Lettre de contestation en réponse à une relance de facture injustifiée

Le document auquel il est question dresse un exemple de trame à suivre dans la mesure où une personne souhaite s'adresser à un fournisseur qui, au préalable, lui a envoyé une relance afin qu'il procède au paiement d’une facture alors que celle-ci a déjà été payée au préalable.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document commercial émis par un vendeur ou un prestataire de services à l'attention d'un acheteur, pour attester d'une transaction et en détailler les conditions. 

Dans le cadre d'une transaction commerciale, la facture représente donc une créance pour le vendeur et une dette pour l'acheteur.

La facture prend ainsi l'apparence d'un document de nature comptable, juridique et commerciale, puisqu'elle permet de faire état du détail :

• De la nature de l'achat ayant été effectué par le consommateur / le client ;
• De la quantité de la chose achetée ;
• Ainsi que des conditions qui sont attachées à l'achat ainsi que la vente de la chose (marchandise, prestations de services...).

La facture constitue une preuve juridique de la vente ou de la prestation de service et spécifie le montant dû par l'acheteur.

Il convient de souligner que la facture s'avère obligatoire dans le cadre des ventes réalisées par des professionnels.

En quoi consiste la relance ?

Dans la mesure où un individu n'a pas satisfait au paiement de la marchandise et/ou de la prestation de service au titre de laquelle il s'est vu adresser une facture, en ce sens, il lui est adressé une lettre de relance. L'objectif de la lettre de relance est d'inciter le client à procéder au paiement de la somme d'argent correspondant à ce qu'il a acheté auprès de l'entreprise émettrice de la facture et de la relance.

L'avantage de la relance est le fait qu'elle permet d'éviter dans un premier temps d'avoir recours à une procédure judiciaire en sollicitant le paiement auprès du client en question. Il est de principe que la relance soit adressée au client à compter de l'expiration du délai de paiement. 

Lorsque le service dédié au traitement des factures au sein de l'entreprise, constate le non-paiement de la facture que celle-ci a eu l'occasion de remettre au client dans un temps antérieur, elle est tenue d'adresser une lettre au client au sein de laquelle il est indiqué qu'il doit procéder au paiement de la marchandise et/ou prestation de service qu'il a reçu au préalable. 

La lettre de relance prend donc la forme d'un règlement à l'amiable de l'impayé : il s'agit de ce que l'on appelle plus généralement la "conciliation". Toutefois, malgré cette première approche, il se peut que le client ne procède pas au paiement de la somme correspondante à son achat. L'entreprise peut émettre une relance par courrier afin de solliciter une nouvelle fois le client au paiement du montant de sa facture. Ainsi, il pourra être réalisé plusieurs lettres de relance suite à la première qui a été envoyée. Suite à cela, si le client ne s'est toujours pas manifesté, l'entreprise devra respecter le formalisme particulier la prochaine étape : une mise en demeure de procéder au paiement. 

Dans le cas précis de cette lettre, le client fera parvenir au fournisseur qui lui a envoyé un premier ou deuxième courrier de relance, l'information qu'il s'est bien acquitté du montant de la facture tel qu'il était convenu entre les parties.

Comment contester une facture déjà payée ?

Afin de contester une facture déjà payée, il est nécessaire dans un premier temps de rassembler toutes les preuves de paiement qui ont été émises dans le cadre du paiement de ladite facture (relevés bancaires, bordereaux de virement, chèque émis...).

Dans un second temps, il est essentiel de contacter le service client du fournisseur, émetteur de la lettre de relance. Bien souvent, une communication claire et précise permet d'éviter une éventuelle erreur. 

Si cette approche n'aboutit pas, il faut passer à l'étape suivante : la rédaction d'une lettre de contestation formelle à envoyer au fournisseur. Cette lettre est à envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception afin de garder une preuve de la démarche effectuée et s'assurer de la bonne réception de celle-ci. 

Comment écrire une lettre pour contester une facture ?

L'envoi d'une telle lettre devra comporter plusieurs informations et mentions obligatoires telles que :

• (Madame/Monsieur), Nom et prénom ainsi que l'adresse et le code postal du fournisseur ainsi que de l'expéditeur de la lettre ;
• L'objet de la lettre ;
• La date de réception des lettres du fournisseur (date de la première lettre et de celle de relance) ;
• Une copie de la facture et une preuve de la démarche du paiement ;
• La date du paiement ;
• Le numéro de la facture ;
• Formules de politesse (salutations distinguées...) ;
• La date et le lieu d'envoi ainsi que la signature.

Quelle est l'utilité de la lettre en question ? 

Le présent modèle de document s'adresse aux clients qui ont déjà satisfait à leur obligation de payer la somme correspondant à l'achat de la marchandise ou de la prestation de service qu'ils ont eu l'occasion de réaliser dans un temps antérieur.

En effet, au sein de la lettre il est souligné le fait que le client a déjà réglé la facture à laquelle il était tenu : il s'agit donc d'une réponse faite par le client auprès du fournisseur afin de lui faire savoir :

• Qu'il a déjà payé la somme qui lui est demandée de payer à la première échéance et qu'il ne s'agit aucunement d'une facture impayée ;
• Que pour se faire, il a procédé à un paiement par chèque ou par virement bancaire sur le compte de ce dernier par exemple. 
  

Autres documents : comment rédiger un rappel de factures impayées, courrier de réclamations clients, rappels de paiement avant mise en demeure... 

À titre informatif, nombreux sont les modèles de document relatifs au montant impayé de la facture en attente ou de relances courrier afin de régulariser une situation dans les meilleurs délais sur le site documents.fr :

• Lettre de relance client afin de réduire le risque de dépassement d'échéance ;
• Lettre de relance pour impayés.

Notre modèle de lettre

Exemple de modèle de lettre de contestation en réponse à une relance de facture injustifiée à télécharger au format PDF/Word 

Le présent document s'établit sous la forme d'un modèle-type de lettre prérédigée au sein de laquelle le client fait savoir au fournisseur, le fait qu'il a déjà procédé au paiement de la somme qui lui est demandé de régler.

Il convient de noter qu'il s'agit d'un exemple de trame à suivre pour rédiger la présente lettre de contestation de la relance jugée comme étant abusive par le client. Ainsi, à compter du téléchargement du document, il demeure possible de le modifier et/ou de le personnaliser en procédant de la manière suivante, c'est-à-dire :

• En intégrant les éléments de renseignements nécessaires au sein des zones de texte réservées à cet effet (montant de la facture payée, noms et prénoms des parties...) ;
• En insérant des dispositions complémentaires à celles déjà existantes dans ladite lettre, le tout étant pour l'émetteur de la lettre de bénéficier d'un modèle de lettre, et de s'en approprier des dispositions y figurant.