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Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document commercial et juridique qui détaille un bien ou un service vendu ainsi que son tarif. C'est de loin le document le plus important de votre entreprise. La facture constitue le pilier indispensable de la comptabilité. Une facture établie en bonne et due forme oblige le destinataire du service ou du bien vendu à payer ce service ou ce bien. Il est important de préciser que cette facture est une obligation de paiement si elle est conforme aux exigences prévues en la matière par la loi.

La facture est une confirmation d'un accord, confirmation écrite qui doit être paraphée et signée par les deux parties de cet accord : le fournisseur et le client.

C'est surtout un document, un justificatif comptable obligatoire pour tout acte de vente car chaque entrée d'argent dans votre entreprise doit être accompagnée d'une facture prouvant la provenance de cet argent. Pour être valide, une facture doit respecter certaines règles et comporter des mentions obligatoires, sous peine d'amende. Parmi ces mentions, on retrouve notamment la date d'émission, la numérotation de la facture, l'identité de l'entreprise vendeuse et du client, ou encore le taux de TVA applicable.

Le destinataire du bien ou du service, c'est-à-dire le client ou l'acheteur, a le droit d'exiger une facture détaillant l'objet du paiement. L'entrepreneur ne peut pas refuser, sous peine de poursuites civiles et pénales.

Pourquoi rédiger une facture ?

La réponse pourrait être expéditive : car c'est obligatoire ! Mais apportons quelques nuances à cette obligation. C'est un document indispensable regroupant les quatre grands piliers sur lesquels s'appuie toute entreprise : la partie commerciale, l'aspect juridique, la fiscalité et la comptabilité.

Effectivement, la facturation est un acte obligatoire, mais, rédigée consciencieusement et archivée avec intelligence, elle est d'une grande utilité et devient indispensable à la gestion à court, moyen et long terme d'une entreprise.

Elle est le miroir de votre entreprise car elle reflète votre activité. Elle va vous permettre de faire des bilans d'activité et de réajuster votre offre ainsi que de faire évoluer votre politique commerciale. Elle va vous permettre d'établir un fichier client, et pourquoi pas de faire une analyse de votre clientèle.

La facture a également une valeur juridique, car c'est le seul document, contrairement aux devis et bons de commande, qui fait office de preuve lors d'une transaction. Une facture signée engendre systématiquement une créance. 

La facture est la pièce maîtresse de la fiscalité d'une entreprise, que ce soit pour le calcul de la TVA, ou des impôts divers.

Quant à son importance dans la comptabilité d'une entreprise, les raisons sont évidentes : la facturation est le postulat de départ de toute comptabilité d'entreprise.

Afin d'être en règle lors d'un contrôle fiscal, il est nécessaire de tenir une comptabilité sérieuse. Les factures pourront vous être demandées à cet instant. Si ce n'est pas le cas, une amende fiscale pourra vous être octroyée. 

Comment faire et créer une facture sur Word ou Excel par exemple ?

Il existe désormais nombre de sites générateurs de facture et d'applications qui vous fournissent des modèles de factures Word, PDF, Excel... Il faut rester vigilant et garder à l'esprit que l'émission d'une facture entraîne des droits et des devoirs que seule une facture sérieusement rédigée pourra respecter.

Sur notre territoire national, une facture doit être rédigée en français obligatoirement. Même si vos clients sont en majorité anglophones par exemple, ne cédez pas à leurs exigences et respectez ce paramètre. Ces factures vous permettent de garder une facturation claire et précise de votre activité.

Sur une facture doit figurer les mentions obligatoires suivantes :

• La date d'émission ; 

• La numérotation de la facture, qui doit être continue ;

• L'identité de l'entreprise vendeuse (dénomination sociale, adresse, SIRET, numéro RCS) ; 

• Le taux de TVA applicable accompagné du numéro de TVA de l'entreprise ; 

• Les coordonnées du client ; 

• Les détails du ou des services/biens/produit vendus au client (quantité, prix unitaire hors-taxes) ;

• La date de la prestation, de la vente (par correspondance ou non) ou de la livraison au client ;

• Le délai et la modalité de paiement du client (carte de crédit, chèque, virement bancaire...) et les éventuelles pénalités de retard en cas de défaut. 

Parfois, il est possible qu'un entrepreneur individuel ne soit pas exigible à la TVA. Dans ce cas, la mention obligatoire suivante doit figurer sur la facture : "TVA non applicable au sens de l'article 293 B du CGI".  

Quels sont les différents types de factures ?

Si l'on n'est pas comptable, la facture reste un simple document qui résume, illustre et clôt une vente ou une prestation.

Mais il existe différentes factures et elles ont toutes une importance non négligeable, selon la taille de l'entreprise notamment. 

Un entrepreneur peut délivrer une facture d'acompte au client, lorsqu'un paiement est exigé pour enclencher une prestation ou une commande. Elle est rédigée exactement comme la facture de solde.

À la place d'un devis, un prestataire peut établir une facture pro forma, qui est identique à la facture finale mais qui n'en possède pas les valeurs légales. Elle rentre néanmoins dans la comptabilité en même temps que la facture de solde.

Notre modèle de document

Exemple de modèle de facture (auto-entrepreneur, fournisseur particulier) à personnaliser au format Word/PDF 

Vous trouverez sur notre site un exemple de modèle de facture vierge au format Word en ligne à télécharger et à personnaliser selon vos besoins. Ce modèle de facture au format Word est un modèle simple d'utilisation et facile à compléter avec vos propres informations et adaptable pour des situations différentes, tels que pour des travailleurs indépendants, des fournisseurs, distributeurs etc. Vous trouverez toutes les mentions nécessaires à intégrer au sein d'une facture et vous permettra de ne rien oublier afin de la transférer à votre client par la suite.

Vous trouverez également sur notre site des modèles au format Word pour d'éventuelles situations prochaines telles que l'accusé de réception du règlement de la facture, la contestation d'une facture à un fournisseur, la relance à un fournisseur pour facture abusive ou encore dans d'autres cas la mise en demeure.

Prévisualisation du document

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Facture

FACTURE N° (préciser le numéro)

Date (préciser la date)

Modalités de paiement : (à préciser)

Echéance du paiement : (à préciser)

Commentaire : Possibilité de rajouter une ligne pour les frais de transport.

Informations complémentaires : (Préciser le BIC, IBAN etc.)

En cas de retard de paiement, il y aura application d’une indemnité forfaitaire de 40€ de frais de recouvrement conformément aux dispositions de l’article D.441-4 du code de commerce. Le taux de pénalités de retard sera de (préciser le taux en %).

Commentaire : Des mentions peuvent être obligatoires pour certaines situations à titre d’exemples : TVA non applicable (article 293 B du CGI) : membre d’un centre de gestion agrééeEco-participation DEEE pour un achat de produits ou d’équipements électroniques ou de meubles.(N° individuel d’identification à la TVA)

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