Modèle de procès-verbal d'assemblée générale d'une association

Qu'est-ce qu'une assemblée générale (AG) ordinaire d'association de type loi 1901 ?

Une assemblée générale ordinaire (AGO) d'association est une réunion annuelle organisée pour permettre aux membres de l'association de se prononcer sur les décisions liées à son fonctionnement et à sa gestion. Cette réunion est généralement prévue dans les statuts de l'association qui en définissent les modalités comme la période habituelle de réunion, la convocation des membres de l'association, l'ordre du jour ainsi que les règles de vote.  

L'assemblée générale d'association a pour objectif de faire le point sur l'année qui s'est écoulée en présentant un bilan sur les activités menées par l'association. Cela inclut obligatoirement le rapport moral qui détaille les actions réalisées et les projets accomplis, le rapport financier qui expose les comptes de l'association ainsi que l'utilisation des ressources. Ces documents sont tous soumis au vote des membres présents ou représentés en cas de membres absents.

L'AGO est également l'occasion pour discuter des projets à venir de l'association, de voter le budget prévisionnel, d'approuver de nouvelles actions et parfois de renouveler les mandats des organes dirigeants comme les membres du bureau ou du conseil d'administration, si cela est nécessaire. L'AGO garantit la transparence et la participation des adhérents dans les décisions importantes de l'association. 

À noter : Ces délibérations n'impliquent pas une modification des statuts. 

La tenue de l'AGO implique l'envoi d'une convocation à tous les membres de l'association concernés, conformément aux modalités prévues par les statuts. 

Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'assemblée générale pour une association ? 

Le procès-verbal (PV) d'assemblée générale (AG) d'une association est un document officiel et juridique qui retranscrit les discussions et les résolutions adoptées lors des délibérations, il détaille le déroulement de l'assemblée générale, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire.

Le PV d'AG a une force probante importante puisqu'il peut être utilisé à titre de preuve à des fins administratives ou juridiques en cas de contestation ultérieure. 

Le ou la secrétaire de séance note minutieusement les échanges, les résultats des votes ainsi que les décisions validées. 

En ce sens, le PV d'AG garantit une transparence totale sur la vie démocratique de l'association. 

Quelle est la différence entre une assemblée générale ordinaire et extraordinaire ? 

La différence entre une assemblée générale ordinaire et extraordinaire réside principalement dans leur nature et leur objectif. 

L'assemblée générale ordinaire concerne la gestion courante de l'association et se tient à des intervalles régulières, une fois par an selon la fréquence définit dans les statuts de l'association. Elle permet de faire le bilan des actions et projets menés tout au long de l'année. En d'autres termes, l'AGO est consacrée aux sujets habituels et prévisibles qui rythment la vie de l'association. 

En revanche, l'assemblée générale extraordinaire (AGE) est réunit pour traiter des questions urgentes ou exceptionnelles qui nécessitent une prise de décision rapide et particulière. L'AGE se tient dès lors que des changements importants doivent être décidés comme une modification des statuts, une dissolution, une fusion de l'association, ou encore une prise de décision financière majeure. Contrairement à l'AGO, sa fréquence n'est pas définie dans les statuts, elle se réunit uniquement en cas de besoin. 

Concernant le vote des prises de décision, il y a une légère différence entre l'AGO et l'AGE. Dans une AGO, les décisions sont souvent prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. Alors que dans une AGE, les résolutions adoptées peuvent exiger une majorité qualifiée, comme les deux tiers ou les trois quarts des voix en raison de l'importance des changements envisagés. 

Quelles sont les règles de convocation d'une assemblée générale pour une association ? 

Les règles de convocation d'une AG pour une association sont définies dans les statuts ou le règlement intérieur de l'association. Ces règles doivent être respectées pour que les décisions prises soient valables. 

La convocation est généralement envoyée par le Président de l'association ou un membre du bureau désigné dans les statuts à tous les membres de l'association concernés par l'AG. Elle peut être envoyée par courrier postal, e-mail, affichage ou tout autre moyen dans les statuts. 

Un délai minimum doit être respecté entre l'envoi de la convocation et la date de la tenue de l'AG afin de permettre aux membres de se rendre disponible. Ce délai est déterminé dans les statuts mais il est généralement de 15 jours ou plus. 

La convocation doit suivre un certain formalisme, doivent y figurer : la date, l'heure et le lieu de l'assemblée, l'ordre du jour détaillant les sujets seront abordés. 

En cas de non-respect de ces règles, l'AG peut être considérée comme irrégulière et voire ses décisions annulées. Les membres doivent être informés de leur droit de participation, de leur droit de vote ainsi que de leur droit de représentation. 

Est-il obligatoire de faire une assemblée générale pour une association ?

La loi du 1er juillet 1901 ne rend pas systématiquement obligatoire la tenue d'une assemblée générale. Cette règle varie selon le statut de l'association.

Les associations reconnues d'utilité publique doivent organiser une AG annuelle. Cette obligation s'applique aussi aux associations cultuelles, aux fédérations sportives agréées, aux structures bénéficiant de subventions publiques, aux associations rémunérant un de ses dirigeants. 

Pour les associations de type loi 1901, sans mention dans ses statuts, aucune obligation légale n'existe pour la réunion de l'AG. Néanmoins, la pratique montre qu'une AG annuelle garantit une gestion transparente et démocratique.

Un cas particulier : lors d'une demande d'agrément ou d'une dissolution, la tenue d'une AG devient indispensable pour valider ces changements majeurs.

Comment se rédige le PV de l'AGO d'association ? Comment faire un compte rendu d'assemblée générale d'association ?

La rédaction du procès-verbal ou compte rendu d’une assemblée générale ordinaire d’association suit une structure claire et précise afin de consigner les décisions et discussions menées lors de l’assemblée. Le PV débute par un en-tête où figurent le nom de l’association, la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, ainsi que la nature de cette dernière. La liste des membres présents, représentés par procuration ou absents y est inscrite, de même que la vérification du quorum nécessaire selon les statuts. 

Le document introduit également la désignation des personnes clés, notamment le président de séance qui dirige l’assemblée et le secrétaire de séance chargé de rédiger le procès-verbal. L’ouverture de l’assemblée est mentionnée avec la validation de l’ordre du jour, établi dans la convocation. Chaque point inscrit à l’ordre du jour est traité dans le détail. Le procès-verbal inclut un résumé des discussions principales pour chaque sujet abordé, les propositions formulées, les décisions prises et, le cas échéant, les résultats des votes précisant les voix pour, contre et les abstentions. Les débats significatifs ou observations pertinentes sont également consignés. 

Le procès-verbal se termine par la mention de la clôture de l’assemblée avec l’heure de fin de séance et, si besoin, la liste des sujets reportés à une réunion ultérieure. Les signatures du président de séance et du secrétaire sont apposées pour attester la véracité des faits consignés. La rédaction doit être neutre et factuelle, sans interprétation personnelle. Il est conseillé de rédiger le procès-verbal dans les jours suivant l’assemblée pour garantir l’exactitude des informations. Le document une fois approuvé est archivé comme preuve officielle des décisions prises et pour assurer la transparence des activités de l’association.

En résumé, les informations devant figurées au sein du PV sont les suivantes : 

• La date et l'heure de l'assemblée ;
• L'identité du Président et du secrétaire de séance ; 
• Le nombre de présents ou représentés ; 
• L'ordre du jour ;
• Les différentes résolutions ;
• Le résultat des votes ;
• Ville et date de clôture ; 
• Signature du Président et du secrétaire de séance. 

Notre modèle de document 

Exemple de modèle de procès-verbal d'assemblée générale d'une association à télécharger au format PDF/Word

Le document juridique dont il est question se présente sous la forme d'un modèle type de procès-verbal d’association. Il s'agit d'un modèle de document qui est prérempli, et par ailleurs, une fois le téléchargement du document accompli, il demeure possible de le modifier et/ou de le personnaliser en procédant de la manière suivante :

• En intégrant au sein des zones de texte réservées à cet effet les éléments de modification et/ou de personnalisation que l'émetteur du document juge nécessaires ;
• En insérant des dispositions complémentaires à celles déjà existantes au sein du document, le rédacteur peut s'approprier pleinement les termes utilisés.

Vous pouvez retrouver aussi un procès-verbal d'assemblée générale adapté aux entreprises, disponible sur notre site.