Lettre de rappel de paiement afin de réduire le risque de dépassement d'échéance

Le créancier peut user de tous les moyens légaux pour le recouvrement de sa créance. Il peut alors notifier au client une lettre de rappel afin de réduire le risque de dépassement d’échéance.

Qu’est-ce qu’une lettre de rappel ?

La lettre de rappel est une démarche entreprise par le créancier à un client qui n'a pas encore honoré une facture avant que le délai de paiement arrive à son échéance. Elle a pour but de rappeler au débiteur son obligation de régler le montant dû. Bien que sa finalité soit de réduire les dettes et d'éviter les pertes de créances, elle doit également être rédigée de manière à préserver la relation commerciale entre les deux parties. 

C’est un courrier très important qui vise dans un premier temps à informer le client de sa créance. En effet, certaines dettes peuvent résulter d’un oubli ou encore d’un rejet du mode de paiement sans que le client n’en soit informé.

De ce fait, il est important d‘adresser une lettre de rappel pour aviser le client de la situation. Cette lettre servira également d’invitation pour le règlement de la dette.

La lettre de rappel est une méthode de recouvrement à l’amiable, nécessaire avant de recourir au recouvrement forcé. Elle doit contenir l’ensemble des informations afférentes au montant de la dette, à l’identité du créancier et à celui du débiteur.

La lettre doit également comporter la date de notification pour permettre au client de prendre en compte le délai d’échéance qui lui sera accordé pour le paiement de sa créance.

Qu’est-ce qu’un dépassement d’échéance ?

L’échéance désigne la date limite autorisée pour le paiement d’une dette. Le créancier doit dans sa lettre de rappel préciser la date d’échéance pour le paiement de la dette afin de permettre au client de prendre ses dispositions. Ce dernier peut négocier une nouvelle date avec son créancier en lui adressant la demande. Il appartiendra alors au créancier de l'accepter ou non.

La date d’échéance est donc choisie par le créancier qui en informe le client, cette date ne pouvant toutefois dépasser 60 jours pour la régularisation de factures.

La première sanction applicable à un débiteur qui a dépassé la date d’échéance est le paiement de pénalités de retard. Ces sanctions sont prévues à l’article L.441-10 du Code du commerce.

Le créancier peut intenter une action en justice contre le client si ce dernier demeure récalcitrant à toutes les relances.

Quelle est la différence entre un rappel de paiement et une relance pour facture impayée ? 

Le rappel de paiement et la relance pour facture impayée sont deux démarches distinctes dans la procédure de recouvrement de créances. 

Le rappel de paiement par le créancier intervient avant que l'échéance de paiement n'arrive à son terme. Elle prend la forme d'une lettre non contraignante, elle rappelle simplement la date d'échéance du paiement. 

En revanche, la relance pour facture impayée est mise en oeuvre après l'échéance du paiement. Elle est une première tentative de résolution amiable de l'impayé. Elle est souvent suivie de pénalités de retard et peut mener à des mesures de recouvrement plus sévères, comme une mise en demeure ou une procédure judiciaire.

Combien de lettres de relance de facture impayée faut-il avant la mise en demeure ?

Si le paiement n'a pas été effectué dans les délais par le débiteur, des lettres de relance pourront être envoyées par le créancier. Si, à l’issue de plusieurs relances (2 à 3 relances) effectuées par le créancier, le débiteur ne paye pas sa dette, celles-ci pourront servir de preuve au non-paiement. Le créancier sera à ce moment en mesure d'introduire une action pour une procédure de recouvrement forcé. Cela signifie qu’il pourra mettre en demeure le client et intenter une action devant les juridictions.

Cette mise en demeure doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte d’huissier. C’est la première étape pour intenter une action en justice. Dans certains cas, un commandement ou une injonction à payer peut faire office de mise en demeure.

Comment rédiger une lettre ou un mail de relance de rappel de paiement ?

Afin de rédiger une lettre ou un mail de relance de rappel de paiement conforme au droit en vigueur, il vous faudra mentionner nombre d’éléments essentiels. 

• Identification des parties : intégrez les coordonnées du créancier et du débiteur (nom, adresse), afin de faciliter les échanges entre les deux parties ; 
• Objet de la lettre : indiquez le but de la lettre ; 
• Numéro de la facture impayée : mentionnez le numéro de la facture, sa date d'émission, le montant dû ; 
• Énoncé de la date d'échéance : indiquez clairement que vous attendez le règlement de la facture et que l'échéance de paiement est proche ;
• Formule de politesse : il est recommandé de terminer la lettre par une formule de politesse, afin de maintenir une communication respectueuse avec le client. Par exemple, "veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées" ;
• Lieu et date d'envoi ; 
• Signature du créancier. 

À titre indicatif, le site documents.fr propose des modèles de documents relatifs aux procédures de recouvrement de créance :

• Mise en demeure pour concurrence déloyale ;
• Mise en demeure de payer ;
• Lettre de relance pour impayés.

Notre modèle de document

Exemple type de modèle de lettre de rappel pour réduire le risque de dépassement d'échéance 

Vous pourrez télécharger le document mis à votre disposition prenant la forme d'un modèle de courrier de rappel afin de réduire le risque de dépassement d'échéance. Ce document est à personnaliser sur Word. Ensuite, il pourra être envoyée par voie postale sous forme de courrier recommandé avec accusé de réception.