Lettre de convocation du contrôleur des comptes

Qu'est-ce qu'une lettre de convocation du contrôleur des comptes ? 

Définition 

Une lettre de convocation du commissaire aux comptes, dans le cadre du droit des affaires, est un document officiel envoyé par une société à son commissaire aux comptes pour l'inviter à assister à une assemblée générale. Cette assemblée peut porter sur l'approbation des comptes annuels ou sur toute autre question importante nécessitant la présence du commissaire aux comptes. La lettre doit contenir les détails de la réunion, notamment la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour. Il est impératif que la société envoie cette convocation dans un délai conforme à ses propres statuts et à la loi en vigueur, pour permettre au commissaire aux comptes de s'y préparer et d'y assister.

Quand convoquer les commissaires aux comptes ?

L'utilisation de la lettre de convocation du commissaire aux comptes est généralement requise avant la tenue de toute assemblée générale d'une société (ordinaires ou extraordinaires), quel que soit l'objet de la réunion.

Selon la loi, le commissaire aux comptes doit être informé de toutes les réunions afin de pouvoir exercer son rôle de supervision et de contrôle des opérations financières et comptables de l'entreprise. Cela comprend, par exemple, l'approbation des comptes annuels, les augmentations ou diminutions de capital, les changements de statuts ou toute autre décision importante. Il est impératif que la lettre soit envoyée dans le respect des règles de délai fixées par la loi et les statuts de l'entreprise.

En résumé, chaque fois que la présence du commissaire aux comptes est requise lors d'une assemblée générale, la société doit lui envoyer cette lettre de convocation.

Quel est le rôle d'un contrôleur des comptes ?

Dès que les statuts d'une société le prévoient, cette dernière peut faire appel à un contrôleur des comptes aussi appelé un commissaire aux comptes (CAC).

Selon les dispositions des statuts, le contrôleur des comptes rend compte de sa mission à l'assemblée générale ou au conseil d'administration.

Il a pour mission de constater la crédibilité des comptes et qu'ils soient bien en corrélation avec l'exercice de l'année.

Le contrôleur des comptes est différent de l'expert-comptable. En effet, le contrôleur des comptes intervient de manière ponctuelle et est un acteur externe à l'entreprise. L'expert-comptable, lui, en plus d'établir les comptes annuels, a un rôle de conseil et d'accompagnement régulier. Il est un acteur interne à l'entreprise. De plus, ce dernier ne peut pas certifier les comptes.

Certaines sociétés ont l'obligation de faire contrôler leurs comptes. Il s'agit des sociétés :

• Par actions telles que les sociétés anonymes (SA)

• Par actions simplifiées telles que les sociétés à responsabilité limitée (SARL)

• Ou certains organismes comme des associations ou fondations

À titre d'exemple, une SARL doit faire contrôler ses comptes par un commissaire aux comptes lorsque au moins deux des trois critères suivants sont franchis à la fin d’un exercice :

• Le chiffre d’affaires est supérieur à 3 100 000 € hors taxes

• Le total du bilan est supérieur à 1 550 000 €

• L'entreprise emploie plus de 50 salariés

Deux contrôleurs aux comptes doivent intervenir pour les sociétés plus importantes et notamment les sociétés cotées. Ils peuvent certifier les comptes sans réserve ou avec réserves, soit refuser la certification. Ils doivent communiquer leur rapport aux dirigeants sociaux, aux associés et informer le Procureur de la République de tout fait illicite.

Qu'est-ce qu'une assemblée générale ordinaire ?

Le CAC intervient notamment lors d'assemblée générale ordinaire (AGO). En effet, cette assemblée se tient généralement annuellement et a pour but d'approuver les comptes de la société. Les associés valident alors la bonne gestion de celle-ci. Le contrôleur des comptes doit être convoqué par lettre recommandée avec accusé de réception.

Tous les actionnaires ont un droit de vote sur les décisions à prendre mais aussi un droit de veto. Les décisions sont généralement prises à la majorité (50% des votes + 1).

A l'issue de cette assemblée, doit être rédigé un procès-verbal. Celui-ci a pour but de résumé tout ce qui a été dit lors de l'assemblée et les décisions prises. Le procès-verbal est très important, car il sera une preuve en cas de litige. Selon la forme de la société, les mentions obligatoires devant apparaître dans cet écrit changent.

Il convient de préciser que l'assemblée générale ordinaire se distingue de l'assemblée générale extraordinaire (AGE). Cette dernière est convoquée ponctuellement lorsque des points urgents et importants doivent être traités.

Quel est le délai de convocation d'une AG ? 

La convocation à l'Assemblée Générale (AG) doit respecter certaines règles de délai. En général, la convocation à une AG doit être envoyée au moins 15 jours avant la date de l'assemblée pour les sociétés anonymes (SA), les sociétés par actions simplifiées (SAS) et les sociétés à responsabilité limitée (SARL). Cependant, cela peut varier en fonction des statuts de l'entreprise ou de dispositions légales spécifiques. Par exemple, dans le cas d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), le délai peut être plus long.

Il est important de noter également que si un commissaire aux comptes a été désigné dans la société, il doit recevoir la convocation à l'assemblée générale en même temps que les associés ou actionnaires. Cette convocation doit lui permettre d'avoir connaissance de l'ordre du jour et des résolutions proposées, afin d'exercer pleinement sa mission de contrôle. En cas de non-respect de ces délais, les décisions prises lors de l'AG peuvent être annulées.

Comment écrire la lettre de convocation du contrôleur des comptes ?

La lettre de convocation du commissaire aux comptes doit être écrite de manière formelle et précise. Il est important d'inclure certains éléments essentiels pour garantir sa validité. 

Elle doit d'abord comporter les coordonnées de la société (nom, adresse) en haut de la lettre, suivies des coordonnées du commissaire aux comptes.

La lettre devrait ensuite préciser clairement qu'il s'agit d'une convocation pour une assemblée générale, en indiquant la nature de l'assemblée (ordinaire, extraordinaire) et la date, l'heure et le lieu de la réunion.

Elle doit ensuite décrire l'ordre du jour de l'assemblée, c'est-à-dire les points qui seront discutés et votés lors de la réunion.

Il est également recommandé d'inclure les documents pertinents pour l'assemblée, tels que le rapport de gestion, les comptes annuels, ou tout autre document financier ou légal lié à l'ordre du jour.

La lettre devrait se terminer avec une formule de politesse et la signature de la personne habilitée à rédiger cette convocation (généralement le dirigeant de la société).

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