Lettre de demande de transfert de dossier médical

Comment récupérer et transférer mon dossier médical à l'hôpital ?

Un courrier à adresser au médecin traitant, à la médecine du travail, ou à l'hôpital désigné

Depuis 2002, un patient a le droit de demander à consulter son dossier médical auprès de son médecin ou de son établissement de santé. Vous pouvez alors le demander directement, ou vous pouvez désigner un médecin intermédiaire qui le demandera pour vous, bien souvent il s'agit de votre médecin traitant. Le dossier médical est couvert par le secret médical, il ne peut être consulté que par le personnel habilité.

Lorsque les informations datent de moins de cinq ans, votre dossier médical vous sera remis sous huit jours, mais lorsque les informations sont plus anciennes il faudra alors attendre pendant deux mois.

La communication du dossier peut s'effectuer sur place, elle est alors gratuite, ou par voie postale dont certains frais seront facturés tels que l'affranchissement, etc.

Le transfert se fait d'une caisse d'assurance maladie à une autre, il est également recommandé de solliciter un conseil auprès du médecin traitant

Comment récupérer un dossier médical quand le médécin n'exerce plus ? 

L'arrêt de l'exercice médical d'un médecin, peut résulter de plusieurs raisons telles que le départ à la retraite du praticien, son déménagement, un changement de carrière, une absence prolongée (par exemple, pour raisons de santé) ou son décès.

Lorsque le médecin peut organiser sa cessation d'activité plusieurs cas de figure peuvent se présenter : 

Dans le cas où le médecin trouve un successeur pour reprendre son cabinet, il peut proposer à ses patients que ce dernier prenne sa suite. Pour faciliter cette transition, il peut organiser la présentation de son successeur aux patients et, lui transmettre les dossiers des patients intéressés. Toutefois, les patients ont le droit de refuser et de choisir un autre médecin. Ils ont alors le choix de récupérer une copie de leur dossier médical en échange d'un récépissé, ou de demander le transfert de leur dossier vers un médecin de leur choix.

Si aucun successeur ne reprend le cabinet médical, le médecin a deux options similaires à celles mentionnées précédemment : remettre une copie du dossier médical à ses patients en échange d'un récépissé, ou adresser le dossier à un médecin indiqué par le patient. Dans tous les cas, le médecin est tenu de conserver les dossiers médicaux et les documents originaux de ses patients, sans qu'une durée légale de conservation ne lui soit imposée.

Dans ces deux cas de figure notre modèle de lettre de demande de transfert de dossier médical vous permettra de transférer votre dossier auprès du médecin de votre choix. 

Comment écrire une lettre de demande de transfert de dossier médical ?

Une lettre pour obtenir le formulaire de transfert

Certaines mentions spécifiques sont à désigner :

• Coordonnées : Vos coordonnées complètes, y compris votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail.

• Coordonnées du destinataire : Les coordonnées complètes du médecin ou de l'établissement médical vers lequel vous souhaitez transférer votre dossier, y compris le nom, l'adresse et éventuellement d'autres informations de contact.

• Objet de la lettre : Un objet clair et concis indiquant qu'il s'agit d'une demande de transfert de dossier médical.

• Une brève introduction, expliquant la raison de votre demande de transfert, comme un changement de médecin traitant, un déménagement, une recherche de meilleure prise en charge médicale, etc.

• Détails personnels : Votre nom complet, date de naissance, numéro d'identification (le cas échéant), ainsi que toute autre information permettant d'identifier précisément votre dossier médical.

• Demande formelle de transfert : Une demande explicite et formelle demandant le transfert de votre dossier médical de l'établissement actuel vers le nouvel établissement ou médecin.

• les compléments complémentaires : Toute information utile pour faciliter le transfert, comme les dates auxquelles vous souhaitez que le dossier soit transféré, des détails sur les consultations précédentes, les traitements en cours, les allergies, etc.

• Coordonnées pour le suivi : Vos coordonnées complètes pour que le destinataire puisse vous contacter si nécessaire.

• Formule de politesse : Une formule de politesse courtoise pour conclure la lettre.

• Signature : Votre signature manuscrite au-dessus de votre nom imprimé pour finaliser la lettre.

Pourquoi transférer mon dossier médical personnel ?

Le dossier médical permet d'une part en cas de changement de praticien, de lui communiquer toutes les informations utiles à votre suivi médical et d'autre part en cas de soins litigieux, il peut faire office de contestation.

Il peut alors s'avérer très important de détenir son dossier médical, que ce soit dans l'hypothèse d'un transfert ou dans le cas d'un litige.

Le dossier médical comporte généralement les comptes rendus des consultations, d'hospitalisation, la nature des soins dispensés mais aussi les résultats d'examens ainsi que les éventuels échanges entre les différents professionnels de santé.

Quels recours en cas de refus ?

Selon l'entité qui refuse d'accéder à votre demande, plusieurs recours sont mis à votre disposition pour résoudre le problème.

S'il s'agit d'un établissement de service public, il vous faudra alors saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) dans un délai de deux mois à compter de la réponse négative. La Commission sous un délai d'un mois donnera son avis et si celui-ci n'est pas suivi par votre établissement de santé alors vous pourrez engager des poursuites pour excès de pouvoir. Votre action devra être accompagnée de la copie de la lettre de demande d'accès ou de transfert ainsi que toutes les informations permettant de compléter le dossier.

Si le refus provient d'un établissement cette fois-ci privé, vous devrez dans ce cas saisir la commission interne de l'établissement. Dans l'hypothèse d'un refus de celle-ci, vous pouvez dès lors vous tourner vers la direction générale de l'organisation des soins au sein du Ministère de la santé.

Comme précédemment, il faudra joindre une copie de votre demande et tout autre document permettant d'appuyer votre réclamation.

Pour ce qui est du refus émanant du médecin, vous pouvez avant de saisir la justice, vous adresser au conseil départemental de l'Ordre des médecins, mais aussi vous dirigez auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Transfert de dossier médical et dossier médical partagé, quelle différence ?

Le transfert de dossier médical est souvent confondu avec le dossier médical partagé en ce que lui aussi permet un accès aux informations médicales vous concernant. Pourtant, les deux sont bien différents.

En effet, le dossier médical partagé est quant à lui un dossier sous forme numérique, dont les praticiens ont un accès directement en ligne grâce à des codes d'accès.

Ce carnet de santé numérique est créé par vous-même sur internet, et permet de conserver et sécuriser vos informations médicales, mais son rôle consiste pour l'essentiel à partager les soins que vous avez reçus avec les professionnels de votre choix.

Comment obtenir le dossier médical d'un parent décédé ?

La famille peut accéder, si elle le souhaite, au dossier médical du parent décédé. Si la personne décédée ne s'y est pas opposée de son vivant, ses ayants droit peuvent demander à voir son dossier médical. La demande est à envoyer à l'établissement de santé concerné par lettre recommandée avec accusé de réception.

Notre modèle de lettre

Exemple type de lettre de demande de transfert de dossier médical à télécharger

Vous trouverez au sein de ce document une lettre de demande de transfert de dossier médical pré rédigée et personnalisable, qu'il vous reste seulement à compléter en fonction de vos besoins. Les tarifs doivent ensuite être précisés par le médecin ou par l'établissement.