Ordre du jour CSE

Qu’est-ce que l’ordre du jour d’une réunion CSE ?

Qu'est-ce que le CSE ?

Le CSE est une instance de représentation du personnel mise en place dans les entreprises de plus de 11 salariés. Il est composé d'une délégation d'élus du personnel et de l'employeur, le nombre de ses membres est fixé en fonction de l'effectif de l'entreprise. Les membres sont élus par les salariés pour une durée de 4 ans.

Les attributions de cette instance sont liées aux domaines économique, social, gestion des activités sociales et culturelles ainsi que d'autres qui font l'objet d'une fiche spécifique.

Qu'est-ce que l'ordre du jour ?

L'ordre du jour est une sorte de feuille de route des réunions du CSE. C'est une liste des différents points et sujets à discuter ou décider au cours de la réunion. Les attentes de l'employeur et des membres du CSE y sont énoncées. L'ensemble des sujets se trouvant dans l'ordre du jour doivent obligatoirement être abordés au cours de la réunion, sans quoi celle-ci ne prendra pas fin.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le CSE se réunit 1 fois tous les deux mois au minimum.

Dans les entreprises de plus de 300 salariés, le CSE se réunit 1 fois par mois au minimum.

Lorsque la majorité des membres du CSE le demande, une deuxième réunion peut être tenue.

En quoi la rédaction d'un ordre du jour est-elle bénéfique ?

La rédaction d'un ordre du jour avant une réunion du CSE est bénéfique car cela apporte un encadrement à cette réunion. 

Cela permet que chaque sujet soit traité en son temps, que rien ne soit oublié mais aussi et surtout que tous sachent de quoi il est question avant afin de préparer ce qu'ils peuvent apporter à la discussion.

Cela permet alors de gagner en efficacité et d'aider les équipes à mieux tirer parti de la réunion en optimisant.

Quelles sont les personnes qui ont leur place dans la rédaction de l'ordre du jour ?

Qui établit l'ordre du jour ?

L'article L2315-29 du Code du Travail dispose que l'ordre du jour doit être établi conjointement par le secrétaire du CSE et le président du CSE ou employeur.

Les élus doivent lister les différents sujets qui doivent être abordés avant que le secrétaire les utilise pour rédiger l'ordre du jour et le partage à l'employeur pour validation.

Une fois signé, l'ordre du jour ne peut pas être modifié et sera tenu comme convenu entre l'employeur et le CSE. 

Qui signe l'ordre du jour en absence du secrétaire ou de l'employeur ?

La signature doit être conjointe, il est alors impossible que l'un des deux établisse l'ordre du jour sans l'autre :

Lorsque le secrétaire est absent :

Le règlement intérieur peut désigner une personne qui participe à la rédaction de l'ordre du jour du CSE en cas d'absence du secrétaire. Le plus souvent cette personne est le secrétaire adjoint.

Lorsque le règlement intérieur n'en dit rien, il est possible de désigner un remplaçant lors de la réunion précédente. 

Lorsqu'aucune de ces possibilités n'a été envisagée, l'ordre du jour devra être fixé avec l'ensemble des membres titulaires, le tout premier point de l'ordre du jour, dans ce cas, devra désigner la personne nominée en tant que remplaçant du secrétaire.

Lorsque l'employeur est absent :

Une délégation de pouvoir peut être consentie afin que l'employeur soit représenté par la personne détenant ce pouvoir. Cette personne est appelée le représentant.

Rappel : Un employeur ou un secrétaire rédigeant seul un ordre du jour du CSE commet un délit d'entrave.

Qu'est-ce qu'une signature conjointe ?

L'ordre du jour doit être signé à la fois par le secrétaire et à la fois pas l'employeur pour être valable (article L2315-29 du Code du Travail). Il ne peut être communiqué que conjointement une fois qu'il est signé et n’est plus modifiable.

Rappel : Un employeur ou un secrétaire refusant de contresigner un ordre du jour commet un délit d'entrave.

Quel est le processus de rédaction d’un ordre du jour CSE ?

Comment rédiger l'ordre du jour, quelles sont les étapes à suivre ?

1. Identifier l’objectif de la réunion du CSE

Pour commencer, il faudra énoncer clairement les objectifs à atteindre au cours de la réunion. Ces objectifs doivent être spécifiques et réalisables dans le temps prévu pour la réunion. Il ne faut pas perdre de vue qu'une réunion du CSE doit être productive, permettre une avancée.

2. Engager les participants dans la préparation

Afin de garder l'audience intéressée, il ne faut pas hésiter à demander l'avis des participants lors de l'élaboration de l'ordre du jour afin que la réunion évoque des sujets qui intéressent les membres. Cela est possible tout en gardant une thématique de réunion cohérente.

3. Énumérer les sujets à aborder

L'énumération des sujets à aborder pendant la réunion apporte une organisation en ce qui concerne l'ordre dans lequel ces sujets vont être abordés. Il existe deux façons d'énumérer les sujets à aborder :

• La phrase courte : Les casques
• La question : Faudrait-il plus de casques pour assurer la sécurité ?

4. Identifier qui mènera les discussions pour chaque sujet

Il faudra prévoir que les personnes s'intéressant à une question puissent elles-mêmes l'évoquer au cours de la réunion. Cela permet de donner plus de vie à la réunion et d'accroître l'intérêt. Le fait de le prévoir à l'avance permet notamment la préparation des intervenants pour que ceux-ci puissent prendre la parole sereinement.

5. Le temps consacré à chaque élément

En déterminant le temps qui sera consacré à chaque élément, la réunion du CSE sera plus encadrée et durera le temps qu'il faut pour évoquer les éléments prévus mais ne s'éternisera pas pour autant. Cela permet d'économiser du temps et de l'énergie pour les toutes les personnes présentes à la réunion. 

Aussi, cela permet de laisser plus de temps aux sujets d'extrême importance et de minimiser la discussion sur des sujets moins importants.

6. Terminer chaque réunion par une révision

Pour finir une réunion du CSE, il est important de prévoir un temps d'échange à propos de la réunion elle-même. Cela permet d'évaluer collectivement le fonctionnement de la réunion qui vient d'avoir lieu. Cela permet d'envisager des améliorations pour les prochaines réunions dans le but que tout se passe bien.

Faut-il hiérarchiser les informations et questions ?

Les sujets étant nombreux et variés, le fait de préparer l'ordre du jour permet de les organiser. 

Traiter de tous les sujets est important, mais il peut être intéressant de les hiérarchiser. 

Hiérarchiser les sujets permet de donner une cohérence à la réunion en lui donnant un ordre. Aussi, traiter des sujets les plus importants en premier allège la charge de travail en ne laissant que les sujets de moindre importance pour finir la réunion plus calmement.

D'autant plus que si la réunion s'éternise trop, il est possible d'en organiser une autre pour évoquer les derniers points manqués et il est préférable que ces points soient ceux d'une importance moindre.

Comment faire en cas de désaccords ?

Lorsqu'un désaccord intervient lors de la rédaction de l'ordre du jour du CSE, il faut recourir à la procédure du référé étant donné que l'ordre du jour doit obligatoirement être signé par l'employeur et le secrétaire sans qu'il n'y ait d'autres solutions possibles.

Quelles sont les modalités de communication de l'ordre du jour ?

Quels sont les délais de communication ?

Une fois établie et signée, la communication de l'ordre du jour doit se faire maximum 3 jours avant la réunion aux personnes suivantes :

• Les membres du CSE
• L'Inspecteur du Travail
• La CARSAT (Caisse d'Assurance Retraite et de la Santé au Travail)
• Le Médecin du Travail

Ce délai s'allonge pour les réunions de comité central (8 jours) et celles de comité de groupe (15 jours). Le règlement intérieur ou un accord d’entreprise peut allonger ce délai de trois jours.

C'est à l'employeur que revient le devoir de surveillance en ce qui concerne cette communication.

Il n'existe qu'une seule justification valable au non-respect de ce devoir : l'urgence.

Celle-ci doit être prouvée pour que l'ordre du jour ne soit pas frappé de nullité et d'accusation de délit d'entrave.

Comment se fait la communication ?

Les moyens de communication de l'ordre du jour ne sont pas précisés par la loi, aussi il est possible d'utiliser :

• Le courrier électronique
• Le fax
• La lettre simple ou recommandée
• La navette interne
• Le remis en main propre contre signature

Les membres suppléants, qu'ils reçoivent une convocation ou non doivent recevoir l'ordre du jour pour rester informés de la situation dans le cas où ils devraient être appelés pour un remplacement.

Quelles sont les modalités d'affichage ?

La communication de l'ordre du jour du CSE au moins trois jours avant la tenue de la réunion est une obligation. Cependant, son affichage n'est pas obligatoire. 

Le règlement intérieur du CSE peut le rendre obligatoire et l'employeur ne peut alors pas s'y opposer.

Un modèle/exemple d'ordre du jour du CSE téléchargeable et modifiable

L'accessibilité à un exemple fiable pour rédiger ce document est nécessaire afin d'éviter toute confusion entre une législation passée et actuelle. S'appuyer sur un modèle permet de s'assurer de l'exactitude du document à rédiger et de sa conformité aux législations.

Le modèle que nous proposons a été rédigé dans le respect de la législation actuelle et permettra à toute entreprise d'avoir accès à un modèle complet qui parcourt l'ensemble des points essentiels à la rédaction d'un ordre du jour du CSE conforme. Il est téléchargeable, personnalisable et inclus des conseils de rédaction.