Lettre de convocation du contrôleur des comptes

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Qu'est-ce qu'une lettre de convocation du contrôleur des comptes ? 

Définition 

Une lettre de convocation du commissaire aux comptes, dans le cadre du droit des affaires, est un document officiel envoyé par une société à son commissaire aux comptes pour l'inviter à assister à une assemblée générale. Cette assemblée peut porter sur l'approbation des comptes annuels ou sur toute autre question importante nécessitant la présence du commissaire aux comptes. La lettre doit contenir les détails de la réunion, notamment la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour. Il est impératif que la société envoie cette convocation dans un délai conforme à ses propres statuts et à la loi en vigueur, pour permettre au commissaire aux comptes de s'y préparer et d'y assister.

Quand convoquer les commissaires aux comptes ?

L'utilisation de la lettre de convocation du commissaire aux comptes est généralement requise avant la tenue de toute assemblée générale d'une société (ordinaires ou extraordinaires), quel que soit l'objet de la réunion.

Selon la loi, le commissaire aux comptes doit être informé de toutes les réunions afin de pouvoir exercer son rôle de supervision et de contrôle des opérations financières et comptables de l'entreprise. Cela comprend, par exemple, l'approbation des comptes annuels, les augmentations ou diminutions de capital, les changements de statuts ou toute autre décision importante. Il est impératif que la lettre soit envoyée dans le respect des règles de délai fixées par la loi et les statuts de l'entreprise.

En résumé, chaque fois que la présence du commissaire aux comptes est requise lors d'une assemblée générale, la société doit lui envoyer cette lettre de convocation.

Quel est le rôle d'un contrôleur des comptes ?

Dès que les statuts d'une société le prévoient, cette dernière peut faire appel à un contrôleur des comptes aussi appelé un commissaire aux comptes (CAC).

Selon les dispositions des statuts, le contrôleur des comptes rend compte de sa mission à l'assemblée générale ou au conseil d'administration.

Il a pour mission de constater la crédibilité des comptes et qu'ils soient bien en corrélation avec l'exercice de l'année.

Le contrôleur des comptes est différent de l'expert-comptable. En effet, le contrôleur des comptes intervient de manière ponctuelle et est un acteur externe à l'entreprise. L'expert-comptable, lui, en plus d'établir les comptes annuels, a un rôle de conseil et d'accompagnement régulier. Il est un acteur interne à l'entreprise. De plus, ce dernier ne peut pas certifier les comptes.

Certaines sociétés ont l'obligation de faire contrôler leurs comptes. Il s'agit des sociétés :

  • Par actions telles que les sociétés anonymes (SA)

  • Par actions simplifiées telles que les sociétés à responsabilité limitée (SARL)

  • Ou certains organismes comme des associations ou fondations

À titre d'exemple, une SARL doit faire contrôler ses comptes par un commissaire aux comptes lorsque au moins deux des trois critères suivants sont franchis à la fin d’un exercice :

  • Le chiffre d’affaires est supérieur à 3 100 000 € hors taxes

  • Le total du bilan est supérieur à 1 550 000 €

  • L'entreprise emploie plus de 50 salariés

Deux contrôleurs aux comptes doivent intervenir pour les sociétés plus importantes et notamment les sociétés cotées. Ils peuvent certifier les comptes sans réserve ou avec réserves, soit refuser la certification. Ils doivent communiquer leur rapport aux dirigeants sociaux, aux associés et informer le Procureur de la République de tout fait illicite.

Qu'est-ce qu'une assemblée générale ordinaire ?

Le CAC intervient notamment lors d'assemblée générale ordinaire (AGO). En effet, cette assemblée se tient généralement annuellement et a pour but d'approuver les comptes de la société. Les associés valident alors la bonne gestion de celle-ci. Le contrôleur des comptes doit être convoqué par lettre recommandée avec accusé de réception.

Tous les actionnaires ont un droit de vote sur les décisions à prendre mais aussi un droit de veto. Les décisions sont généralement prises à la majorité (50% des votes + 1).

A l'issue de cette assemblée, doit être rédigé un procès-verbal. Celui-ci a pour but de résumé tout ce qui a été dit lors de l'assemblée et les décisions prises. Le procès-verbal est très important, car il sera une preuve en cas de litige. Selon la forme de la société, les mentions obligatoires devant apparaître dans cet écrit changent.

Il convient de préciser que l'assemblée générale ordinaire se distingue de l'assemblée générale extraordinaire (AGE). Cette dernière est convoquée ponctuellement lorsque des points urgents et importants doivent être traités.

Quel est le délai de convocation d'une AG ? 

La convocation à l'Assemblée Générale (AG) doit respecter certaines règles de délai. En général, la convocation à une AG doit être envoyée au moins 15 jours avant la date de l'assemblée pour les sociétés anonymes (SA), les sociétés par actions simplifiées (SAS) et les sociétés à responsabilité limitée (SARL). Cependant, cela peut varier en fonction des statuts de l'entreprise ou de dispositions légales spécifiques. Par exemple, dans le cas d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), le délai peut être plus long.

Il est important de noter également que si un commissaire aux comptes a été désigné dans la société, il doit recevoir la convocation à l'assemblée générale en même temps que les associés ou actionnaires. Cette convocation doit lui permettre d'avoir connaissance de l'ordre du jour et des résolutions proposées, afin d'exercer pleinement sa mission de contrôle. En cas de non-respect de ces délais, les décisions prises lors de l'AG peuvent être annulées.

Comment écrire la lettre de convocation du contrôleur des comptes ?

La lettre de convocation du commissaire aux comptes doit être écrite de manière formelle et précise. Il est important d'inclure certains éléments essentiels pour garantir sa validité. 

Elle doit d'abord comporter les coordonnées de la société (nom, adresse) en haut de la lettre, suivies des coordonnées du commissaire aux comptes.

La lettre devrait ensuite préciser clairement qu'il s'agit d'une convocation pour une assemblée générale, en indiquant la nature de l'assemblée (ordinaire, extraordinaire) et la date, l'heure et le lieu de la réunion.

Elle doit ensuite décrire l'ordre du jour de l'assemblée, c'est-à-dire les points qui seront discutés et votés lors de la réunion.

Il est également recommandé d'inclure les documents pertinents pour l'assemblée, tels que le rapport de gestion, les comptes annuels, ou tout autre document financier ou légal lié à l'ordre du jour.

La lettre devrait se terminer avec une formule de politesse et la signature de la personne habilitée à rédiger cette convocation (généralement le dirigeant de la société).

Notre modèle de convocation 

Notre site internet propose un modèle professionnel de lettre de convocation du commissaire aux comptes. Conçu par des experts en droit des affaires, ce modèle assure la conformité avec les exigences légales et les meilleures pratiques en matière de convocation à une Assemblée Générale. Il facilite la tâche des entreprises en leur fournissant un canevas clair et précis, qui guide l'utilisateur à travers les différentes sections qu'une telle lettre doit comporter : coordonnées, nature de la réunion, date, heure, lieu, ordre du jour, documents joints, et formule de politesse. Fiable, pratique et conforme aux réglementations, notre modèle est à la fois un gain de temps et une garantie de professionnalisme pour nos clients.

Prévisualisation du document

Cette prévisualisation est à titre informative et ne prend pas en compte la mise en page de notre document. Seule la version téléchargeable de notre document est à jour et complète.

Lettre de convocation du contrôleur des comptes

(Dénomination société)

Au capital de (montant du capital) euros

Siège : (adresse siège social), (ville siège social)

Siret si n° (numéro de Siret)

Le (date du courrier)

Lettre recommandée

(nom du contrôleur)

Contrôleur des comptes

(adresse contrôleur)

(Civilité) le Contrôleur des Comptes,

Nous avons l'honneur de vous informer du fait que les membres de notre société sont convoqués en assemblée générale ordinaire annuelle pour le (date complète AG) à (heure réunion) (lieu réunion) à l’effet de délibérer sur l'ordre du jour suivant :

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" n'est pas vrai, conserver le paragraphe suivant :

Lecture du rapport de gestion établi par l'administrateur unique

Si "la société est administré par un conseil d'administration" est vrai, conserver le paragraphe suivant :

Lecture du rapport de gestion établi par l'administrateur unique,

Lecture du rapport du contrôleur de gestion,

Lecture du rapport du contrôleur des comptes

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai, conserver le paragraphe suivant :

Approbation des comptes de l'exercice clos le (date clôture exercice) et quitus aux administrateurs

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" n'est pas vrai, conserver le paragraphe suivant :

Approbation des comptes de l'exercice clos le (date clôture exercice) et quitus à l'administrateur unique,

Répartition du résultat de l'exercice,

Si "le résultat de l'exercice clos est bénéficiaire" est vrai,

Et si "une part des bénéfices est laissée par chaque membre en compte courant" est vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Fixation du montant des sommes devant être versées par les membres en compte courant

Si "le groupement établit un budget annuel" est vrai, conserver le paragraphe suivant :

Vote du budget annuel du groupement

Si "le mandat de l'administrateur unique expire à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "le mandat de l'administrateur unique est reconduit" est vrai,

Et si "la société est administré par un conseil d'administration" n'est pas vrai,

Et si "l'administrateur unique est remplacé" n'est pas vrai,



Conserver le paragraphe suivant :

Renouvellement de l'administrateur unique dont le mandat vient à expiration

Si "le mandat de l'administrateur unique expire à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "l'administrateur unique est remplacé" est vrai,

Et si "la société est administré par un conseil d'administration" n'est pas vrai,

Et si "le mandat de l'administrateur unique est reconduit" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Remplacement de l'administrateur unique dont le mandat vient à expiration

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai,

Et si "le mandat d'un administrateur expire à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "l'administrateur dont le mandat expire est reconduit" est vrai,

Et si "l'administrateur dont le mandat expire est remplacé" n'est pas vrai,

Et si "les mandats de tous les administrateurs expirent à l'issue de l'AGO" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Renouvellement d'un administrateur dont le mandat vient à expiration

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai,

Et si "le mandat d'un administrateur expire à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "l'administrateur dont le mandat expire est remplacé" est vrai,

Et si "l'administrateur dont le mandat expire est reconduit" n'est pas vrai,

Et si "les mandats de tous les administrateurs expirent à l'issue de l'AGO" n'est pas vrai,



Conserver le paragraphe suivant :

Remplacement d'un administrateur dont le mandat vient à expiration

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai,

Et si "les mandats de tous les administrateurs expirent à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "tous les administrateurs dont les mandats expirent sont reconduits" est vrai,

Et si "le mandat d'un administrateur expire à l'issue de l'AGO" n'est pas vrai,

Et si "certains administrateurs sont reconduits Et si d'autres remplacés" n'est pas vrai,

Et si "un administrateur est remplacé avant la fin de son mandat" n'est pas vrai,



Conserver le paragraphe suivant :

Renouvellement de tous les administrateurs dont les mandats viennent à expiration

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai,

Et si "les mandats de tous les administrateurs expirent à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "certains administrateurs sont reconduits Et si d'autres remplacés" est vrai,

Et si "le mandat d'un administrateur expire à l'issue de l'AGO" n'est pas vrai,

Et si "tous les administrateurs dont les mandats expirent sont reconduits" n'est pas vrai,

Et si "un administrateur est remplacé avant la fin de son mandat" n'est pas vrai,



Conserver le paragraphe suivant :

Renouvellement et remplacement de tous les administrateurs dont les mandats viennent à expiration

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai,

Et si "un administrateur est remplacé avant la fin de son mandat" est vrai,

Et si "les mandats de tous les administrateurs expirent à l'issue de l'AGO" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Remplacement d'un administrateur (sort administrateur remplace)

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai,

Et si "un nouvel administrateur supplémentaire est nommé" est vrai,

Et si "plusieurs nouveaux administrateurs supplémentaires sont nommés" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Nomination d'un nouvel administrateur supplémentaire

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai,

Et si "plusieurs nouveaux administrateurs supplémentaires sont nommés" est vrai,

Et si "un nouvel administrateur supplémentaire est nommé" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Nomination de nouveaux administrateurs supplémentaires

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai,

Et si "la cooptation d'un administrateur nommé par le conseil est ratifiée" est vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Ratification de la nomination d'un administrateur faite à titre provisoire par le conseil d'administration

Si "le mandat du contrôleur de gestion expire à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "le mandat du contrôleur de gestion est reconduit" est vrai,

Et si "le contrôleur de gestion est remplacé à l'issue de son mandat" n'est pas vrai,

Et si "le contrôleur de gestion est remplacé avant la fin de son mandat" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Renouvellement du contrôleur de gestion dont le mandat vient à expiration

Si "le mandat du contrôleur des comptes expire à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "le mandat du contrôleur des comptes est reconduit" est vrai,

Et si "le contrôleur des comptes est remplacé à l'issue de son mandat" n'est pas vrai,

Et si "le contrôleur des comptes est remplacé avant la fin de son mandat" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Renouvellement du contrôleur des comptes dont le mandat vient à expiration

Si "le mandat du contrôleur de gestion expire à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "le contrôleur de gestion est remplacé à l'issue de son mandat" est vrai,

Et si "le mandat du contrôleur de gestion est reconduit" n'est pas vrai,

Et si "le contrôleur de gestion est remplacé avant la fin de son mandat" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Remplacement du contrôleur de gestion dont le mandat vient à expiration

Si "le mandat du contrôleur des comptes expire à l'issue de l'AGO" est vrai,

Et si "le contrôleur des comptes est remplacé à l'issue de son mandat" est vrai,

Et si "le mandat du contrôleur des comptes est reconduit" n'est pas vrai,

Et si "le contrôleur des comptes est remplacé avant la fin de son mandat" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Remplacement du contrôleur des comptes dont le mandat vient à expiration

Si "le contrôleur de gestion est remplacé avant la fin de son mandat" est vrai,

Et si "le mandat du contrôleur de gestion expire à l'issue de l'AGO" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Remplacement du contrôleur de gestion (sort contrôleur remplace)

Si "le contrôleur des comptes est remplacé avant la fin de son mandat" est vrai,

Et si "le mandat du contrôleur des comptes expire à l'issue de l'AGO" n'est pas vrai,

Conserver le paragraphe suivant :

Remplacement du contrôleur des comptes (sort contrôleur remplace)

Si "l'ordre du jour comporte des questions diverses" est vrai, conserver le paragraphe suivant :

Questions diverses

Si "pouvoir est donné pour effectuer toutes formalités légales" est vrai, conserver le paragraphe suivant :

Pouvoirs pour l'accomplissement des formalités

Conformément aux termes du contrat constitutif, la présente convocation vous est adressée plus de quinze jours avant la tenue de ladite assemblée.

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai, conserver le paragraphe suivant :

Nous joignons à cette convocation les comptes de l'exercice écoulé ainsi que le projet de rapport du conseil d'administration à l'assemblée.

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" n'est pas vrai, conserver le paragraphe suivant :

Nous joignons à cette convocation les comptes de l'exercice écoulé ainsi que le projet de rapport de l'administrateur unique à l'assemblée.

Nous vous remercions de bien vouloir établir votre propre rapport et de le faire parvenir au siège du groupement quinze jours au moins avant la date de l'assemblée.

Nous comptons sur votre présence à cette assemblée Et si vous prions d'agréer, (civilité) le Contrôleur des Comptes, l'expression de nos sentiments distingués.

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" est vrai, conserver le paragraphe suivant :

Le conseil d'administration

Si "la société est administrée par un conseil d'administration" n'est pas vrai, conserver le paragraphe suivant :

L'administrateur unique

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