Demande de remboursement de frais

Fiche de demande de remboursement de frais

Naviguer dans le monde des frais professionnels peut parfois être déroutant. Que vous soyez salarié ou employeur, il est essentiel de comprendre comment demander le remboursement de ces dépenses. Que ce soit pour un déplacement, un repas ou des frais divers liés au travail, cette page vous apportera des éclaircissements sur la procédure à suivre. Vous y trouverez des informations utiles sur les déductions forfaitaires spécifiques, le trajet domicile-travail et d'autres concepts importants.

Fiche de demande de remboursement de frais

Les frais professionnels : qu'est-ce que c'est ?

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de l'exercice de son activité au service de son employeur. Ces dépenses peuvent être de diverses natures comme les frais de déplacement, de repas, d'hébergement ou encore des achats spécifiques nécessaires à l'accomplissement des tâches professionnelles.

En règle générale, l'employeur est tenu de rembourser ces frais au salarié. Le remboursement peut se faire de deux manières : soit par le biais d'un remboursement au réel, c'est-à-dire en se basant sur les justificatifs fournis par le salarié, soit sous forme d'allocation forfaitaire.

Il est à noter que ces sommes remboursées ne sont pas considérées comme un élément de rémunération et sont donc en principe exonérées de cotisations et contributions sociales.

Comment se faire rembourser par son entreprise ?

Pour obtenir le remboursement de vos frais professionnels, plusieurs étapes sont à respecter.

D'abord, il est crucial de conserver tous les justificatifs de vos dépenses : factures, tickets de caisse, notes d'hôtel, etc. Ces documents seront nécessaires pour prouver les dépenses engagées.

Ensuite, selon les règles en vigueur dans votre entreprise, vous devrez rédiger une note de frais. Ce document reprend l'ensemble de vos dépenses et est généralement accompagné des justificatifs correspondants. Le format de la note de frais varie d'une entreprise à l'autre, mais elle doit toujours contenir certaines informations essentielles, comme la date, le montant et la nature de la dépense.

Une fois votre note de frais complétée, vous devez la transmettre à votre employeur. Cela peut passer par votre supérieur hiérarchique, le service comptable, ou selon les procédures internes de votre entreprise.

Enfin, votre employeur procédera au remboursement des frais avancés. Cela peut prendre la forme d'un virement bancaire direct sur votre compte, ou être inclu dans votre salaire. L’entreprise a la possibilité de rembourser les frais réels sur justificatifs, ou d'opter pour le versement d’allocations forfaitaires.

Il est recommandé de vérifier régulièrement que les remboursements ont bien été effectués et de garder une trace de toutes vos demandes.

La procédure peut varier en fonction de votre entreprise, il est donc toujours important de se référer à la politique interne en matière de frais professionnels.

Qu'est-ce qui est considéré comme des frais professionnels ?

Les différentes catégories de frais professionnels

Les frais professionnels se regroupent en plusieurs catégories, chacune ayant des modalités de remboursement spécifiques. Voici les principales :

• Frais de déplacement : Ils incluent les coûts liés aux voyages d'affaires, aux déplacements entre le domicile et le lieu de travail, aux indemnités kilométriques pour l'usage du véhicule personnel.

• Frais de repas : Ils concernent les dépenses liées à la restauration lors de missions ou de repas d'affaires.

• Frais de logement : Ils couvrent les dépenses d'hébergement lors de déplacements professionnels.

• Frais de télétravail : Cette catégorie englobe les coûts liés au télétravail, notamment l'achat de matériel et les frais de connexion internet.

• Autres frais : Ils regroupent des dépenses variées comme les frais d'habillage pour certains métiers, les frais de déménagement en cas de mobilité professionnelle, etc.

Il est essentiel pour le salarié de fournir des justificatifs pour chaque dépense afin d'obtenir un remboursement.

Remboursement des frais de repas : modalités

En ce qui concerne le remboursement des frais de repas, plusieurs options sont à la disposition de l'employeur.

Le remboursement au réel nécessite que le salarié fournisse des justificatifs de ses dépenses de repas. Le montant remboursé correspondra alors directement aux dépenses engagées.

L'entreprise peut également choisir d'opter pour le versement d'allocations forfaitaires. Cette option, plus flexible, ne requiert pas la fourniture de justificatifs. Cependant, elle doit respecter des plafonds d'exonération définis par l'URSSAF, à savoir 9,10 € par repas si le salarié n'est pas contraint de manger au restaurant, et 18,60 € si c'est le cas.

Il est à noter que le remboursement des frais de repas n'est pas systématique. En effet, pour être éligible, le salarié doit être en situation de mission temporaire ou se trouver dans une situation où il ne peut pas regagner son domicile pour le repas.

Frais de déplacement : modalités de remboursement

Les frais de déplacement peuvent être remboursés de deux façons principales : le remboursement des frais réels ou le versement d'allocations forfaitaires.

• Le remboursement des frais réels nécessite la présentation de justificatifs (facture, ticket de caisse, etc.) prouvant la dépense engagée. Ce type de remboursement est particulièrement utilisé pour les frais de transport, de repas et d'hébergement liés à un déplacement professionnel.

• L'allocation forfaitaire, quant à elle, est un montant fixe versé indépendamment des frais engagés. Le montant de ces allocations peut varier en fonction de la destination du déplacement (France métropolitaine, outre-mer, étranger).

Il est important de noter que les modalités de remboursement peuvent différer en fonction des entreprises et des réglementations internes. En cas de changement des modalités de remboursement, l'employeur doit en informer les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

Indemnité kilométrique : imposable ou non ?

L'imposition des indemnités kilométriques dépend de la nature des déplacements effectués. Les remboursements des frais engendrés par l'utilisation du véhicule personnel pour les trajets domicile-travail sont imposables si ces frais sont couverts par la déduction forfaitaire pour frais professionnels. En revanche, les frais de déplacement professionnels remboursés par l'employeur sont généralement exonérés d'impôt. En effet, ces remboursements sont considérés non pas comme des revenus, mais comme le remboursement de dépenses avancées par le salarié pour le compte de l'entreprise.

Prime de transport : qui y a droit ?

La prime de transport concerne principalement deux catégories de salariés : ceux qui utilisent les transports publics pour leurs déplacements domicile-travail et ceux qui utilisent leur véhicule personnel, notamment les véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène.

• Pour les salariés utilisant les transports publics, l'employeur a l'obligation légale de prendre en charge 50% du prix des titres d'abonnement souscrits pour leurs déplacements domicile-travail.

• Pour les salariés utilisant leur véhicule personnel, la prime de transport est une prise en charge facultative par l'employeur des frais de carburant et d'alimentation des véhicules engagés pour les déplacements domicile-travail.

Il est à noter que le versement de cette prime est soumis à certaines conditions et peut varier d'une entreprise à l'autre. De plus, selon la loi, les indemnités forfaitaires pour petits déplacements peuvent également être prises en compte.

Les salariés des entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle sont particulièrement concernés par ces dernières.

Enfin, il faut savoir que la prime de transport est exonérée de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans certaines limites.

L'importance de la note de frais dans le remboursement

La note de frais est un élément clé dans le processus de remboursement des frais professionnels. Elle permet de recenser et de justifier les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité. L'employeur s'appuie sur cette note de frais pour déterminer le montant à rembourser.

Deux méthodes de remboursement peuvent être appliquées : le remboursement au réel, basé sur les dépenses réellement engagées et prouvées par des justificatifs, et le remboursement forfaitaire, où un montant fixe est versé indépendamment des frais engagés.

La note de frais est également un document essentiel pour l'administration fiscale et l'URSSAF, qui surveillent particulièrement la gestion des notes de frais par les entreprises.

Il n'y a pas de délai légal pour le remboursement d'une note de frais, mais il est conseillé de procéder à ce remboursement dans un délai raisonnable. Ainsi, la note de frais joue un rôle crucial pour assurer une gestion efficace et transparente des frais professionnels.

Note de frais : les erreurs à éviter

Dans la gestion des notes de frais, certaines erreurs peuvent avoir des conséquences significatives pour l'entreprise et le salarié.

• Erreur de justificatif : Chaque frais doit être justifié par un document (facture, ticket, etc.). L'absence de justificatif peut entraîner le refus du remboursement par l'employeur et l'URSSAF en cas de contrôle.

• Retard de déclaration : Il est recommandé de transmettre les notes de frais dans un délai raisonnable après la dépense. Un retard excessif peut poser des problèmes pour l'entreprise et retarder le remboursement.

• Dépassement du plafond autorisé : Il est important de respecter les limites fixées par l'entreprise pour chaque type de frais. Un dépassement peut entraîner le refus du remboursement.

• Non-respect des politiques de l'entreprise : Chaque entreprise a ses propres règles en matière de frais professionnels. Il est essentiel pour les salariés de bien les connaître et de les respecter pour éviter des erreurs.

• Erreur sur la nature des frais : Certains frais peuvent ne pas être éligibles au remboursement. Il est donc important de bien identifier la nature des frais avant de les engager.

Ces erreurs peuvent entraîner des sanctions, notamment en cas de contrôle par l'URSSAF. Il est donc essentiel de les éviter pour assurer une gestion efficace des notes de frais.

Faut-il déclarer les remboursements de frais ?

En matière de déclaration fiscale, les remboursements de frais professionnels ne sont généralement pas à déclarer. En effet, ils ne constituent pas un revenu supplémentaire pour le salarié, mais une compensation de dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Toutefois, il existe des exceptions à cette règle. Par exemple, les allocations versées par l’employeur pour couvrir les frais de télétravail à domicile doivent être déclarées si elles dépassent un certain seuil. Par ailleurs, si vous optez pour la déduction des frais réels plutôt que la déduction forfaitaire automatique de 10%, vous devrez déclarer vos frais professionnels.

Frais professionels et impôts

Quand on parle de frais professionnels et impôts, il est important de comprendre comment ils interagissent. En règle générale, les remboursements de frais professionnels sont exonérés d'impôt, à condition qu'ils couvrent des dépenses inhérentes à l'emploi. Si ces remboursements sont intégrés à votre salaire, vous pouvez déduire la totalité des frais engagés.

Il existe deux options pour la déduction des frais professionnels sur vos revenus :

• La déduction forfaitaire de 10%, qui s'applique automatiquement à vos revenus.
• La déduction de vos frais réels, qui nécessite de fournir des justificatifs.

Il faut noter que le montant maximum de la déduction forfaitaire est de 13 522 euros pour l'année 2023. Les frais professionnels peuvent également inclure des dépenses comme les frais de déplacement, pour lesquels le barème des frais kilométriques peut être utilisé.

La déduction forfaitaire spécifique : comment ça marche ?

La déduction forfaitaire spécifique (DFS) est une réduction de la base de calcul des cotisations sociales accordée à certains salariés qui supportent régulièrement des frais professionnels. Elle est appliquée par l'employeur et concerne des professions précisément énumérées, comme les ouvriers du bâtiment.

Voici comment elle fonctionne :

• L'employeur réintègre les remboursements de frais professionnels dans l'assiette des cotisations de sécurité sociale.

• Il applique ensuite la déduction forfaitaire spécifique.

Par exemple, si un salarié a des remboursements de frais professionnels de 150 €, et que l'employeur applique une déduction de 70 %, la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale sera de (1 800 + 150) × 70 % = 1 365 €.

La DFS a pour effet de diminuer l'assiette des cotisations de Sécurité sociale et de retraite complémentaire pour le salarié et l'employeur, augmentant ainsi le net à payer du salarié.

Le rôle de l'Urssaf dans le remboursement des frais professionnels

L'Urssaf joue un rôle clé dans le remboursement des frais professionnels, en veillant à la conformité des pratiques des entreprises. Elle contrôle notamment que les remboursements de frais professionnels ne sont pas utilisés pour augmenter le salaire net du salarié de manière déguisée, ce qui pourrait conduire à des cotisations sociales insuffisantes.

L'Urssaf vérifie également que les remboursements de frais réels sont bien basés sur des justificatifs et que les allocations forfaitaires ne dépassent pas les plafonds d'exonération qu'elle a établis. En cas de non-respect de ces règles, l'Urssaf peut procéder à des redressements.

Enfin, l'Urssaf fournit des barèmes pour aider les entreprises à déterminer le montant des allocations forfaitaires qu'elles peuvent verser pour certaines catégories de frais, comme les frais kilométriques. Ces barèmes sont régulièrement mis à jour.

Modèle/exemple : demande de remboursement de frais professionels 2023

Nous proposons un modèle/exemple de demande de remboursement de frais professionels annoté, téléchargeable et modifiable afin de permettre aux parties non-juristes de rédiger un tel document avec confiance.

Le présent document s'établit sous la forme d'un modèle-type. Une fois le document téléchargé, il est possible de le modifier en :

• Insérant les renseignements nécessaires au sein des zones réservées à cet effet ;
• Intégrant des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du document.