Lettre de convocation du contrôleur de gestion

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Ce document reprend les éléments nécessaires à la conformité de la rédaction d'une lettre de convocation du contrôleur de gestion dans le cadre d'un groupement d'intérêt économique (GIE).

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Le contrôleur de gestion a pour principale mission d'opérer un contrôle permanent sur les budgets d'une entreprise. Le contrôleur aussi appelé "responsable de la planification et de la gestion" se doit d'élaborer la prévision budgétaire de l'entreprise en mettant en place différentes procédures d'utilisation des ressources.

Le contrôle des résultats est élaboré par des tableaux de bord faisant mention des résultats de l'entreprise, tel que l'activité commerciale, la production ou encore la rentabilité des investissements. Par son contrôle, le responsable de la planification et de la gestion permet de maîtriser les coûts de l'entreprise, mais aussi d'améliorer la réactivité de celle-ci.

Parmi ses différentes missions, le contrôleur de gestion gère les points suivants :

  • La décomposition des différents coûts budgétaires ;
  • La préparation des budgets ;
  • La mise en place d'outils de gestion mais aussi de suivi.

Le groupement d'intérêt économique (GIE) est un groupement économique détenant la personnalité morale dont les membres sont au minimum deux. Le GIE permet de mettre en commun leurs différentes activités dans le but de promouvoir, mais aussi d'améliorer les résultats de ce groupement. On parle aussi de statut hybride, puisqu'il est l'intermédiaire entre l'association et la société.

Ce groupement détient un statut juridique permettant à la fois la création d'une entité propre tout en conservant l'individualité mais aussi l'autonomie des membres du groupement. Ce groupement a pour mission première de détenir une structure juridique tierce ce qui permet de faciliter l'activité économique des membres.

Les membres du groupement d'intérêt économique sont solidairement et indéfiniment responsable des dettes de la société. L'avantage de ce groupement est qu'il peut avoir un objet commercial ou civil. Les membres sont soumis à des règles juridiques relativement souples, où la constitution sans capital est possible.

Le groupement européen d'intérêt économique (GEIE), est quant à lui un groupement économique fondé en application du droit européen. C'est le même principe que le GIE, cependant il comprend plusieurs sociétés européennes appartenant nécessairement à deux États membres différents.

Le contrôle des comptes et de gestion d'un groupement d'intérêt économique est obligatoire. En effet, cette obligation est faite lorsque le groupement dépasse au moins 100 salariés à la clôture d'un exercice, ou lorsqu'une obligation naît.

Hormis ces cas, le contrôle reste facultatif.

La lettre de convocation du contrôleur de gestion permet avant tout d'informer le contrôleur de la réunion de membres du groupement d'intérêt économique en assemblée générale ordinaire annuelle. Cette assemblée permet de délibérer de la lecture du rapport de gestion établi par l'administrateur unique lorsque le groupement d'intérêt économique n'est pas administré par le conseil d'administration.

Lorsque le groupement d'intérêt économique est administré par un conseil d'administration, il est procédé à la lecture des rapports suivants :

Cette lettre doit être obligatoirement adressée plus de 15 jours avant la tenue de l'assemblée générale du groupement d'intérêt économique. La lettre de convocation doit être adressée avec les comptes de l'exercice écoulé, mais aussi le projet de rapport du conseil d'administration à l'assemblée s'il y en a.

Dans le cas contraire, les comptes sont aussi donnés à au contrôleur avec le projet de rapport de l'administrateur unique à l'assemblée. Le contrôleur de gestion doit établir son rapport et le faire parvenir au siège du groupement 15 jours au moins avant la date de l'assemblée.

Exemple de lettre de convocation du contrôleur de gestion

Vous trouverez en téléchargement un modèle de document personnalisable afin de rédiger une lettre de convocation du contrôleur de gestion de G.I.E pour l’approbation des comptes annuelle. Ce document est modifiable selon vos informations particulières à votre situation et vous permettront de n'oublier aucune disposition essentielle.