Convocation à un entretien préalable de licenciement

Qu’est-ce qu’une lettre de convocation pour entretien préalable de licenciement ?

En quoi consiste un entretien préalable de licenciement ?

L'entretien préalable de licenciement est une étape inévitable dans une procédure de licenciement. Il est prévu à l'article L1232-2 du Code du travail.

Cet entretien permet à l'employeur de discuter de l'éventualité d'un licenciement avec le salarié concerné. Cela permet aux deux parties d'échanger sur les pours et les contres mais aussi surtout de convenir de la façon dont la procédure va être effectuée.

En effet, même si la discussion aboutit à un licenciement, il est important que cela se passe de la meilleure façon possible sans que l'employeur ou le salarié ne soit mis dans une situation compliquée.

Le droit à cet entretien pour les salariés est en outre inscrit dans les textes fondamentaux et dans les conventions internationales.

Aussi, quel que soit le type de licenciement envisagé, l'entretien préalable est obligatoire et essentiel.

Quels sont les motifs qui peuvent justifier un licenciement ?

Les différents motifs pouvant justifier un licenciement sont :

• La rupture conventionnelle 
• Le licenciement pour faute grave
• Le licenciement sans faute (pour inaptitude)
• Le licenciement pour motif personnel
• Le licenciement pour motif économique

Comment l'employeur doit-il rédiger une lettre de convocation pour entretien préalable de licenciement ?

Quels éléments doivent figurer sur la lettre de convocation ? Doit-elle être communiquée par mail ou par courrier ?

La lettre doit être communiquée sous forme de Lettre Recommandée avec Accusé de Réception ou lettre remise en main propre contre décharge et doit contenir :

• L'objet précis de la convocation (le licenciement doit être clairement évoqué)
• Date, lieu et heure de l'entretien
• La possibilité pour le salarié d'être assisté
• L'identité du signataire

Rappel : L’entretien ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou sa remise en main propre contre décharge selon l'article L. 1232-2 du Code du travail.

Qui doit signer la lettre ?

Peu de personnes sont habilitées à signer la lettre de convocation à un entretien pouvant mener à un licenciement. 

La personne s'exprimant au nom de l'entreprise doit avoir la qualité permettant d’engager la responsabilité de l'entreprise.

La Cour de cassation a fréquemment jugé nulles des lettres rédigées par des personnes considérées comme extérieures à l'entreprise.

Quel est le délai légal pour licencier après l'entretien préalable ? 

Après l'entretien et avant d'envoyer la lettre de licenciement, l'employeur doit attendre un délai minimal fixé différemment selon le statut du salarié : 7 jours ouvrables pour un salarié non-cadre, 15 jours ouvrables pour un cadre.

Qui peut assister à un entretien préalable de licenciement ?

Qu'est-ce que le droit de l'assistance ?

Le droit de l'assistance est le droit qui permet au salarié d'être accompagné lors de l'entretien préalable. 

Le droit de l'assistance est divisé en deux cas :

• Lorsque l'entreprise comporte des représentants du personnel : la lettre de convocation doit impérativement mentionner que le salarié peut se faire assister au cours de l’entretien par toute personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou, le cas échéant, il peut s’agir de n’importe quel salarié (à quelque niveau de la hiérarchie que ce soit, représentant du personnel ou non)
• Lorsque l'entreprise ne comporte pas des représentants du personnel : la lettre de convocation doit impérativement mentionner la possibilité d’une assistance par une personne étrangère à l’entreprise figurant sur une liste dressée par le Préfet. Elle précise l’adresse des services où la liste des conseillers pouvant être consultés ainsi que l'Inspection du travail compétente pour l’établissement et mairie du lieu du domicile du salarié ou de l’établissement s’il s’agit d’un autre département

Rappel : l’employeur peut refuser la présence d'un tiers n'ayant pas justifié de sa qualité d'assistant.

Quelles sont les conséquences d’une absence à l’entretien ?

Dans un premier temps, il est important de rappeler que l'absence du salarié à l'entretien ne rend pas le licenciement irrégularité et ne vicie pas la procédure selon la Cour de cassation. Elle a aussi admis que l'employeur n'est alors pas contraint de faire droit à une demande de report d'entretien préalable. 

Cependant, dans le cas où le salarié est indisponible pour cause de maladie ou d'accident, l'employeur doit vérifier que celui-ci dispose bien d'heures de sortie autorisée par le médecin et doit placer l'entretien dans ces plages horaires afin de permettre à l'intéressé de s'y déplacer.

Si l'employeur accepte que l'entretien soit reporté alors il n'y a pas de nécessité de refaire une lettre de convocation mais doit s'assurer que le salarié est bien au courant du nouvel horaire, de la nouvelle date et du nouveau lieu en envoyant une lettre, un courrier ou en appelant le salarié directement.

Rappel : le report de l’entretien est déconseillé en matière disciplinaire. La procédure disciplinaire est enserrée dans des délais précis que l’éventuel report pourrait conduire à ne pas respecter entrainant ainsi l’irrégularité de la mesure.

Modèle/Exemple d'une lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement

La lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement doit comprendre plusieurs stipulations obligatoires. Aussi, il est préjudiciable de ne pas rédiger cette lettre en respectant les mentions obligatoires. 

S'inspirer d'un exemple permet alors de s'assurer que le document est en règle et qu'aucune mention obligatoire n'est omise.

C'est pour cela que nous proposons un modèle de lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement téléchargeable et modifiable pouvant s'adapter à toute situation.