Modèle de livre de caisse

Qu'est-ce qu'un livre de caisse ? 

Définition du livre de caisse : principes de la tenue de caisse

Le livre de caisse constitue un outil indispensable pour le suivi financier d'une entreprise. Ce registre détaillé recense minutieusement chaque mouvement monétaire, qu'il s'agisse des entrées ou des sorties en espèces d'une caisse. Généralement, le livre de caisse est utilisé par des petites entreprises (PME). 

Ce suivi rigoureux permet d'établir le solde de caisse à tout moment, facilitant ainsi la gestion de trésorerie et la prise de décisions éclairées. Pour les PME, le livre de caisse reste un pilier de la comptabilité, malgré l'avènement des outils numériques.

Le livre de caisse est-il une obligation comptable ? 

Oui, le livre de caisse est une obligation comptable principalement pour les commerces de détail de type PME ainsi que les cafés et les restaurants. Ce document comptable est valable à la fois en version papier ou en version dématérialisée, par exemple, sous un format excel. 

Comment et qui doit tenir un livre de caisse ?

La tenue d'un livre de caisse s'impose aux commerçants, artisans et prestataires de services manipulant des espèces disposant d'une caisse enregistreuse mais pas seulement. 

Depuis la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016, toute entreprise assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et utilisant une caisse enregistreuse est soumise à une obligation de conformité d'utilisation, celle d'un logiciel de caisse répondant à des exigences de sécurité et de conservation des données. Les autres entreprises ne sont donc pas soumises à cette obligation et peuvent utiliser un livre de caisse, notamment celles :

• qui réalisent un chiffre d'affaire uniquement en B to B c'est-à-dire entre professionnels dans la mesure où l'opération se réalise par le biais d'une facturation ;
• qui sont exonérées ou en franchise de TVA. 
  

Pour remplir correctement le livre de caisse il faut :

• Notez la date de chaque transaction ; 
• Décrivez brièvement l'opération ; 
• Indiquez le montant exact ; 
• Calculez le solde après chaque mouvement. 

Les logiciels de gestion facilitent cette tâche, offrant une vue d'ensemble des flux de trésorerie et permettant d'offrir une vision claire de la santé financière de l'entreprise. Mais il est toujours possible de remplir un livre de caisse sur format papier. 

À noter : conservez les tickets de caisse comme justificatifs. Un livre bien tenu protège contre les erreurs et simplifie les contrôles opérés par l'administration fiscale. 

Comment se présente un journal de caisse ? 

Un journal de caisse se structure généralement sous forme de tableau à plusieurs colonnes. On y trouve habituellement :

• Une colonne pour la date de chaque opération ; 
• Un espace pour le libellé détaillant la nature de la transaction ;  
• Des colonnes distinctes pour les entrées et les sorties d'argent ; 
• Une colonne pour le solde actualisé après chaque mouvement. 

Le document peut inclure des informations complémentaires comme le numéro de pièce justificative, le mode de paiement, le taux et le montant de la TVA. 

Pour faciliter son utilisation, le journal de caisse peut être divisé en sections mensuelles avec des sous-totaux. Les entreprises optent souvent pour un format numérique, comme un tableur Excel, permettant des calculs automatisés et une meilleure lisibilité des données financières.

Notre modèle de document 

Exemple de modèle de livre de caisse à télécharger en ligne au format Excel

Le présent modèle s'établit sous la forme d'un livre de caisse conforme aux exigences comptables.  Il convient de préciser qu'à partir du moment où le modèle est téléchargé, il sera possible de le modifier et de le personnaliser en :

• Intégrant les éléments de renseignements nécessaires au sein des zones de textes prévues à cet effet ;
• Insérant des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du livre de caisse.