Conditions générales d'achat

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Définition des conditions générales d'achat (CGA)

Les conditions générales d'achat, plus communément appelées les CGA, permettent de définir l'ensemble des règles d'achat qu'une entreprise met en place vis-à-vis de ses fournisseurs. Elles indiquent les conditions essentielles et la considération de chacune des étapes et des règles pour l'acheteur afin d'aboutir à l'achat d'un bien ou d'un service.

Aussi, les conditions générales d'achat encadrent les besoins spécifiques de l'entreprise pour lesquelles elles sont rédigées sachant qu'elles sont généralement communiquées par l'acheteur qui désire conclure des affaires futures avec un vendeur spécifique.

Dans le secteur de la grande distribution, la rédaction de conditions générales d'achat est aujourd'hui courante. L'acheteur peut librement les rédiger sans avoir pour autant à respecter un formalisme strict contrairement aux conditions générales de vente.

Lorsqu'une vente est conclue à contrario entre un vendeur professionnel et un consommateur, les conditions générales de vente doivent toujours être transmises. Les conditions générales de vente sont strictement encadrées alors que les conditions générales d'achat sont rédigées de manière plus libre.

Les CGA ne doivent pas obligatoirement être communiquées par l'acheteur même si dans la pratique elles sont généralement indiquées, notamment sur les bons de commande. Les CGA ont une valeur informative.

Acceptation des CGA par le vendeur

Les CGA d'un acheteur peuvent dans certains cas être confrontées aux CGV d'un vendeur. Bien que seules les CGV soient considérées comme le socle unique d'une négociation commerciale depuis la loi Hamon, lorsqu'une clause contradictoire entre les CGA et les CGV apparaît, c'est généralement la clause issue des Conditions Générales de Vente (CGV) qui prévaut en raison de leur importance juridique et de leur statut de référence principale pour la transaction. Il est alors essentiel de résoudre cette contradiction de manière concertée entre les parties impliquées afin d'éviter tout potentiel conflit.

Cela peut avoir notamment des conséquences comme l'annulation de la clause contradictoire dans le processus de vente et d'achat par les juges. Les CGA sont donc très importantes. L'acceptation du vendeur se matérialise par la signature de sa part au sein des CGA de l’acheteur.

Dans le cadre de contradiction des mentions entre les CGV et les CGA, les juges vont alors vérifier l'intention des parties aux conditions afin de statuer de l'applicabilité d'une des clauses inclue.

Différence avec les CGV et les CGU

En effet, il est important de ne pas confondre les conditions générales d'achat telles que présentées ici avec les conditions générales de vente.

Les conditions générales de vente sont rédigées par le professionnel vendeur. Par principe, les conditions générales de vente servent de base à la négociation commerciale entre plusieurs parties. Lorsqu'une vente est conclue entre professionnels, les conditions générales de vente ne doivent pas obligatoirement être transmises par le vendeur sauf dans les cas où l'acheteur le demande. Les CGV comprendront les conditions de vente, le barème des prix unitaires, les réductions de prix ou encore les modalités de règlement notamment.

Les conditions générales d'achat doivent également être différenciées des conditions générales d'utilisation. En effet, les conditions générales d'utilisation sont les conditions d'utilisation d'un service donné ou prestation de services. Il s'agit d'un document contractuel dans lequel le prestataire va définir de manière précise l'encadrement d'accès et d'utilisation du service qu'il met en place. La rédaction des CGU n'est pas une obligation, mais elles sont fortement recommandées notamment pour l'utilisation d'un site internet par exemple.

À quoi servent les conditions générales d'achat ?

Un acheteur peut être à l'initiative du mécanisme d'une vente. En étant à l'initiative d'une proposition, l'acheteur peut donc être amené à proposer et rédiger ses propres conditions générales d'achat avec pour objectif, par exemple, de définir les conditions dans lesquelles son approvisionnement pourra avoir lieu, ou encore de déterminer comment il souhaite obtenir les marchandises qu'il veut acheter, etc.

Les conditions générales d'achat permettent donc d'indiquer, avant même la conclusion d'une vente définitive, les conditions qui sont essentielles pour l'acheteur sans lesquelles il refusera d'acheter les produits du vendeur. Les CGA sont alors majoritairement rédigées dans les entreprises où l'achat est un point sensible (investissements importants dans les produits manufacturés, équipements industriels, matières premières, produits agricoles, etc.).

L'acheteur peut ainsi demander au vendeur de signer ses conditions générales d'achat dans le but de prouver que celui-ci les accepte. A cet effet, il convient de souligner le fait que les CGA peuvent avoir une valeur de contrat mais seulement si certaines mentions sont réellement indiquées. La rédaction des conditions générales d'achat est donc importante et doit être réalisée de manière rigoureuse.

Comment rédiger les conditions générales d'achat, quelles sont ses conditions et mentions obligatoires ?

Les conditions générales d'achat sont rédigées au départ comme un contrat classique. Au sein de cette forme contractuelle, les conditions des parties sont réparties par des articles. Ces derniers peuvent être divers et variés. En effet, il peut y avoir un article consacré à :

  • La formation de la vente ;
  • Le transfert de propriété ;
  • Le paiement ;
  • La confidentialité (secret professionnel..) ;
  • Les garanties (contrôle qualité, etc.) ;
  • La livraison (conditions, certificat de conformité, bordereau d'expédition, transport, etc.) ;
  • Les pénalités de retard ;
  • Les dommages et les assurances
  • La juridiction compétente, etc.

Parmi ces articles, il est à noter que pour que des conditions générales d'achat soient considérées comme un véritable contrat, elles doivent forcément mentionner les parties et être signées. La rédaction des CGA peut avoir de grandes conséquences, notamment dans l'avenir des relations commerciales entre un vendeur et un acheteur.

Qu'est-ce que le contrat d'achat, pourquoi faire un contrat de vente et quelles sont ses clauses ?

Le contrat d'achat est de manière plus courante appelé contrat de vente. C'est ainsi le contrat constituant une relation commerciale, par lequel un acheteur et un vendeur vont se mettre d'accord sur la chose et sur le prix du bien ou du service qui va être acheté. C'est un contrat courant, qui suppose le transfert de propriété d'un bien dès lors que l'acheteur prend possession du bien pour lequel il a payé le prix convenu.

Les clauses que l'on retrouve principalement dans un contrat de vente sont les suivantes : l'identité des parties, la désignation de la chose vendue, le prix, les conditions de livraison, les garanties, etc.

Exemple de CGA à télécharger conforme aux dispositions de la loi Hamon et du Code civil et de commerce

Le présent document présenté ici au téléchargement reprend toutes les mentions nécessaires pour que des CGA puissent être considérées comme un contrat. Ce modèle est personnalisable selon vos informations personnelles et vous pourrez le modifier à votre convenance.

Ce document est conforme aux différentes dispositions légales du droit français (loi Hamon, Code civil, Code de commerce, etc.).

Sommaire

Article 1 - Champ d'application des conditions générales d'achat

Article 2 - Formation de la vente

Article 3 - Livraison - Réception

Article 4 - Conformité

Article 5 - Transfert de propriété et de risques

Article 6 - Force majeure

Article 7 - Confidentialité 

Article 8 - Données personnelles 

Article 9 - Propriété intellectuelle 

Article 10 - Garanties 

Article 11 - Paiement 

Article 12 - Pénalités de retard

Article 13 - Incessibilité de la commande

Article 14 - Résolution - Résiliation 

Article 15 - Non-validation partielle 

Article 16 - Assurance 

Article 17 - Langue et droit applicable

Article 18 - Litiges

Prévisualisation du document

Cette prévisualisation est à titre informative et ne prend pas en compte la mise en page de notre document. Seule la version téléchargeable de notre document est à jour et complète.

Conditions Générales d’Achat

Article 1 – Champ d’application

Les présentes Conditions Générales d'Achat (CGA) s'appliquent de plein droit à tout achat des produits suivants : (indiquer les articles ou produits).

Les présentes CGA doivent être communiquées au Fournisseur (ou le Vendeur) préalablement à toute acquisition.

Toute commande acceptée par le Fournisseur (ou le Vendeur) implique, pour ce dernier, l'adhésion sans réserve aux présentes CGA sous réserve des éventuelles dérogations qui auraient été convenues par les parties, préalablement et par écrit, eu égard, notamment, aux propres Conditions Générales de Vente du Fournisseur (ou du Vendeur).

En acceptant les présentes CGA, le Fournisseur reconnaît avoir lu et compris l'ensemble des dispositions énoncées et accepte de s'y conformer.

Article 2 – Formation de la vente

La vente est considérée comme étant conclue dès lors que le bon de commande dûment signé est retourné.

Tout commencement d'exécution d'une commande vaut acceptation tacite des présentes conditions.

La commande sera considérée comme acceptée par le Fournisseur dès lors que l’Acheteur aura réceptionné l’accusé de réception de la commande, dans un délai de 48 heures, à compter de la date de réception du bon de commande. L’Acheteur pourra annuler toute commande par écrit auprès du Fournisseur avant réception dudit bon de commande.

Toute dérogation aux présentes conditions comme toute modification à la commande doit faire l'objet d'un écrit accepté par l'auteur de la commande. Un avenant sera ajouté à la commande initiale. Le fait pour l'Acheteur de ne pas invoquer à l'encontre du Fournisseur (ou Vendeur) l'une quelconque des clauses ne vaut pas renonciation tacite au bénéfice desdites clauses.

Article 3 – Livraison – Réception

Les délais de livraison figurent au sein de la commande.

Le Fournisseur s'engage à effectuer la livraison des biens ou l'exécution des services au lieu indiqué dans la commande ou dans tout autre document contractuel convenu entre les parties. La livraison s'effectuera aux frais et risques du Fournisseur, sauf disposition contraire spécifiée dans la commande.

Le Fournisseur respectera strictement les délais de livraison convenus dans la commande. En cas de retard ou de risque de retard dans la livraison, le Fournisseur s'engage à en informer immédiatement l'Acheteur, en indiquant les raisons du retard et la nouvelle date de livraison estimée. Il mettra en œuvre tous les efforts nécessaires pour éviter un retard important.

Sauf en cas de force majeure, le Fournisseur est responsable de toutes les dépenses additionnelles occasionnées par ce retard. Des pénalités de retard pourront lui être appliquées de la manière suivante : (indiquer le taux) % par (jours ou semaine) de retard à compter de la date de livraison initialement convenue.

Les délais ou dates de livraison ne peuvent être modifiés que d’un accord donné par l’Acheteur, et ce, par écrit.

L'Acheteur disposera d'un délai raisonnable, à compter de la livraison, pour procéder à la réception et au contrôle des biens, produits ou services livrés. La réception des biens et notamment la signature du bon de livraison ne vaut pas acceptation définitive et n'empêche pas l'Acheteur de faire valoir des réserves motivées en cas de non-conformité.

Article 4 – Conformité

Le Fournisseur (ou le Vendeur) garantit que les produits livrés sont conformes aux commandes passées. Les produits livrés doivent être exempts de vices cachés.

Dans l'hypothèse où les produits livrés sont non conformes, l'Acheteur se réserve le droit de résoudre la vente, de refuser légitimement la livraison des produits, ou de demander au Fournisseur (ou au Vendeur) de remédier dans les plus brefs délais à la situation.

En cas de retour des produits défectueux par l’Acheteur, le retour se fera à la charge du Fournisseur. Le Fournisseur s’engage à informer l’Acheteur de l’ensemble des modifications apportées aux produits commandés. L’Acheteur est en droit d’accepter ou de refuser ces modifications.

Le Fournisseur est responsable de tous les dommages, pertes ou coûts causés à l'Acheteur en raison de la non-conformité des biens ou services livrés. Cette responsabilité inclut notamment les coûts de réparation, de remplacement, de rappel de produits ou de remboursement des sommes payées par l'Acheteur.

Article 5 – Transfert de propriété et de risques

Le transfert de propriété des fournitures s'opère conformément aux règles du droit français de la vente, sauf stipulation expresse et écrite, mais les risques afférents aux fournitures commandées ne seront transférés à l'Acheteur qu'au moment de la livraison.

La clause de réserve de propriété ne pourra être opposée à l'Acheteur que si une acceptation préalable, expresse et écrite, est obtenue à la fois de la part du responsable du service achats et de celui du service comptabilité de l'Acheteur.

Article 6 – Force majeure

Les Parties ne pourront être tenues responsables en cas de non-exécution ou de retard dans l'exécution de l'une quelconque de leurs obligations prévues dans les présentes CGA, lorsque cette non-exécution ou ce retard est causé par un cas de force majeure, tel que défini à l'article 1218 du Code Civil.

La suspension des obligations ne peut en aucun cas entraîner une responsabilité pour non-exécution de l'obligation en cause, ni donner lieu au versement de dommages-intérêts ou de pénalités de retard.

Dans le cadre des présentes Conditions Générales d'Achat, la force majeure désigne tout événement imprévisible, insurmontable et indépendant de la volonté des parties, qui empêche l'exécution totale ou partielle des obligations contractuelles.

En cas de survenance d'un événement de force majeure, la partie affectée s'engage à notifier immédiatement l'autre partie, par écrit, des circonstances de force majeure et de leur impact prévisible sur l'exécution du contrat mais, également de s’en justifier auprès de celle-ci. Dans un second temps, les parties conviendront ensemble des conditions dans lesquelles le contrat pourra être poursuivi.

Article 7 – Confidentialité

Tous les documents confiés au Fournisseur (ou au Vendeur) dans le cadre de l’exécution des présentes CGA sont confidentiels. Aucune reproduction, ni communication ne doit être faite. Leur restitution doit intervenir au plus tard, à la fin de la commande, lors de la livraison.

Sont considérées comme confidentielles, toutes informations afférentes aux documents techniques et supports d’information fournies par le Fournisseur, les informations relatives au savoir-faire, au prix, aux moyens de production, à la livraison, à toute forme de données qu’elles soient commerciales, industrielles ou financières.

Le Fournisseur (ou le Vendeur) ne peut utiliser le nom de l'Acheteur à titre de référence uniquement par accord écrit de ce dernier.

Ceci ne concernant pas les informations, connaissances ou savoir-faire tombés dans le domaine public ou les informations dont la divulgation est nécessaire en vertu d'un règlement particulier ou d'une injonction administrative ou judiciaire.

Dans les autres cas, toute communication écrire ou orale à propos d’un document confidentiel ou des informations concernant la commande devront faire l’objet d’un accord préalable écrit de la part de l’Acheteur.

Le Fournisseur s’engage ainsi à ne pas divulguer les informations identifiées comme confidentielles à un tiers ou à un membre du personnel. En cas de manquement de la part d’un salarié aux engagements de confidentialité, le Fournisseur devra appliquer des sanctions.

Article 8 – Données personnelles

Lors du processus de commande, les parties sont susceptibles de prendre connaissance des données personnelles. Les données personnelles ne pourront être utilisées que dans un cadre de fourniture de produits ou à des fins de prospection. Les parties s’engagent ainsi à se conformer aux lois et réglementations en vigueur relative à la protection des données personnelles, dont notamment le Règlement général sur la protection des données du 25 mai 2018.

Les données personnelles concernées par cet article incluent, mais ne se limitent pas à : nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, genre, préférences personnelles, historique d'achats, et toute autre information qui peut être directement ou indirectement liée à l’Acheteur.

Les parties s’engagent à prendre toutes les mesures raisonnables pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles des clients. Cela inclut la mise en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour prévenir tout accès non autorisé, perte, divulgation ou altération des données. Les prestataires externes sont soumis aux mêmes obligations.

Les personnes concernées doivent être informées de la collecte et des droits dont ils disposent tels que le droit d’accès, de rectification, de suppression ou d’opposition sur les données personnelles les concernant. Ils peuvent exercer ces droits en écrivant à l’adresse postale suivante (préciser) ou par e-mail (préciser).

Article 9 – Propriété intellectuelle

Le Fournisseur garantit l'absence de toute violation de droits de tiers, incluant brevets, licences, dessins, droits d'auteur, droits sur les masques ou toute autre propriété intellectuelle ou industrielle, en relation avec les produits fournis. Il garantit également détenir l'intégralité des droits d'utilisation, de production et de commercialisation des produits, et notamment que l’Acheteur est habilité à exploiter et revendre ces produits.

Le Fournisseur s’engage à accompagner l’Acheteur en cas de réclamation ou action en contrefaçon des droits de propriété appartenant à un tiers. D’une part, les frais seront à la charge du Fournisseur. D’autre part, il devra indemniser l’Acheteur des éventuels dommages, pertes ou préjudices subis suite à la procédure engagée.

Article 10 – Garanties

Le Fournisseur (ou le Vendeur) garantira à l'Acheteur la possession paisible de la chose vendue notamment dans le domaine de la propriété intellectuelle.

Le Fournisseur (ou Vendeur), professionnel averti, s'engage à livrer une fourniture conforme aux besoins de l’Acheteur et à la réglementation en vigueur.

Le Fournisseur (ou Vendeur) garantit contre tout défaut de conformité, apparent ou caché à partir de la livraison et s'engage à réparer ou à changer la fourniture dans des délais très brefs.

Commentaire : : il est possible d’ajouter une garantie produit qui débutera à partir de la livraison et s'étendra pendant une certaine période. Généralement, celle-ci est de 2 ans. Garantie contre tout défaut et non liée à une utilisation non conforme de la chose. Article 11 – Paiement

Les factures envoyées, après la livraison des produits, en deux exemplaires comporteront, notamment, les mentions suivantes :

Le numéro propre à la facture et sa date ;

Le numéro de commande ;

L’ensemble des références figurant sur les bons de commande, en particulier le numéro du bon de commande, sa date et l’identité de l’émetteur de la commande soit l’Acheteur ;

Le numéro de TVA intracommunautaire ;

Les coordonnées bancaires du Fournisseur ;

Ainsi que toutes les autres mentions imposées par des textes légaux ou réglementaires.

Commentaire : il est possible de choisir d’autres modalités de paiement. Généralement, le délai choisi est de 30 jours. Les factures seront payées conformément aux stipulations figurant au recto du bon de commande. À défaut de celles-ci, toute facture est payable par virement au moins (nombre de jours) jours à compter de la date (d’émission ou de réception) de la facture.

Article 12 – Pénalités de retard

En cas de non-respect des délais de paiement, une pénalité de retard peut être exigée selon la formule suivante : (indiquer le calcul du montant de la pénalité de retard choisi).

L'arrivée de l'échéance rend immédiatement possible la mise en place des intérêts de retard.

Article 13 – Incessibilité de la commande

En aucun cas, le Fournisseur ne pourra céder directement ou indirectement à titre onéreux ou gratuit tout ou partie du contrat. Il ne pourra en aucun cas faire sous-traiter ou façonner sans l’accord préalable et écrit de l’Acheteur.

Article 14 – Résolution – Résiliation

En application de l'article 1219 du Code civil, chaque partie pourra refuser d'exécuter son obligation, alors même que celle-ci est exigible, si l'autre partie n'exécute pas la sienne après mise en demeure restée sans effet dans un délai de (préciser), et si cette inexécution est suffisamment grave, c'est-à-dire, susceptible de remettre en cause la poursuite du contrat ou de bouleverser fondamentalement son équilibre économique.

La partie victime de la défaillance pourra ainsi, considérer le contrat comme étant purement et simplement résilié ou résolu aux torts de la partie défaillante.

Article 15 – Non-validation partielle

Si une ou plusieurs clauses des présentes Conditions Générales d'Achat sont déclarées comme étant contraires à une disposition légale impérative, les autres clauses des présentes CGA demeurent néanmoins applicables et le contrat de vente ne sera pas affecté.

Article 16 – Assurance

Le Fournisseur (ou le Vendeur) s'engage à souscrire toutes polices d'assurances pour les risques de dommages directs et indirects, prévisibles ou non causés de son fait ou du fait de la chose.

Article 17 – Langue et droit applicable

Les présentes Conditions Générales d'Achat sont régies et soumises au droit français.

Les présentes sont rédigées en langue française.

L'interprétation et l'exécution des présentes conditions seront soumises au droit français.

Article 18 – Litiges

Tous les litiges pouvant survenir entre les parties concernant les présentes Conditions Générales d'Achat, leur validité, leur interprétation, leur exécution ou leur résolution, seront soumis à une procédure de résolution des litiges à l'amiable, et ce préalablement à l'engagement de toutes actions contentieuses.

Tous les litiges qui découlent des présentes seront soumis au Tribunal judiciaire de (ville du tribunal compétent).

Fait à (Ville), le (date), en (nombre) d’exemplaire(s)

Le Fournisseur L’Acheteur

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