela permet également d'en décider la durée, car les baux commerciaux sont beaucoup plus rigides. Une mise à disposition des locaux permet par exemple d'héberger une formation professionnelle qui peut avoir une courte durée. C'est donc le parfait compromis pour des situations temporaires, ou pour des essais éventuels de mutualisation de services.

Notre modèle de document

Exemple de modèle de convention de mise à disposition d'un local à télécharger

Nous mettons à votre disposition un exemple de convention de mise à disposition d'un local à télécharger en ligne et à personnaliser, disponible au format Word et PDF.

Comment rédiger une convention de mise à disposition de locaux ?

Il faut bien réfléchir à l'élaboration d'une convention de mise à disposition de locaux, car c'est une procédure assez peu encadrée par des lois claires et définies. C'est un sérieux avantage qui ne doit pas tourner à l'inconvénient, car cela laisse une grande marge de manœuvre, mais de ce fait une certaine approximation qui peut aboutir à un désastre.

Il n'existe donc pas de formulaire type, il vous faut donc connaître toutes les mentions qui doivent apparaître sur cette convention. A noter que la mise à disposition temporaire d'un local n'est pas constitutive d'une sous-location.

Si la rédaction de cette convention vous paraît compliquée, inspirez-vous du modèle que nous vous proposons. Il vous permettra de partir sur des bases juridiques solides.

À retenir : certaines mentions sont indispensables dans l'élaboration de cette convention comme l'identité des parties (Nom et prénom de chaque partie etc.), la description du local ou des locaux, l'usage précis de ces locaux ainsi que les obligations des parties (par exemple se conformer au règlement intérieur des locaux etc.).

Quelle est la durée pour une convention de mise à disposition de locaux ?

Deux cas de figues se présentent :

• Soit l'entreprise ou la collectivité qui met à disposition d'un local est propriétaire des locaux et la durée est définie par les deux parties en toute liberté.
• Soit l'entreprise ou la collectivité qui met les locaux à disposition est locataire, et la convention aura donc comme limite de durée le bail, commercial ou non, des locaux mis à disposition

Quelles différences entre convention de mise à disposition de locaux ou bail ?

La première grande différence, et la plus significative est la durée. En effet, un bail commercial 3/6/9 lie l'entrepreneur aux locaux pour une durée minimum de 9 ans et se renouvelle tous les trois ans, c'est donc un engagement sur le long terme, qui est également une assurance et une garantie pour pouvoir s'engager dans son entreprise.

Néanmoins le contrat de mise à disposition de locaux, également appelé contrat de prestation de service, est beaucoup plus adapté aux artisans ou aux professions libérales qui doivent évaluer le marché avant de s'installer définitivement dans un lieu.

La seconde différence est le choix de la rémunération. Un bail commercial ne peut être signé à titre gracieux, une mise à disposition le peut. La liberté est également beaucoup plus présente lorsque l'on choisit la mise à disposition, car une convention peut être cassée très rapidement.