Modèle de fiche de demande de remboursement de frais

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Description courte :

Ce document juridique à télécharger est un modèle de note permettant de demander un remboursement de frais, à jour des dispositions légales et comportant une liste de certains frais remboursables. Il est complet et contient l'ensemble des éléments nécessaires à la rédaction d'une lettre de demande complète, claire et précise.

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Note de frais de déplacement, repas en restaurant... sous forme de tableau (template) Excel

Ayant pour but de faciliter la gestion des remboursements de frais professionnels (de repas par exemple), la note de remboursement de frais professionnels est un nouveau mode de fonctionnement qu'il est possible de remplir sous forme d'un tableau en utilisant un logiciel comme Excel par exemple, et qu'il vous suffit d'imprimer une fois complétée afin de l'envoyer avec vos justificatifs.

La gestion des notes de frais peut rapidement devenir un poids dans l'entreprise si elle n'est pas organisée. Cette note de remboursement offre deux grands avantages. Le premier est que l'entreprise du salarié qui fait la demande de note n'aura aucune difficulté à décrypter ou deviner les informations qui sont à transmettre dans la note (les adresses postales, les montants des frais, etc). Aussi, ce type de fiche permet donc de gagner du temps pour toutes les parties concernées. Le second avantage de rédiger une telle note est que vous pourrez enregistrer ce fichier sur votre ordinateur et ne pas changer son intégralité, mais seulement les sommes à rembourser pour chaque département. C'est donc un gain de temps précieux dans la rédaction de la note de frais. De la même façon, avoir un modèle de note de frais professionnels déjà créé permet de mieux contrôler si certains éléments sont ou non manquants pour vous.

Enfin, il est à noter que vous pourrez aussi facilement transmettre vos coordonnées bancaires telles que le RIB original ou copie afin que les remboursements soient effectués par virements plus économiques et rapides que les chèques.

Vous trouverez en conséquence au sein du présent document proposé au téléchargement, un modèle de fiche à compléter concernant le remboursement de frais de transports, d'hébergements et divers. La catégorie des frais divers est d'autant plus importante qu'elle permet d'englober des frais particuliers à une certaine profession par exemple.

Valable pour les sociétés comme pour les associations

Si la note de frais s'adresse principalement aux sociétés, il est possible d'en établir pour les salariés en milieu associatif. Cependant, le fonctionnement de la note suppose quelques impératifs. L'association vise une organisation intégrant un objectif, qui est de mener à bien une mission ou de partager une activité commune sans volonté première de générer des bénéfices, c'est notamment la définition qu'en donne la loi du 1er juillet 1901. On distingue alors deux genres d'association : l'association simple non déclarée en préfecture et sans personnalité morale, et l'association déclarée.

Seule une association déclarée en préfecture peut alors prétendre traiter des notes de frais, par conséquent, les associations non déclarées n'y ont pas le droit puisqu'elles ne disposent pas de fonds ni de patrimoine propre.

Dans le cadre d'une association déclarée, le bénévole n'est pas un salarié, mais attention à la requalification et à l'obligation de mise en place d'un contrat de travail, les notes de frais ne doivent alors pas être surestimées, car elles pourraient être perçues comme un salaire déguisé pour le bénévole. Comme le régime général, l'association optera soit pour un remboursement en frais réels soit forfaitaire.

Le bénévole devra alors fournir un justificatif de la dépense dans le cadre de ses fonctions de bénévolat, prouver que celles ci ont bien un lien direct avec sa mission, et surtout démontrer que cette dépense ne dépasse pas le plafond fixé chaque année par l'URSSAF pour les cotisations sociales et l'administration fiscale.

Afin de dresser une fiche de remboursement de frais de travail complète dans l'objectif de vous faire rembourser par votre employeur l’entièreté des frais de travail, il vous faudra spécifier nombre d’éléments importants.

Téléchargez dès maintenant ce modèle de note au sein duquel les éléments suivants peuvent être complétés :

  • Le nom, le lieu, le motif, la date de remise, la date du déplacement en question ;

  • Le moyen de transport utilisé (véhicule personnel, véhicule de location ou transports en commun) ;

  • En cas de véhicule personnel, le nombre de km parcourus, le forfait par km, le nombre de km multiplié par le forfait, les frais de parking etc. ;

  • En cas de transport en commun, les frais de SNCF, de bus et métro, d’avion voire de taxi ;

  • Les frais de logement (repas, nuit dans un hôtel), le moyen de paiement ;

  • La description des frais divers, leur nature et le montant de l'achat de chacun ;

  • Le total du remboursement avec la liste des justificatifs.

Le remboursement des frais de travail est une obligation de l’employeur et de l'entreprise en cas de nécessité de se déplacer pour le salarié. Il aura donc la possibilité de demander un remboursement de chaque frais à l'entreprise qu’il a dû subir, tant en matière de déplacement qu’en termes de frais d’hébergement ou autre.

En effet, ce mécanisme peut être intéressant à la fois pour l'employeur et pour le salarié. La rédaction d'une telle fiche simplifiée permet à l'employeur de comptabiliser correctement les frais du salarié, et aide également le salarié lorsqu'il doit indiquer les dépenses qu'il a eu au cours d'un déplacement professionnel sans se tromper.