Lettre à un fournisseur pour répondre à une relance de facture abusive

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Description courte :

Le présent document juridique dresse un modèle type de lettre portant réponse à une relance abusive de la part d'un fournisseur. Une fois ladite lettre téléchargée, il demeure possible de la modifier et / ou de la personnaliser, le tout étant pour son émetteur de s'approprier des termes.

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Le document auquel il est question dresse un exemple de trame à suivre dans la mesure où une personne souhaite s'adresser à un fournisseur qui, au préalable, lui a envoyé une relance afin qu'il procède au paiement d’une facture alors que celle-ci a déjà été payée au préalable.

Lorsqu'un client passe commande auprès d'une entreprise afin d'acheter un produit, il est de principe qu'une facture lui soit adressée afin que dans un second temps le client procède au règlement de la facture.

La facture prend ainsi l'apparence d'un document de nature comptable, juridique et commerciale, puisqu'elle permet de faire état du détail :

  • De la nature de l'achat ayant été effectué par le consommateur / le client ;
  • De la quantité de la chose achetée ;
  • Ainsi que des conditions qui sont attachées à l'achat ainsi que la vente de la chose à laquelle il est question (marchandise, prestations de services, etc).

Il convient de souligner le fait que l'établissement de la facture s'avère obligatoire dans le cadre des ventes qui sont réalisées dans un cadre strictement professionnel.

Dans la mesure où un individu n'a pas satisfait au paiement de la marchandise / de la prestation de service au titre de laquelle il s'est vu adresser une facture, il lui est adressé une lettre de relance. L'objectif de la lettre de relance réside en le fait d'inciter le client à procéder au paiement de la somme d'argent correspondant à ce qu'il a acheté auprès de l'entreprise émettrice de la facture et de la relance.

L'avantage de la relance est le fait qu'elle permet d'éviter dans un premier temps d'avoir recours à une procédure judiciaire afin de solliciter le paiement auprès du client en question. Il est de principe que la relance soit adressée au client à compter de l'expiration du délai correspondant à celui au sein duquel le client est tenu de régler la facture.

Lorsque le service dédié au traitement des factures au sein de l'entreprise, constate le non paiement de la facture que celle-ci a eu l'occasion de remettre au client dans un temps antérieur, elle est tenue d'adresser une lettre au client au sein de laquelle il est indiqué qu'il est tenu de procéder au paiement de la marchandise / prestation de service qu'il a reçu au préalable.

La lettre de relance prend donc la forme d'un règlement à l'amiable de l'impayé : il s'agit de ce que l'on appelle plus généralement la "conciliation". Toutefois, lorsque malgré cette première approche le client ne procède pas au paiement de la somme correspondant à son achat, l'entreprise peut une nouvelle fois émettre une relance courrier afin de solliciter une nouvelle fois le client au paiement du montant de sa facture. Ainsi il pourra réaliser des 2ème ou 3ème lettres de relance suite à la 1ère qu'il a envoyé. Lorsque malgré les relances le client ne s'est toujours pas manifesté, il demeure possible pour l'entreprise de respecter le formalisme particulier de l'étape suivant qui est de lui adresser une mise en demeure de payer.

Autres documents : comment rédiger un rappel de factures impayées, réclamations clients, rappels de paiement avant mise en demeure; etc.

A titre informatif, nombreux sont les modèles de document relatifs au montant impayé de la facture en attente ou de relances courrier afin de régulariser une situation dans les meilleurs délais sur le site documents.fr :

Dans le cas précis de cette lettre, le client fera parvenir au fournisseur qui lui a envoyé un premier ou deuxième courrier de relance, l'information qu'il a bien payer le montant de la facture tel qu'il était convenu entre les parties.

L'envoi d'une telle lettre devra comporter plusieurs informations et mentions obligatoires telles que :

  • (Madame/Monsieur), Nom et prénom ainsi que l'adresse et le code postal du fournisseur ainsi que de l'expéditeur de la lettre ;
  • L'objet de la lettre ;
  • La date de réception des lettres du fournisseur (date de la première lettre et de celle de relance) ;
  • Une copie de la facture et une preuve de la démarche du paiement ;
  • La date du paiement ;
  • Le numéro de la facture ;
  • Formules de politesses (salutations distinguées, etc.) ;
  • La date et le lieu d'envoi ainsi que la signature.

Le présent modèle de document s'adresse aux clients qui ont déjà satisfait à leur obligation de payer la somme correspondant à l'achat de la marchandise ou de la prestation de service qu'ils ont eu l'occasion de réaliser dans un temps antérieur.

En effet, au sein de la lettre il est souligné le fait que le client a déjà réglé la facture à laquelle il était tenu : il s'agit donc d'une réponse faite par le client auprès du fournisseur afin de lui faire savoir :

  • Qu'il a déjà payé la somme qui lui est demandée de payer à la première échéance et qu'ainsi il ne s'agit aucunement d'une facture impayée ;
  • Que pour se faire, il a procédé à un paiement par chèque ou par virement bancaire sur le compte de ce dernier ;
  • Dans le cas du paiement par chèque, s'il y a une perte de ce dernier, il sollicite une lettre de désistement.

Exemple de modèle de courrier de réponse à une relance de facture abusive à télécharger

Le présent document s'établit sous la forme d'un modèle-type de lettre pré-rédigée au sein de laquelle le client fait savoir au fournisseur de sa marchandise ou de prestation de service, le fait qu'il a déjà procédé au paiement de la somme qui lui est demandé de régler.

Il convient de noter qu'il s'agit d'un exemple de trame à suivre pour rédiger la présente lettre de contestation de la relance jugée comme étant abusive par le client. Ainsi, à compter du téléchargement du document, il demeure possible de le modifier et /ou de le personnaliser en procédant de la manière suivante, c'est-à-dire :

  • En intégrant les éléments de renseignements nécessaires au sein des zones de texte réservées à cet effet (montant de la facture payée, noms et prénoms des parties, etc.) ;
  • En insérant des dispositions complémentaires à celles déjà existantes dans ladite lettre, le tout étant pour l'émetteur de la lettre de bénéficier d'un modèle de lettre, et de s'en approprier des dispositions y figurant.