Exemple de courrier : convocation des administrateurs

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Description courte :

Ce document est un modèle de convocation des administrateurs permettant d'inviter ces derniers à un conseil d'administration. Ce courrier est complet, il est également modifiable et personnalisable. Cette lettre est à télécharger et comporte toutes les mentions nécessaires pour informer les participants du déroulement de la réunion.
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Une convocation est le fait de demander la participation d'un tiers à un événement ou à une rencontre. Cela peut être pour des raisons diverses : une réunion, un examen, un entretien, etc... 

Cette lettre à caractère officiel doit être précise en indiquant les personnes concernées, la date, l'heure et l'objet du rendez-vous.

Dans une société, les administrateurs sont les personnes qui prennent des décisions sur les activités de l'entreprise, il s'agit des actionnaires. Pour qu'ils puissent exister, l'entreprise doit disposer obligatoirement d'un conseil d'administration.

La lettre proposée est rédigée par le président d'un conseil d'administration qui invite les administrateurs à se réunir pour l'approbation des comptes annuels lors d'une assemblée générale ordinaire.

Elle permet donc de les prévenir, mais aussi de clarifier les décisions qui devront être prises lors de cette réunion par le biais du vote.

À noter : Un commissaire aux comptes doit aussi être présent et convoqué par lettre recommandée.

Le rendez-vous a lieu généralement au siège social de la société une fois par an (le lieu est défini sur la convocation envoyée). Tous les administrateurs ont le droit de vote sur les différents termes évoqués lors de cette réunion. Cette dernière permet d'approuver les comptes de la société, de définir le budget et de parler des ambitions futures sur le long terme. Également, les participants voteront pour le maintien ou non des pouvoirs des administrateurs ou dirigeants de l'entreprise.

Attention à ne pas confondre cette assemblée avec l'assemblée générale extraordinaire, qui elle est régulière et traite de sujets divers concernant la vie de l'entreprise.

A la fin de cette assemblée générale ordinaire, il convient de rédiger obligatoirement un procès verbal qui reprend toutes les informations et actions retenues, il servira donc de preuve.

Ce modèle de convocation des administrateurs est téléchargeable et modifiable. La lettre présente toutes les mentions nécessaires pour avertir et réunir les administrateurs à ce rendez-vous.

Dans ce courrier, on retrouve les éléments essentiels que contient une lettre classique et qui sont à compléter : l'adresse de l'expéditeur, la ville et la date à laquelle le courrier a été rédigé.

Ainsi, il est mentionné l'ordre du jour afin d'informer les administrateurs du contenu de la réunion, ce document sera donc à modifier selon la situation.

Il s'agit d'un écrit à envoyer par courrier, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception, ou encore par voie électronique.