Lettre de relance pour facture impayée

Qu'est-ce qu'une lettre de relance pour facture impayée ?

Recouvrement de créances : le rôle crucial des lettres de relance

Dans le cadre du recouvrement de créances, la lettre de relance joue un rôle crucial. Elle est un document factuel permettant de rappeler à un débiteur qu’il ne s’est pas acquitté à temps du paiement de la facture émise par le créancier dans le cadre d’une vente ou d’une prestation de service.

Le but étant de rappeler l’obligation de paiement au débiteur tout en préservant une bonne relation client, il est donc nécessaire de veiller au vocabulaire utilisé à cette fin.

Il est à noter que les règles relatives aux relances clients peuvent varier. En effet, très souvent les entreprises décident de relancer une à deux fois les clients qui n'ont pas accompli une ou plusieurs de leurs obligations. Mais cela peut être différent d'une entreprise à l’autre.

Par ailleurs, il convient de souligner le fait que la lettre de relance client est une tâche importante pour les entreprises, notamment au niveau financier. Généralement, la lettre de relance vise à parvenir au règlement de la facture par le débiteur avant d'envisager des démarches judiciaires.

À quel moment doit-on envoyer une première lettre de relance ?

Il est important de s'assurer que les rappels ne soient ni excessifs en nombre, ni expédiés prématurément, afin d'éviter que les clients ne se sentent oppressés par les sollicitations du créancier et aient une image négative de l’entreprise.

En conséquence, il est conseillé de faire parvenir au client la première lettre relance quelques jours après la date de fin de délai de paiement car il se peut que le paiement soit en cours de transfert.

Mais encore, il peut être judicieux de procéder à l’envoi de la lettre de relance après avoir contacté le client par téléphone ou par e-mail, le non-paiement peut résulter d’un simple oubli.

Pourquoi faire une relance pour facture impayée ?

Une lettre de relance pour facture impayée est la forme de relance la plus courante. Elle permet d'obtenir le paiement d'une somme d'argent due par un client. En effet, sans paiement de la part des clients, une entreprise peut très facilement se retrouver dans une situation délicate et avoir une trésorerie insuffisante pour régler ses propres factures.

La lettre de relance client pour des impayés est donc primordiale et a pour objectif de se montrer néanmoins conciliante avec le client concerné, afin de régler la problématique de manière amiable.

Généralement, la lettre de relance client pour des impayés permet de trouver une issue favorable notamment lorsque le client concerné est solvable. En cas de difficultés de paiement, la lettre de relance peut permettre au créancier d’exprimer sa volonté d’assistance envers le débiteur et d’explorer des solutions de paiement différentes (paiement en plusieurs fois...).

De la même façon, cette procédure permet de poursuivre des relations contractuelles avec le client dans de bonnes conditions si celui-ci respecte ses engagements et fait preuve de bonne foi.

Comment relancer une facture poliment et faire preuve de courtoisie ?

Afin de mener à bien une relance client qui soit à la fois efficace et respectueuse, il est impératif de conserver un comportement professionnel et de maintenir une attitude aussi impartiale que possible. Des formules de politesse doivent être utilisées comme une salutation respectueuse.

Il est tout aussi important de ne pas adopter une approche agressive envers le client, en particulier lors de la première relance. Il se peut simplement qu'il ait omis de procéder au paiement.

Comment faire et rédiger une lettre de relance ? 

Une relance client se matérialise sous forme de lettre. Elle doit donc contenir les éléments permettant d'identifier le créancier et le débiteur ainsi que contenir un objet pour bien faire comprendre la démarche envisagée au client débiteur.

Il faut également rappeler au client la facture non payée et le temps laissé au client pour pouvoir payer.

En outre, il convient de souligner le fait que le présent document proposé au téléchargement est un modèle type de lettre de relance à adresser à un client pour des impayés. Ce modèle reprend l'ensemble des éléments importants à la rédaction d'une telle lettre. Il peut être utilisé tel quel ou faire l'objet de modifications selon les spécificités de votre situation.

Que faire après une première lettre de relance restée sans réponse ? 

Si la première lettre de relance client demeure sans réponse, il est fortement conseillé d’envoyer une seconde lettre de relance indiquant un avertissement. Il s'agit alors d'un ultimatum qui est proposé au client. La deuxième lettre de relance emploie une intonation plus ferme que la première, matérialisant un effet contraignant tout en restant respectueuse.

En effet, dans cette relance, le client est averti qu'il peut toujours résoudre son litige amiablement mais qu'à défaut, son créancier pourra utiliser un mécanisme plus lourd pour obtenir le paiement de la somme d'argent qui lui est due.

Le créancier doit veiller à envoyer la seconde lettre de relance dans un délai raisonnable.

Malgré cela, si la facture reste impayée, le créancier peut envisager une troisième lettre de relance ou procéder à une mise en demeure.

Que doit contenir une lettre de relance ?

La lettre de relance doit contenir les éléments suivants :

• Identification des parties : intégrez les coordonnées du créancier et du débiteur (nom, adresse), afin de faciliter les échanges entre les deux parties ; 
• Objet de la lettre : indiquez le but de la lettre ; 
• Numéro de la facture impayée : mentionnez le numéro de la facture, sa date d'émission, le montant dû ainsi que la date d'échéance ; 
• Énoncé du retard de paiement et demande de règlement : indiquez clairement que vous attendez le règlement de la facture et proposez un échéancier si possible ;
• Formule de politesse : il est recommandé de terminer la lettre par une formule de politesse, afin de maintenir une communication respectueuse avec le client. Par exemple, "veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées" ;
• Lieu et date d'envoi ; 
• Signature du créancier. 

Notre modèle de document 

Exemple type de modèle de lettre de relance client pour facture impayée à télécharger au format PDF/Word 

Vous pourrez télécharger le document mis à votre disposition prenant la forme d'un modèle de lettre de relance pour facture impayée. Ce document est à personnaliser sur Word. Ensuite, il pourra être envoyée par voie postale sous forme de courrier recommandé avec accusé de réception.