Lettre de convocation du contrôleur de gestion (G.I.E.)

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Expéditeur

Groupement d’Intérêt Economique (préciser sa dénomination)

Représentée par (à préciser)

Dont le siège social se situe au : (Adresse du Siège social)

(Code postal)

Inscrite au R.C.S sous le numéro : (indiquer le numéro d’immatriculation au RCS)

Destinataire

Madame/Monsieur (à préciser)

(Adresse)

(Code postal)

Fait à (lieu), le (date),

(Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR))

Objet : Convocation du contrôleur de gestion du G.I.E pour l’approbation des comptes annuels

(Madame/Monsieur) le contrôleur de gestion,

Par la présente lettre, nous souhaitons vous informer de la tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle réunissant les membres de notre groupement convoqués le (date), à (heure), à (lieu de réunion) afin de délibérer l’ordre du jour suivant :

Lecture du rapport de gestion établi par (préciser : l’administrateur unique ou le conseil d’administration) ;

Lecture du rapport du contrôleur de gestion ;

Lecture du rapport du contrôleur des comptes ;

Approbation des comptes de l’exercice clos le (date de clôture de l’exercice) et quitus (préciser : à l’administrateur unique ou aux administrateurs) ;

Répartition des résultats de l’exercice ;

Commentaire : Préciser ce qui suit si le résultat de l’exercice clos est bénéficiaire :

Fixation du montant des sommes qui devront être versées aux membres en compte courant ;

Commentaire : Préciser ce qui suit si le groupement établi un budget annuel :

Vote du budget annuel du groupement ;

Commentaire : Préciser toutes les résolutions qui sont inscrites à l’ordre du jour de l’AGO. Vous pourrez par exemple ajouter les modalités applicables à la suite de l’expiration ou en vue de l’expiration à venir du mandat de l’administrateur unique ou d’un administrateur du conseil d’administration.

Renouvellement (préciser : de l’administrateur unique ou d’un administrateur ou de tous les administrateurs du conseil d’administration), dont le mandat vient à expiration ;

OU

Remplacement (préciser : de l’administrateur unique ou d’un administrateur ou de tous les administrateurs du conseil d’administration) dont le mandat vient à expiration ;

OU

Nomination de nouveaux administrateurs supplémentaires ;

OU

Ratification de la nomination d’un administrateur faite à titre provisoire par le conseil d’administration ;

Commentaire : Préciser également lorsque le mandat du contrôle de gestion ou de contrôleur des comptes expire à l’issue de l’AGO les modalités qui seront applicables :

Renouvellement du contrôleur (préciser : de gestion ou des comptes) dont le mandat vient à expiration ;

OU

Remplacement du contrôleur (préciser : de gestion ou des comptes) dont le mandat vient à expiration ;

Commentaire : Ajouter si nécessaire :

Questions diverses

Pouvoirs pour l’accomplissement des formalités

Conformément aux termes du contrat constitutif, la présente convocation vous est adressée plus de (nombre de jours) jours avant la tenue de ladite assemblée.

Nous joignons à cette convocation les comptes de l’exercice écoulé ainsi que le projet de rapport (préciser : de l’administrateur unique ou du conseil d’administration) à l’assemblée.

Nous vous remercions de bien vouloir établir votre propre rapport et de le faire parvenir au siège du groupement (nombre de jours) jours au moins avant la tenue de l'assemblée générale ordinaire annuelle.

Nous comptons sur votre présence et vous prions d'agréer, (Madame/Monsieur) le contrôleur de gestion, l'expression de nos salutations les plus distinguées.

Signature

(Conseil d’administration OU Administrateur unique)

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Qu'est-ce qu'un contrôleur de gestion ?

Le contrôleur de gestion a pour principale mission d'opérer un contrôle permanent sur les budgets d'une entreprise. Le contrôleur aussi appelé "responsable de la planification et de la gestion" se doit d'élaborer la prévision budgétaire de l'entreprise en mettant en place différentes procédures d'utilisation des ressources.

Le contrôle des résultats est élaboré par des tableaux de bord faisant mention des résultats de l'entreprise, tel que l'activité commerciale, la production ou encore la rentabilité des investissements. Par son contrôle, le responsable de la planification et de la gestion permet de maîtriser les coûts de l'entreprise, mais aussi d'améliorer la réactivité de celle-ci.

Parmi ses différentes missions, le contrôleur de gestion gère les points suivants :

  • La décomposition des différents coûts budgétaires ;
  • La préparation des budgets ;
  • La mise en place d'outils de gestion mais aussi de suivi.

Qu'est-ce qu'un groupement d'intérêt économique ou groupement européen d'intérêt économique (GIE ou GEIE) ?

Le groupement d'intérêt économique (GIE) est un groupement économique détenant la personnalité morale dont les membres sont au minimum deux. Le GIE permet de mettre en commun leurs différentes activités dans le but de promouvoir, mais aussi d'améliorer les résultats de ce groupement. On parle aussi de statut hybride, puisqu'il est l'intermédiaire entre l'association et la société.

Ce groupement détient un statut juridique permettant à la fois la création d'une entité propre tout en conservant l'individualité mais aussi l'autonomie des membres du groupement. Ce groupement a pour mission première de détenir une structure juridique tierce ce qui permet de faciliter l'activité économique des membres.

Les membres du groupement d'intérêt économique sont solidairement et indéfiniment responsable des dettes de la société. L'avantage de ce groupement est qu'il peut avoir un objet commercial ou civil. Les membres sont soumis à des règles juridiques relativement souples, où la constitution sans capital est possible.

Le groupement européen d'intérêt économique (GEIE), est quant à lui un groupement économique fondé en application du droit européen. C'est le même principe que le GIE, cependant il comprend plusieurs sociétés européennes appartenant nécessairement à deux États membres différents.

Le contrôle de gestion d'un GIE est-il obligatoire ?

Le contrôle des comptes et de gestion d'un groupement d'intérêt économique est obligatoire. En effet, cette obligation est faite lorsque le groupement dépasse au moins 100 salariés à la clôture d'un exercice, ou lorsqu'une obligation naît.

Hormis ces cas, le contrôle reste facultatif.

A quoi sert la lettre de convocation du contrôleur de gestion ?

La lettre de convocation du contrôleur de gestion permet avant tout d'informer le contrôleur de la réunion de membres du groupement d'intérêt économique en assemblée générale ordinaire annuelle. Cette assemblée permet de délibérer de la lecture du rapport de gestion établi par l'administrateur unique lorsque le groupement d'intérêt économique n'est pas administré par le conseil d'administration.

Lorsque le groupement d'intérêt économique est administré par un conseil d'administration, il est procédé à la lecture des rapports suivants :

  • Lecture du rapport de gestion établi par le conseil d'administration ;
  • Lecture du rapport du contrôleur de gestion ;
  • Lecture du rapport du commissaire des comptes.

Cette lettre doit être obligatoirement adressée plus de 15 jours avant la tenue de l'assemblée générale du groupement d'intérêt économique. La lettre de convocation doit être adressée avec les comptes de l'exercice écoulé, mais aussi le projet de rapport du conseil d'administration à l'assemblée s'il y en a.

Dans le cas contraire, les comptes sont aussi donnés au contrôleur avec le projet de rapport de l'administrateur unique à l'assemblée. Le contrôleur de gestion doit établir son rapport et le faire parvenir au siège du groupement 15 jours au moins avant la date de l'assemblée.

Modèle/Exemple de lettre de convocation du contrôleur de gestion

Nous proposons un modèle/exemple de lettre de convocation du contrôleur de gestion annoté, téléchargeable et modifiable afin de permettre aux parties non-juristes de rédiger un tel document avec confiance.

Le présent document s'établit sous la forme d'un modèle-type. Une fois le document téléchargé, il est possible de le modifier en :

  • Insérant les renseignements nécessaires au sein des zones réservées à cet effet ;
  • Intégrant des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du document.

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