Demande au syndic d’ajout d’une résolution à l’ordre du jour

Comment mettre une demande à l’ordre du jour ?

Un syndic de copropriété doit, dans l'idéal, établir l'ordre du jour de chaque assemblée, en concertation avec l'ensemble de ses membres. Ainsi, les copropriétaires sont invités à soumettre leurs questions et à proposer des sujets de discussion. Dans les faits, cette dite concertation est toute relative. À défaut, la réglementation ne prévoit pas de sanction pour le syndic. Ce dernier est responsable de la préparation de l'ordre du jour. Il s'agit d'une de ses missions principales. En l'absence de négociation préalable sur les questions qui seront abordées, il convient de procéder à une demande officielle pour procéder à leur inscription à l'ordre du jour. Les copropriétaires ou le conseil syndical, eux-mêmes, ont l'obligation d'envoyer un écrit notifiant cette demande.

Ce document est une lettre qui doit préciser les questions que l’on souhaite voir examinées. Un justificatif de réception doit être fourni et conservé. Ainsi, cette lettre peut être, soit remise en main propre au syndic contre une signature, soit être envoyée en recommandé avec un accusé de réception. Le destinataire se voit, ainsi, dans l'obligation de faire figurer ces questions à l'ordre du jour. Mais attention, l'envoi de ce courrier n'est pas suffisant. Un délai doit être respecté. Il est nécessaire que cette demande d'inscription de question ait été envoyée au moins vingt et un jours avant la convocation à l'assemblée générale concernée. Si le délai est considéré comme trop court, les questions soumises seront reportées sur l'ordre du jour de la convocation de la réunion suivante.

De plus, pour certaines problématiques, des documents doivent être obligatoirement annexés au courrier. Dans la situation où des copropriétaires demandent l'approbation d'un devis ou d'un contrat, ces derniers doivent être absolument joints. L'ordre du jour centralise la totalité des questions qui ont l'obligation d'être abordées et votées lors de l'assemblée concernée. Certains sujets doivent être travaillés en amont par le syndic. Il établit des projets de résolutions qui accompagnent l'envoi de l'ordre du jour. Ce sont des textes complets et argumentés. Les copropriétaires doivent acter des résolutions obligatoires tels que le vote des comptes de l'exercice échu, le règlement ou encore le renouvellement du mandat du syndic.

Des résolutions concernant des travaux ou l'actualité de la propriété peuvent être également mises à l'ordre du jour. Tout copropriétaire peut proposer un projet de résolution à l'assemblée. Mais, il est tenu de respecter un délai minimum et de rédiger sa demande. Le texte doit objectivement expliquer les motifs de la résolution et être accompagné de tous les justificatifs pouvant aider à la prise de décision. Le projet de résolution doit être envoyé en recommandé avec accusé de réception. Cet accusé fera foi en cas de litige. Le syndic n'est pas décisionnaire des éléments devant figurer ou non à l'ordre du jour. Ainsi, il a l'obligation d'y inscrire toute demande effectuée par un copropriétaire qui aura respecté la procédure de demande d'ajout. En revanche, la législation et le règlement de copropriété déterminent si la résolution est recevable ou non. Rappelons que la loi encadre les prises de décisions au sein d'une copropriété. Elles ne peuvent être valables que si elles ont été inscrites à temps à l'ordre du jour et si elles ont été approuvées, en respectant les modalités de vote, lors d'une assemblée générale.

Comment écrire une demande d'ajout d'une résolution à l'ordre du jour de l'assemblée générale ? 

Pour solliciter l'ajout d'une résolution à l'ordre du jour de l'assemblée générale de copropriété, commencez par rédiger une lettre formelle adressée au syndic de copropriété ou au président du conseil syndical. Cette lettre doit inclure vos coordonnées, le numéro de votre lot, ainsi que la proposition de résolution que vous souhaitez soumettre à l'assemblée. Argumentez de manière claire et concise les raisons justifiant l'importance ou la nécessité de cette résolution pour la copropriété. Envoyez cette lettre en recommandé avec avis de réception pour vous assurer que votre demande est bien reçue et prise en compte avant la convocation de l'assemblée générale. Assurez-vous également de vérifier que votre proposition est effectivement ajoutée à l'ordre du jour et préparez-vous à présenter votre résolution de manière éclairée lors de l'assemblée. En suivant ces étapes, vous maximisez vos chances de voir votre proposition discutée et éventuellement adoptée lors de l'assemblée générale.

Est-il possible de mettre des résolutions sans vote à l'ordre du jour ?

Oui, il est possible d'inclure des résolutions à l'ordre du jour de l'assemblée générale sans qu'elles nécessitent un vote. Ces résolutions peuvent être de nature informative ou consultative, ne requérant pas de décision formelle de l'assemblée.

Exemples de résolutions sans vote :

1. Résolutions informatives : Elles visent à informer les copropriétaires sur des sujets spécifiques tels que des projets futurs, des travaux prévus, des changements réglementaires, etc.

2. Résolutions consultatives : Elles sont présentées pour recueillir l'avis des copropriétaires sur une question donnée sans que cela engage une décision immédiate. Par exemple, demander l'opinion des copropriétaires sur un projet d'aménagement, une proposition de règlement, etc.

3. Résolutions de principe : Elles peuvent être mises à l'ordre du jour pour exprimer une orientation ou une intention sans que cela implique une décision immédiate. Par exemple, l'intention de lancer une étude sur des améliorations potentielles dans la copropriété.

Ces résolutions peuvent être utiles pour partager des informations pertinentes, sonder l'opinion des copropriétaires ou poser des jalons pour de futures décisions. Il est cependant important de différencier ces résolutions des propositions formelles nécessitant un vote et une décision de l'assemblée générale.

Notre exemple de modèle de lettre pour syndic

Ce modèle de document facilite la rédaction de cette lettre, en vous assurant de n’oublier aucune information obligatoire ou de ne faire aucune erreur lors de son écriture.

L'assemblée générale de votre copropriété se réunit au minimum une fois par an. C'est l'occasion, pour vous, d'y aborder certains sujets et de soumettre vos projets. Pour cela vous devez contacter votre syndic, missionné pour établir l'ordre du jour. Vous devez lui faire parvenir une lettre de demande d'ajout d'une résolution ou d'une question. Certaines informations doivent y figurer et le motif doit être clairement rédigé. Veillez à rester objectif et persuasif. Un modèle de courrier à télécharger est disponible pour vous aider dans cette démarche. Personnalisable, il vous permet de respecter les règles en vigueur et d'assurer la prise en considération de votre sollicitation. Soyez vigilant à bien respecter le délai préconisé.

Sur notre site, vous trouverez également divers modèles de lettres prêtes à l'emploi pour exprimer une opposition au syndic ou au conseil syndical de la copropriété concernant différents sujets tels que l'opposition à une résolution à l'ordre du jour,, des travaux spécifiques, des décisions prises, ou encore à l'exécution par le syndic de travaux non urgents..., ou un désaccord sur les charges réclamées

Ces modèles de lettres sont conçus pour faciliter la communication et vous aider à exprimer vos préoccupations de manière formelle et structurée.